浅谈如何有效提高中专学校的档案管理工作

刘海丰

（石家庄农业学校 河北石家庄 050000）

浅谈如何有效提高中专学校的档案管理工作

刘海丰

（石家庄农业学校 河北石家庄 050000）

信息化技术不断发展，为中专学校档案管理工作指明了新的发展方向，传统的人力归档，纸质保存的档案管理工作已经无法适应档案管理事业未来的发展。因此，本文针对如何有效提高中专学校的档案管理工作进行探讨。

中专学校 档案管理 室藏

中专学校的教学内容与日常等方面具有一定特殊性，因此中专院校档案室内的档案资料相较于一般学校来说较为繁杂。因此，加强档案资料管理工作，提高档案管理人员自身素质，对中专学校档案室未来的发展以及档案资料的保存有着重要作用。

一、加强档案收集工作

档案收集工作是学校档案建设的物质基础，是档案相关工作中的重中之重。在档案收集的过程中，首先，要以数量优先，丰富档案室室藏，将所有能收集到的资料全部收集起来后进行归档，为相关人员提供丰富的档案资料，同时便于档案室开展档案提供、档案利用、档案服务等工作；其次，丰富的档案资料可以为档案资料的鉴别工作提供更多的对比资源，比较越充分，档案的质量与价值也较高，提高档案的利用率。［1］

如果档案资料过于贫乏，将会严重影响到档案信息的利用效果，档案管理工作的作用也不能完全得到发挥。因此中专学校档案事业的发展，也要围绕着上述理论来进行，结合中专学校的实际情况，中专学校收集档案的过程中，需要做到以下几点：

第一，从学校的大型活动中收集资料。所谓的大型活动就是类似于学校举办的教学、体育、文艺汇演、学术研讨会等相关活动，在收集资料时，可将涉及到活动的图片、文字资料、影像资料等进行系统的整理，将其归为一档进行储藏，便于校内师生今后的查阅。

第二，为了保证档案收集的质量，学校应该对可收集与不可收集的档案做一个详细的界定，并针对档案收集的范围以及保存的期限制定相关的制度，为今后的档案收集工作提供理论依据与指导。

第三，档案资料的收集，要保证档案资料的完整性与连续性，一旦档案资料中的某一部分被遗失或没收集到，那么这份档案资料便不能为查阅者提供真实、可靠的档案信息，失去了其应有的价值。因此，在档案收集的过程中，要将学校允许收集范围内的各个方面都列入档案资料收集的范围之内，要采用多种手段，对残缺的档案资料进行补充，使其保持完整。［2］

二、改善室藏结构

中专学校由于其教学内容的特殊性，其档案室中的档案资料不同于其他高校均已学术性资料为主的形式，而是主要以培养技术性人才为主，因此，中专学校的档案室中除了学术性资料以外，还拥有大量的技术性、实践性以及案例资料，供校内师生查阅。由于中专学校档案室内拥有许多不同类型的资料，所以其具有很强的综合性，只有建立科学合理的室藏结构，才能完成档案管理工作，使档案室的作用发挥到最大化。

传统的学校档案管理工作中，由于档案室内的档案资料少，内容种类单一，而校方领导对档案管理工作缺乏足够的重视，导致了档案室室藏结构存在许多不合理情况。为了解决这一问题，中专学校的档案室可以采用不同的渠道对不同载体的资料进行收集，在档案管理的过程中不只对纸质的档案，对一些实物型的档案也要进行合理分类、管理，丰富中专学校综合性档案室的室藏结构，使档案室变为一个综合性的信息储存库，改变室藏结构不够丰富的现象，这不仅是中专学校档案室未来发展的需要，也是中专学校档案室改变的开端。

三、应用现代化手段管理档案

在档案管理的手段中，现代化管理的模式已经逐渐渗透到管理工作的各个环节，但我国部分中专学校档案室中的档案资料多数依靠人力进行管理，而档案也仍旧依靠纸张制作，保存效果差、消耗人力资源高、不利于查阅。因此，中专学校的档案管理工作应该与时俱进，采用先进的科学技术，丰富档案管理的方案与手段，以确保顺利开展档案管理工作。这样，不仅可以减少档案整理时消耗的人力、物力与空间，将纸质档案的保存方式变为档案资料的信息化储存，同时使用者也可以通过信息技术迅速检索到自己所需查询使用的细料，大大减少了查阅资料的时间，为中专学校内的师生的学习和工作提供了方便。

此外，部分学校已经采取的现代化的手段，加强对中专学校的档案管理工作。但是，由于档案室内的设置比较陈旧，在高温、潮湿的情况下，纸质档案还是实物档案都容易产生霉变，为档案资料的使用造成了严重影响，因此，也要加强对纸张档案和实物档案的保存和管理。

四、提高档案管理人员的自身素质

由于中专学校在发展的过程中，档案室内的档案信息会不断增加，档案管理工作也会越来越复杂，为了给广大师生提供更加优质的档案服务，档案管理工作人员必须提高自身的基本素质。因此，档案管理人员自身的素质可通过思想素质、文化素质、业务素质三个方面进行全方位提升。

首先，若要提高档案管理人员的自身素质，提高思想素质是基础。档案管理工作相对于其它工作来说，相对比较辛苦，与社会接触较少，薪资待遇不高。因此，作为档案管理工作的工作人员必须具有勤劳善良、忠于职守、默默无闻、踏实苦干的精神，要保持良好的精神面貌，全心全意的为学校和社会服务；其次，档案管理工作涉及到的知识种类繁多，需要具备一定的文化基础及专业技能才能上任，并在任职期间对档案管理人员定期进行培训，通过学习计算机技术和其他技术提高科学档案管理的效率的同时提高档案管理人员个人素质，为顺利开展档案管理工作奠定基础；第三，无论是从事什么岗位，娴熟的工作技巧都是岗位工作人员必备的素质之一。在中专档案管理工作中，具有娴熟工作技巧的工作人员，可以充分发挥出档案的作用，提高档案人员鉴别水平，在工作中可以达到事半功倍的效果。

结语

综上所述，中专学校的档案室属于综合性档案室，档案的内容、种类以及数量会持续增加。由于信息技术的普及，档案管理工作也逐渐走上的现代化的管理路线，档案信息系统的自动化，档案管理工作的智能化，将会成为中专学校档案管理工作未来发展的必然趋势。除此之外，在档案管理工作逐渐走向现代化的同时，还要不断提高档案管理工作人员自身的素质，增强其计算机网络知识与信息技术水平，使其在未来的工作中能够提供更优质的服务。

［1］ 宋沛.如何有效提高中专学校的档案管理工作［J］.学周刊a版.2014（09）

［2］ 张艳丽.浅谈中专学校档案管理队伍建设［J］.档案时空.2010（06）