新时期高校特色教学档案管理

湖北 宋灼蓉

新时期高校特色教学档案管理

湖北 宋灼蓉

实现教学档案管理的特色化，是高校教学档案管理人员的重要任务，运用传统的方法去管理海量的教学档案是极其不科学的，也是不符合时代发展需要的，高职教学档案管理工作至关重要，提出目前教学档案管理上存在的一些问题，提出新时期教学档案管理工作的策略。

高职 教学档案 管理

一、新时期高职教学档案管理存在问题

（一）目前高职院校往往为收集教学档案

抓教学档案管理，未能做到教学档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合，往往是为应付教学档案管理而临时组建一支教学档案管理队伍，未能做到院校管理与教学档案管理合二为一，无法做到工作的系统化，在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够。熟悉教学档案内容，能进行教学档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏。

（二）高职院校的教学档案管理往往被视为非技术性工作，专职教学档案管理人员由于其工作不被重视，长期充当院校管理中的配角，经常还兼做教学档案管理外的一些杂事，工作枯燥乏味，思想压抑，其专业才能得不到充分发挥，因而缺乏工作激情；教学档案管理人员被视为普通行政后勤人员，个人利益与其专业贡献没有直接挂钩，不能体现其价值。

（三）对教学档案管理统一管理

由于没有对教学档案管理进行统一的管理，对教学档案管理也没有给出固定的要求。国家在教学档案管理的这一方面出现了严重的缺乏管理。随着时代的发展和社会的变迁，国家的制度中的条款已经不再适合现代教学档案管理工作了，因此，在地方的一些机构中，他们自己制定了一些教学档案管理的标准，这就使教学档案的管理工作更加混乱，增加了教学档案管理工作的难度。

二、加强高职院校教学档案管理的措施

（一）强化业务，提高能力

加强教学档案人员自身业务建设，一方面积极参加教学档案业务培训，学习教学档案专业知识理论，另一方面建立教学档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱教学档案事业、默默奉献的人担任学校专职教学档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，教学档案信息资源网络化是实现教学档案信息利用效益最大化的有效途径。利用计算机管理系统，实现教学档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作，实现教学档案的自动化处理和网上查询。要充分地利用计算机和网络，探索教学档案的现代化管理。通过构建网上教学档案服务平台，把已有的教学档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质教学档案转化为数字教学档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。通过网络向广大师生服务，方便师生检索和查询资料。

（二）解决传统教学档案管理的不足

之所以高职在教学档案管理过程中还存在许多缺点，是因为大多数高职还意识不到高职对教学档案管理工作的缺失。首先，现代化进程不断推进，教学档案内容和数据都在不断改变，这种情况下教学档案管理工作所接触到的数据也就不断增多，所以更多的现代化技术就应该呗营运到教学档案管理工作中，而做到二者的有机结合正是我们面临的一大难题。其次，随着信息化的逐渐推广，很多数据和文件都出现过被盗、更改和销毁等现象，为了更好地保存这些材料和数据，就必须要对教学档案管理工作人员进行强化。

（三）顺应时代发展

教学档案在我国的发展过程中起着收藏和保护国家各个历史时期所形成的教学档案内容和任务的作用，这是一项重要的任务，因为他起到保护文化财富的作用，同时更是能够造福子孙后代的伟大事业。另一方面，教学档案管理工作的任务还有为其他行业提供有效的信息资料，这是为现代化建设提供信息资源的最主要的方式。要想让各项工作都能顺利进行，教学档案就必不可少，这是时代发展的必然要求，只有充分发挥教学档案的价值才有可能科学有效地对社会的发展风险力量。

（四）增强教学档案意识，健全管理制度

增强教学档案意识，健全管理制度，首先要得到学校领导的支持重视，把教学档案工作纳入学院工作的议事日程，深入持久地组织好《教学档案法》学习与宣传，结合实际，领导带头学，做贯彻落实《教学档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使工作者增强教学档案意识，形成良好的人事教学档案工作氛围；健全制度，规范人事教学档案管理。建立完善教学档案制度，是教学档案管理工作逐步规范化管理的有力措施和可靠保证；建立健全教学档案管理网络系统，保证教学档案工作顺利开展。

为了提高教职工的教学档案意识，从二方面着手：一是通过利用，促进教学档案意识的提高。在平时各种检查、验收中通过教学档案利用，使教师们看到教学档案实实在在的作用。二是进行培训， 通过教学档案培训班普及教学档案知识，使一线教师了解教学档案、重视教学档案;同时利用其它培训班机会，讲解教学档案知识，如：利用辅导员党建、党务工作培训会议，讲解如何做好基层支部党建、党务教学档案工作;在毕业生班主任会议上，讲解如何做好学生教学档案工作等。同时，把整个学年材料收集完整，制作规范的系部教学档案带到现场，使教职工有比较直观、感性的认识。二是强化队伍建设，提升现代管理手段，形成网络管理。随着高职院校科研教学档案工作认识程度的加强，科研教学档案队伍建设逐步得到重视，队伍结构不断优化，人员年龄呈现年轻化趋势，知识层次及专业素质均有较大幅度提高，为高职院校科研教学档案工作正常开展提供了可靠的组织保障；围绕学校科研中心工作和重点科研项目，根据科研教学档案需求信息，编制适合当前科研研究发展的教学档案编研资料，着眼于现代管理，提高系统整体水平。在保障和保密的基础上主动服务，深化科研教学档案编研的层次；管理形式和管理手段上因人员层次的提高使现代化设备得以及有效利用，人员和科研管理技术得以显著提升。

（五）推进高职院校教学档案管理的现代化

知识经济时代是高度信息化的社会，大量文件材料不断产生，教学档案也不断地绵延增多。传统的以纸质为主的单一的教学档案载体形式必然导致教学档案数量不断膨胀，馆场建设永无休止。另一方面，文件的归档、组卷等一系列传统的手工操作流程，已远远不能适应知识经济时代的要求，知识经济的特点之一就是信息革命。因此，面向知识经济时代的教学档案工作必须加快现代化步伐，必须因势利导，与现代化建设接轨。运用信息技术改造传统的教学档案工作，实现教学档案管理、检索、利用的计算机化、网络化，加速教学档案信息高速公路建设。

（六）加快计算机技术在高职院校教学档案管理工作中应用的步伐

运用计算机技术进行教学档案收集、整理、鉴定、保管和统计等日常管理工作，实行文档一体化管理。所谓的文档一体化管理，就是将文件从形成之时起，到文件办结归档以至教学档案管理形成一条流水线的操作过程。通过文档一体化管理，可达到一次输入，反复利用的目的，提高了文件立卷的效率和教学档案的质量。同时，为方便利用传输和联网，可以将馆藏一些纸质教学档案转换为电子文件，以机读目录、卡片。通过建立教学档案信息数据库，充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能，这是教学档案管理现代化的基础工作。

7.要建立健全并认真贯彻执行新时期教学档案管理制度。制定教学档案管理制度，是为了保证和促进教学档案工作的持续健康发展，充分发挥新时期教学档案的作用。有了教学档案管理制度，可以使新时期人员有章可循，有利于齐全、完整、系统的教学档案的形成。教学档案管理制度的内容主要包括五个方面：一是立卷制度，主要规定由谁立卷、何时立卷、采取什么方法立卷、案卷质量应达到什么标准等；二是归档制度，主要规定归档的范围、时间和要求以及应当履行的手续；三是保管制度，主要规定教学档案保管应当具备的物质条件、安全措施、注意事项等；四是查阅利用制度，主要规定查阅新时期教学档案的手续、审批权限、保密守则等；五是鉴定销毁制度，主要规定鉴定新时期教学档案的依据、标准、鉴定工作的组织领导，教学档案销毁的审批、执行和监销等。教学档案管理制度根据具体情况可单独制定，也可与其它教学档案共同制定。制定好后按照正式文件印发各有关部门和人员周知，以便于贯彻执行。

[1]高职院校科研教学档案管理存在的问题与对策 ,2011-7

[2]高校教学档案管理的特点及作用，2010-3

宋灼蓉，女，馆员，黄冈职业技术学院办公室 研究方向：教学档案管理

(作者单位：黄冈职业技术学院)