浅析芦苇资源管理中卡片式档案管理的检索工具

刘永祥

（吉林省通榆县芦苇工作总站 吉林通榆 137200）

浅析芦苇资源管理中卡片式档案管理的检索工具

刘永祥

（吉林省通榆县芦苇工作总站 吉林通榆 137200）

芦苇资源管理中档案管理的作用是十分重要的，档案在经济社会发展中承担着社会工作和生活的真实记录的重要关系。卡片式档案是通过卡片将档案进行集中保管，基于此，本文分析研究了芦苇资源管理中档案业务工作的基本内容。分析研究认为，卡片式档案的种类有分类卡片、全宗文件卡片、专题卡片、人名卡片、文号卡片等。

卡片式检索工具 卡片式档案 芦苇资源管理 卡片管理

芦苇资源管理中的卡片式档案检索工具，是将文件或者案卷的内容和形式特征显著地录在卡片上，按照一定的规则将卡片组织成有机体系，用以检验档案。它的种类有分类卡片、全宗文件卡片、专题卡片、人名卡片、文号卡片以及主题卡片等。芦苇资源管理中的档案管理十分重要，在经济发展和社会全面进步中，具有特别重要的意义。因此，本文对此进行分析研究，以便于能够使其充分发挥作用的规律性，以便于能够为芦苇资源管理活动的提供帮助。

一、分类卡片

分类卡片是以逻辑体系分类的卡片形式，揭示全部（或者主要部分）馆藏档案内容与成分的一种综合检索工具。它将档案馆长久保管的档案，打破全宗界限和全宗内分类系统制成卡片，按照逻辑体系分类排列。

1．分类卡片的优缺点。分类卡片的优点有以下几个方面：第一是便于系统、集中地提供档案。由于它打破了原来的全宗界限和全宗内的分类体系，按照档案内容的性质加以科学的分门别类，使同一专题的档案信息集中在一起，便于从专题和问题的角度进行查找档案，并能够系统完整地提供档案。它具有系统性和集中性强的特点。第二，机动灵活，适应性强。它可以变换组合成多种专题卡片，是再生产检索工具的一种基础工具。分类卡片的缺点是：标引者、分类者、利用者、检索者的标准难以一致，查找的程序比较繁琐，但它仍然不失为基础性的档案检索工具。

2．分类卡片的编制方法。将档案馆的全部档案，以文件或者案卷为单位逐一填制卡片，一文一卡片或者是一卷一卡片。一文一卡片，费力多，而查找文件迅速准确；一卷一卡片，卡片数量大而减少，但是漏检率和误检率比较高，所以，今后趋向一文一卡片，层层转发或者全宗之间的重复文件，可只填制一张卡片，分别注明出处，有主件和附件或者请示与批复的，可以只填制一张卡片。

卡片著录完毕之后，要按照拟定的分类体系统一进行分类和排列。类与属类的设置要适当，一般不能超过三四层。分类标准要统一，同一类别内，只能采取一个划分标准，类与类之间、属类与属类之间，不能相互包含和交叉。类和属类的命名，要范围清楚，含义确切，简明扼要。类内一般按照文件内容所反映的问题，结合时间、作者和地区进行排列，类与类，属类与属类之间，分别设置指引卡片，以便于查找。

二、全宗文件卡片

全宗文件卡片是以逻辑体系进行分类的卡片形式，揭示的是某一全宗内档案内容与成分的检索工具。它是将某一全宗内长久保存的文件都制成卡片，按文件的内容组成逻辑体系分类进行排列。卡片的填制方法与分类卡片基本相同。它是机关档案室经常采用的一种检索工具，在档案馆，有些重要全宗档案有时也会采用。

三、专题卡片

专题卡片是以卡片形式系统地揭示档案馆（室）内有关某一专门题目档案内容和成分的检索工具。它以专门题材为对象，不受全宗限制，把全馆（室）有关这一专题的档案线索集中起来，有利于按照专题查找档案。它是应用比较普遍的一种检索工具。专题卡片的编制程序和编制方法如下。

1．选题。所谓选题是对专题卡片目录能否发挥作用具有决定性的影响作用。选题一般是根据党和国家各项工作的具体需要而进行的，并根据馆（室）藏档案的状况来进行。

2．拟定计划。对于一些较大的专题，应当在编制工作之前拟定计划。计划的主要内容包括：专题的名称；题目内容大纲和选材标准；题目包括的年限和地区；查找档案的范围；工作步骤与工作方法；人员的组织分工等等。

3．选材。在选材之前，首先应当弄清在本馆（室）内的哪些全宗和类别中有该专题的档案，列出全宗和类别名单。选材的主要要求是，挑选能反映专题本质的、有价值的文件，既不能遗漏有用的材料，也要防止混入与专题关系不大的材料。选材要掌握好尺度，应以选全选准为原则，防止过度或者过严。

4．填制卡片。填写卡片一般与选材结合进行。通常先粗选，随选随夹条作标记，筛选时随定随填卡，也可以边选边填，一次性完成。专题卡片的格式和项目，可以借用通用的，也可以专门设计卡片。专题卡片项目一般设有：专题名称、类、属类、全宗名称、（文件内容涉及到的）时间、地区、档案号、档案内容与成分简介、档案馆名称、填卡片人姓名和填卡片的日期等等。填写卡片的方法有三种：一是以文件为单位进行填写，一文一卡片，二是以案卷为单位进行填写，一卷一卡片；三是组合填写，将若干内容相近的文件或者案卷组合填在一张卡片上。这有两种做法：一种是将若干文件或者是案卷内容进行综合起来，填写在一张卡片上；另外一种是将若干文件或者案卷的内容逐个填写在一张卡片上。但是，不同全宗、不同类别的文件或者卷宗不能填写在一张卡片上。

5．卡片的分类排列。填写卡片以后，即可以进行卡片的分类与排列，对于揭示该专题档案内容和成分的全面性、系统性、正确性以及对卡片目录的使用都有特别重要的影响。卡片的分类和排列，一般根据事前编制的分类方案结合卡片的实际情况进行。

四、主题卡片

主题卡片是用主题词揭示文件或者案卷内容，并且按照主题的字顺序排列起来的卡片式检索工具。它的主要优点一是专指性和集中性强；二是检索方便，按字顺序查到主题词后即可以直接找到属于该主题的文件；三是存贮的信息详细、丰富，能够减少漏检；四是能够把分散在各个全宗和不同类别属于同一个主题的档案进行集中，准确无误地向利用者提供某一主题的全部档案；五是查找迅速，查全率、查准率高，但是编制主题卡片也有不足之处，其表现其一是工作量大，特别是主题标引比较复杂，难度大；其二是按字顺排列，系统化差，不便于全面系统地利用档案；其三是汉字有多种排检方法，容易造成误差。尽管如此，主题卡片目录仍然不失为一种重要的、值得推广的检索工具。

刘永祥（1966年-），男，汉族，现任职于吉林省通榆县芦苇工作总站，研究方向为档案管理。