高校电子档案管理的优化策略分析

陈航

摘 要：随着我国的信息技术的迅猛发展，网络技术被广泛运用到各个领域，高校的档案管理也进入了电子管理的时代。电子档案管理能够有效提高高校档案管理的工作效率，但是高校的电子档案管理从无到有、从有到运用熟练是需要一个过程的。本文基于完善高校电子档案管理工作，提出了优化高校电子档案管理的相关策略。

关键词：高校;电子档案;管理

收稿日期：2015-08-25

1.目前高校电子档案管理工作中出现的弊端

（1）各高校之间缺少交流学习。当前，我国各大高校在电子档案管理这块缺少相应的交流学习，没有对这一块进行深入研究探讨，缺乏统筹发展的观念，总体来说就是一盘散沙。高校的电子档案管理筹备工作，不能够实现资金共享、技术共享，各大高校的电子档案管理技术水平参差不齐。

（2）管理模式不规范，缺乏标准化的管理机制。不同的高校所使用的电子档案管理软件是不一样的，其档案分类也各有差异。长此以往，这样的管理模式必定会导致全国高校的档案衔接出现问题，增加档案管理上级工作的压力。

（3）电子档案管理安全性能低。目前的高校电子档案管理在每一个工作阶段所使用的安全防护软件不配套，而且在短时间内频繁更换安全密钥，安全防护软件缺少自动升级功能。这就使得电子档案管理的每一步流程衔接不恰当，容易在信息交接的时候出现安全问题，造成整个管理网络陷入瘫痪。

（4）管理人员缺乏管理意识、技术水平不到位。高校电子档案管理人员的技术水平和管理意识直接影响了高校电子档案管理工作进程。然而，在实际工作中我们发现，某些高校的电子档案管理人员的技术水平达不到要求，但是学校缺少对管理人员的相关技术培训，工作人员的管理意识也不强，不能实现自我提升。

（5）缺乏对电子档案管理的风险评估体系。高校的电子档案管理除了应该有安全软件防护，还应该建立相应的风险评估体系，预知档案管理中将会出现的风险，减少安全漏洞，并且做出应对风险的多个应急方案。但是，目前的高校电子档案管理很少建立风险评估体制，无形中增加了档案管理的风险。

2.高校电子档案管理的优化策略

（1）提高管理人员的素质。要提高管理人员的素质必须加强工作人员的思想政治建设、职业道德建设。学校一方面要开展关于档案管理工作人员的思想政治教育学习活动，树立爱岗敬业模范，提高工作人员的工作积极性以及对职业的热爱程度;另一方面，要给档案管理人员提供职业技能培训渠道，加强他们的职业技术培训，要求他们掌握相应的软件运用方法、数据管理方法，使之能够满足高校电子档案管理的工作需求。

（2）加强电子管理软件的技术研究和共享。各个高校应该建立一个电子管理软件研究开发中心，创新出适用于自己院校使用的电子档案管理软件，增大对这一研究项目的资金投入。各个高校领导人应该转变从前狭隘的思想观念，踊跃分享自己学校的基础成果和管理经验，给资金紧张的院校提供经济支持，整体提高高校的电子档案管理水平。

（3）做好基础的档案管理工作。地基打得好楼才建得高，高校电子档案管理的基础工作就是高校电子管理的地基。所以院校应该加强档案管理的基础工作，这也在一定层面上提高了电子档案管理的安全性，在电子数据丢失的时候，能够有原始档案的支持。

（4）加强电子档案管理的相关设备管理。高校需要创新电子档案的存档途径，给各个部门配备齐全相应的电子设备，提供设备技术支持。采用统一的格式对信息进行整理、储存，接洽好电子档案管理的每一步流程，减少接洽过程中的风险。购进具备自动升级功能的安全防护软件，采用配套的管理软件，减少电子档案的后期整理工作问题。

（5）加强安全密钥的分属管理。安全密钥是打开电子档案的一把钥匙，是破解安全防护软件的重要工具。高校应加强安全密钥的分属管理，要本着确保信息安全的目的，减少档案的提取流程。高校可以采取指纹认证方式，采取指纹认证后能够确保提取人身份和证件统一，然后实行一人分管多个安全密钥的方式，增加获取安全密钥的认证信息就可以了。

电子档案管理是高校档案管理的有效方式，机器管理不可避免地会有一些漏洞或者缺陷。因此我们要不断提升改进软件的科技含量，在提高安全性能的基础上降低软件的操作难度，方便档案管理工作人员使用，同时提高电子档案管理的工作效率。

参考文献：

[1]王 涛，唐曙光.浅论高校电子档案管理的优化策略[J].兰台世界，2011，（z1）.

[2]蓝皑珠.网络环境下高校电子档案管理的思考[J].科技咨询导报，2007，（2）.