PPT制作中存在的问题及对策研究

◆张 丹

(武汉市妇女儿童活动中心)

PPT制作中存在的问题及对策研究

◆张 丹

(武汉市妇女儿童活动中心)

PPT(幻灯片)是现代办公人员常用并青睐的办公软件，在现实运用中存在着将PPT等同讲稿、认为PPT中的效果越多越好、越花越好等几种常见误区，能抓住观众的PPT应遵循逻辑清晰、风格统一、简洁明了、清楚醒目等特点，制作PPT的具体方法由主题思想、构思理念、内容、形式、受众和制作者的审美情趣等综合因素所决定。

PPT制作 误区 对策

一、常见的几种误区

(一)等同讲稿

在培训、讲座、演示等运用PPT(幻灯片)进行展示活动中，有的汇报者常常为了方便、省时，直接将word材料复制到PPT上，有的则是希望将解说内容能更多的呈现给观众，最后将PPT变成了以文本为主的的讲稿，只不过是将文档换了PPT的形式。

(二)越多越好

PPT软件中有图片、文字、声音、动画、视频等媒体形式。有的制作者喜欢在一个PPT中过多地使用多种形式来达到变换听众口味，激起并保持听众兴趣的目的。

(三)越花越好

有的PPT制作者在幻灯片甚至是单页中，将背景图、文字、要点、活动插图等选用各种不同的色彩和样式，认为色彩越丰富画面越美观，越能吸引观众。但是，并不是色彩多的就美，色彩过多的PPT在视觉上不但没有和谐的美感，还容易使听众造成眼花缭乱的烦躁感，影响听众的情绪和注意力。

二、应遵循的原则与方法

(一)逻辑清晰

1.整个PPT大逻辑清晰。整个PPT要具备很清晰的阅读顺序，整个PPT不仅要包含封面页、结束页和内容页，还必须有紧跟封面页的目录页来展示整个PPT的内容结构。必须有转场页，也就是把不同阶段的内容划分开的各章节的封面，章节页呼应目录，保障整体连贯。结束页之前，还要有总结页，引领受众回顾要点，切实留下深刻印象学会从结论说起。

2.每个板块的小逻辑清晰。每个板块同样需要清晰逻辑顺序。它们的结构层次不宜太多，关系要么并列，要么递进。可以先在纸上画出结构框架，分析每个框架里可以获得的素材，如果思路不清晰可以先记下想到的那部分，然后整出文档。

(二)风格统一

1.背景图的统一。PPT的风格统一与否主要在于色彩、布局。而决定色彩的最重要的内容是PPT的基本结构中内容的背景图，也就是底板。背景图因为数量相对多而形成了PPT大的基调。正是这个大的基调直接影响着听众对PPT的综合感受。如是深色还是浅色，是暖调还是冷调，是蓝色色系还是绿色色系，是清新型还是活泼型，是传统型还是商务型等。风格无所谓好坏，仅仅是一种艺术形式。但无论是哪种风格，有几点值得注意：一是根据听众和主题内容选择背景图。

2.文字的统一。PPT中的文字包括大标题、小标题和正文。文字风格统一指相同层次的文字在字体大小、色彩、处理效果上的基本一致。

3.图片的统一。PPT中的图片包括照片以及与内容深度联系的插图(自制、下载)。插图的统一主要体现在类型、处理效果和自定义动画方面的基本一致。

4.布局的统一。布局就是排版，是将PPT上的诸元素的相对位置的排放。布局的统一主要包括标志的位子是否一致；版式中四周留白是否一致；文字和图片离边距的空间是否一致等。

(三)简洁明了

1.用简单完整语句组织文字。PPT中能用图就不用表，能用表就不用字，图形直观更容易让人理解，同时也容易形成深刻印象。

2.用简洁的图片美化主题。一是指背景图尽量相对简单、干净，即无太多图案、花纹，因为图案多的背景图既影响图上文字的识别，又干扰听众的注意力。二是只用与内容深度联系的插图。三是用构图、明暗、尺寸等效果好的图。

3.用合适的形式增加效果。在幻灯片上适当加入一些声音、动画等当然不错，但也应根据讲稿的实际需要决定是否需要。但选用过多或不当，会适得其反。

4.用留白保持简洁。要使PPT简洁明了，还需要在排版时留空白。留白的做法就是去除不必要、不重要的元素，只保留必要元素，增加幻灯片的视觉清晰度。

(四)清楚醒目

1.主体突出。突出主体就是主体不能过小，但突出并不是要将四周占满，过满过大会造成视觉上的压迫感。

2.图文清晰。文字要清晰，要注意字体、大小，在选字体时，最好不要倾斜，倾斜会降低可读性。为了能保证后排的观众能看清文字，一般标题字体大小用36～44，正文字体大小用22～36。

3.用好色彩。一是选用明暗程度上或深或浅的背景图；二是选择好文字的色彩；三是母版配色的时候不要超过3种，色彩多了会造成视觉上的混乱。