建立辅助台账加强工程项目财务管理

赵鑫，满令元，张晓燕

（山东中烟滕州卷烟厂，山东滕州277599）

建立辅助台账加强工程项目财务管理

赵鑫，满令元，张晓燕

（山东中烟滕州卷烟厂，山东滕州277599）

对于工程项目而言，财务数据的提供是否明晰、及时，关系着项目决策能否正确、顺利制定，项目建设能否安全、高效进行。但会计报表信息因其自身的时滞性，并不能满足工程项目的日常需要。财务部门可通过建立累计付款明细表、概算执行明细表、合同支付明细表等辅助台账，来随时提供准确的财务数据资料，做好工程项目的财务管理工作。不仅有利于实时反映工程项目的投资情况，也可降低项目资金成本，防范项目资金风险。

辅助台账；工程项目；财务管理

引言

对于工程项目而言，经济信息的准确性和及时性至关重要，财务数据的提供是否明晰、及时，关系着项目决策能否正确、顺利制定，项目建设能否安全、高效进行。但会计报表信息通常仅反映企业或项目过去时期的财务状况，并不能实时反映工程当前实际进展情况。所以在工程项目建设中，会计报表信息因其自身的时滞性，并不能满足工程项目的日常需要。因此，财务部门应在提供会计报表信息的基础上建立辅助台账，以提供准确、及时的信息，做好工程项目的财务管理工作。

台账，原指摆放在台上供人翻阅的账簿，现在主要运用于各个业务部门统计日常工作。它并不属于会计核算中的账簿系统，是企业为了加强某方面的管理、更详细地了解某方面的信息而设置的一种辅助明细表。因台账没有固定格式，没有固定账页，项目财务人员可依据自身工作需要自行设计，尽量详细、全面地反映项目信息，以便于数据使用者随时掌握项目投资的实时情况，合理规划、筹集项目资金，降低资金成本，防范资金风险。

1 辅助台账在工程项目建设中的作用

1）反映项目资金使用情况。在工程项目建设中，建设方需及时掌握资金使用情况，以确保资金始终应用于项目当中，施工单位无法随意挪用工程款或不合理使用造成浪费。同时，项目决策者需及时掌握工程项目进度，依据项目投资实时情况以及工程实施进展，合理安排后期的工作重点。若财务部门每月仅提供一次会计报表信息，则不便于数据使用者做出正确决策。因为在工程项目建设中，资金流量相对较大，资金支付频率也不平衡，有可能存在年前、节前等节点大批量支付工程款的情况，所以需要建立项目累计付款明细表，实时反映项目资金的使用情况。

2）提供清晰准确的财务信息。由于工程项目中所涉及的单体项目较多，如土建工程、机电安装工程、消防工程、污水处理工程、智能弱电工程等；而工程项目又涉及诸多单位部门，如设计单位、监理单位、跟踪审计单位、施工单位、地方各监管部门以及项目自身各工程技术管理部门等，所以账务处理中所涉及的科目也很多。如此，若查询一个工程项目的实施情况，往往不能迅速及时地查清它的全部概况。如果依照各单体项目归集、建立辅助台账，涵盖一个项目的概算金额、控制价、中标价、合同金额、支付情况等相关数据，形成一个相对完整的整体，则有利于使用者准确迅速地找到所需信息[1]。

3）便于财务信息的连续分析。建立辅助台账，可以利用台账数据连续动态化的特性，将其与工程实施进度情况紧密相连。同时可在台账中增加相关指标，如项目预计签证变更金额占合同金额百分比、项目预计结算金额与概算金额的差异对比、项目合同可支付余额等来分析项目实施情况，将信息及时反馈相关部门，有助于项目管理人员更好地加强工程管理，提高工作效率，及时发现可能存在的问题，及时纠正，避免造成不必要的损失[2]。

4）控制工程项目建设风险。只有项目各类信息有效、准确地反映工程项目各个方面，才有助于项目决策者做出正确判断，使项目建设安全、高效地实施。如在资金来源方面，项目建设需要大量资金支出，若资金到位不及时，可能造成工程延长工期甚至停工，对项目建设影响巨大；若预算提报过多，可能造成资金闲置，降低资金有效利用、增加项目财务费用、增加项目资金成本。所以财务部门要依据项目投资实时情况以及工程实施进展，合理规划、筹集资金，申请合理数目的预算。

2 辅助台账的建立及分类

在建立辅助台账工作中，可以使用Excel等电子表格工具，也可用数据库，有条件的还可设计专门的软件。Excel电子表格是财务人员较为熟练的工具，使用Excel登记台账，通用性强，便于数据的交流和传递；同时Excel表格功能全面，不仅可以输入、输出相关数据，也可利用公式进行数据计算，并将结果转化为可视性图表，满足了辅助台账的大部分功能需求。因此，可以依据自身工作需要，运用Excel电子表格建立一套辅助台账，便于工程项目的财务管理工作。

1）项目累计付款明细表。项目累计付款明细表比较详细、繁琐，但它记录着工程项目建设资金使用的重要内容，是项目决策者、相关工程技术管理部门和监理单位共同关心的问题，需要财务人员详细纪录和重点控制。项目累计付款明细表应明确每个单体项目，记录每笔资金支付，其主要内容应包括归集订单号、入账项目、付款摘要、收款单位、入账日期、入账凭证号、合同金额或结算金额、开票金额、发票进度、付款金额、付款进度、抵扣进项税金额、待抵扣进项税金额等[3]。

2）项目概算执行明细表。项目概算执行明细表将项目整体概算依据各工程技术管理部门的专业分工和施工界面进行划分，明确各相关部门、各单体项目的概算金额，并以此为归集口径，动态管理概算金额、采购计划、合同金额、结算金额的实施进度，形成一个相对完整的整体，有利于使用者准确找到所需数据。项目概算执行明细表针对各个单体项目，其主要内容应包括项目名称、项目内容、概算金额、采购计划金额、控制价、中标价、合同金额、据实列支金额、付款情况、（预计）签证变更情况、（预计）结算金额、概算节超金额等[4]。

3）项目合同支付明细表。工程项目建设中需签订大量合同，不仅包括建安工程施工合同、设备采购合同等，还包括设计、监理、各类技术咨询等服务合同。虽然财务部门通常不是牵头主管部门，但需审核立项、招标文件、合同条款、商务谈判等涉及财务事项的内容，并依照合同约定和工程进度进行资金的支付和核算。因此，财务人员应登记项目合同支付明细表，详细记录合同的执行过程和累计支付情况。项目合同支付明细表应包括合同编号、合同类别、合同名称、签约单位、合同金额、付款日期、付款摘要、付款方式、合同累计付款金额、合同累计付款比例、是否签订补充协议、是否履约完毕等内容。

3 建立辅助台账应注意事项

1）控制辅助台账数量。工程项目可以建立很多台账，但如果台账数量过多，将增加财务人员的额外工作量，消耗过多精力，容易造成不必要的失误。应依据工程项目实际需要，合理规划、突出重点地建立台账，并对关注度较高的数据进行详细分析，如项目累计付款明细表，每个单体项目都应详细记录，每笔资金支付都要及时记录。

2）保证辅助台账质量。台账数据的准确性至关重要，尤其是项目验收结算时，如果存在数据有误，可能引起建设方和施工方的纠纷，造成不必要的损失。要保证台账数据的准确，不仅要定期与财务核算正式账目核对，确保每个订单、每个科目账账相符；还要经常与相关部门核对，以保证每个单体项目的各项信息及时更新、调整，反映数据真实可靠，做到账实相符。

3）注意辅助台账数据勾稽关系。在工程项目中，各个台账之间都有相互联系。依据台账数据之间的勾稽关系，可以在各台账设立计算公式，直接从台账中设置链接、选取数据进行运算和检验。如项目累计付款明细表中的“累计付款金额”是否等于项目概算执行明细表中的“据实列支金额”与项目合同支付明细表中的“合同累计付款金额”两者之和。

[1]陈国军,马德家编.公路工程项目财务管理[M].石家庄：河北科学技术出版社,2002.

[2]周国光,何俐俐,贾丽娜编.公路行业财务管理学[M].北京：人民交通出版社,2001.

[3]刘忠勇.谈谈基建财务的台账[J].经济研究导刊,2009(34):110-111.

[4]彭旋峰.做好辅助台账加强公路工程建设财务管理[J].交通财会, 2006(9):62-64.

（编辑：王璐）

The Establishment of Auxiliary Ledger to Strengthen Engineering Project Financial Management

Zhao Xin,Man Lingyuan,Zhang Xiaoyan
(Audit Office of Tengzhou Cigarette Factory,Shandong Cigarette Factory, Tengzhou Shandong 277599)

For the project,the financial data provided is clear,timely,correct decisions can affect the project,the project construction can develop smoothly,safe and efficient.But because of the time delay of accounting information of its own,and can notmeet the daily needs of engineering project.In this paper the financial sector through the establishment of the cumulative payment schedule,budget execution schedule,contract payment schedules and other auxiliary ledger to provide accurate financial data,financialmanagementwork of the project.It is not only conducive to real-time reflect the project investment,but also reduce the cost of project funds,to prevent project funds.

auxiliary ledger;engineering project;financialmanagement

F276

A

2095-0748(2016)24-0029-02

10.16525/j.cnki.14-1362/n.2016.24.11

2016-12-02

赵鑫（1988—），女，山东滕州人，硕士研究生，毕业于天津财经大学会计专业，现就职于山东中烟滕州卷烟厂，从事审计工作。