高校学生档案管理现代化中的问题与对策探讨

张亚玲

（新疆巴音郭楞职业技术学院档案馆 新疆巴音郭楞 841000）

高校学生档案管理现代化中的问题与对策探讨

张亚玲

（新疆巴音郭楞职业技术学院档案馆 新疆巴音郭楞 841000）

随着当下社会的信息化发展，高校学生档案管理的现代化已经成为发展趋势，不可逆转，但是我国高校学生档案管理的现代化过程中依然存在着一定的问题和不足，有必要采取一定措施去维护和完善，才能够彻底实现学生档案管理的现代化水平，进而提升高校档案管理工作的水平。本文主要从档案管理现代化的内涵和特点，档案管理现代化存在的问题和不足，最后提出加强高校学生档案现代化管理的可行路径和举措。

高校学生 档案管理现代化 基本内涵

高校学生档案作为学生的重要资料库，包含了学生的家庭、学校表现等各方面的信息资料，是学生求职应聘的重要参考信息，因此，必须要加强对档案管理工作的重视程度。而当前信息时代的发展需要高校学生档案管理实现现代化的管理方式，以提高档案管理水平，促进档案管理工作的进步。[1]

一、高校学生档案管理现代化的内涵和特点

学生档案管理现代化，顾名思义就是高校通过利用现代化的设备，现代化的管理手段和方法对学生的档案进行整理、归纳、汇总等一系列工作，以适应现代化管理的发展趋势，提高高校学生档案管理的水平。结合高校学生档案管理现代化的定义可以发现，高校学生档案管理现代化相比较与传统的档案管理模式，存在有以下几个特点：

第一，采用现代化的管理设备。现代化的档案管理工作借助的是现代科技设备，计算机、网络、打印机、扫描仪等各种现代科技设备全部应用到学生档案管理的工作中去。这种现代设备的应用，为档案管理工作的开展提供了物质保障，不仅减轻了人工的负担，而且能够提高工作的效率。[2]

第二，采用现代化的管理队伍和技术。现代化的管理需要现代化管理的工作人员队伍，通过现代化的管理手段和技术对学生档案进行处理，这就需要工作人员具备现代化操作的水平和能力，利用现代设备进行各项工作，严格遵守现代化的各种流程，规范操作，提高工作进度，完善档案管理。[3]

第三，档案现代化管理的共享性和便利性。学生的档案作为就业的重要依据，在参加招聘时起着重要的作用，学生档案的现代化管理能够保证招聘单位通过网络数据库可以及时的掌握学生的各种资料，非常的便利，能够通过数据筛选，对比和分析，迅速便捷的找到参考数据，为用人单位和学生都提供了便利的条件。

二、当下高校学生档案管理现代化的问题和不足

虽然高校学生档案管理的现代化已成为一种发展的趋势，但是当前高校学生档案管理现代化工作中依然存在以下几点不足：

第一，高校学生档案管理现代化的理念不成熟，重视程度不够。高校目前把精力都重点投入到教学当中去，对于学生档案的现代化管理重视程度不高，而现代化的档案管理需要投入足够的人力、物力才能够形成。目前，学校不能够很好的开展这项工作，依然采取传统的管理模式，不重视档案管理的各项工作，疲于应付，学生档案管理工作停滞不前，丢失和造假的现象依然屡禁不止。

第二，缺乏专业化的档案管理人员，设备技术更新较慢。现代化档案管理依靠的是现代化的设备、技术和方法，因此，需要专业的现代化管理人才，需要具备专业的能力和素养，而传统的人员老化，知识结构明显落后，不能满足现代化档案管理的需要。另外，由于引进现代设备需要大额的资金，高校投入力量不足，资金欠缺，现代化设备的配置不齐全，影响到工作的开展。

第三，现代化管理的制度法规不健全，评价体系尙需完善。现代化档案管理工作的开展需要有制度和法规作为保障，但是当下高校在规章制度的制定还不明确，导致工作无法顺利开展，尤其是缺乏严格的评价体系，导致员工的工作积极性不高，工作形式化严重，影响了档案现代化管理的实际效果。

三、加强高校学生档案管理现代化的可行路径和举措

为了提高当前高校学生档案管理的现代化水平，切实加强高校的档案管理工作，有必要进行以及几点尝试和探索：

第一，加强对现代化档案管理的重视程度，加大资金扶持，确保工作的开展。学校要提高认识，加强对档案现代化管理的重视程度。俗语有云“巧妇难为无米之炊”，所以高校要加强对档案现代管理的资金投入力度，确保学校引进现代化管理的技术和设备，确保工作的顺利开展。

第二，完善现代化管理队伍，配备专业的技术人才。现代化档案管理工作需要专业的人才，只有具备现代化设备的操作能力和素养，才能够为开展此项工作奠定人才基础，有的学校虽然引进了高端设备，但是工作人员不懂操作，导致设备形同虚设，现代化的档案管理工作无法开展，所以，要建立一支高素质、懂操作、业务娴熟的专业人才队伍。

第三，建立各项规章制度，确保现代化档案管理的规范化开展，同时，指定科学的评价体制，确保管理实效。现代化档案管理工作的开展要有一定的规章制度来维护，无论是档案的归纳、提取、修改或者是派遣要有明文规定，严格按照规定的程序进行，确保工作的有法可依，有据可循。而且，只有严格考核评价体系，才能够保证工作人员的工作效率和积极性，不断提高工作水平，确保通过考核，不受到任何的惩罚。[4]

结语

鉴于高校学生档案管理的重要性，以及开展档案管理现代化的重要意义，高等院校必须要完善一系列的举措和措施，加强学生档案管理现代化的水平，这样不仅能够弥补传统档案管理的困难，而且能够提高学生档案管理的水平和档次，对于高校的现代化管理也是进一步加深和推进，因此，高校学生档案管理的现代化是符合历史发展趋势的正确做法，即使工作中存在着一定的问题，也必须要努力的克服，才能够实现学生档案管理的现代化，为学生就业求职提供全面、可靠、可信的档案资料。

[1] 黄引娣,刘辉. 浅谈高等学校教务管理人员应具备的基本素养与能力 [J]. 科技信息. 2014 (01)：78-79.

[2] 陈一红. 雷亚旭,梁文丽.高校档案管理工作的发展与创新研究——以学生档案管理为例 [J]. 黑龙江史志. 2015 (13):45-46.

[3] 刘昆鹏,王玉武. 现代化转型现实下的高校档案馆功能建设研究 [J]. 科技情报开发与经济. 2013 (12)：65-66.

[4] 金明辉.,何玉梅,安春平.创新高校档案管理工作服务于教学科研 [J]. 佳木斯大学社会科学学报. 2016 (05):56-57.

张亚玲，新疆巴音郭楞职业技术学院档案馆馆员，1973年1月出生，研究方向：档案管理，女