新形势下高校人事档案的信用功能构建初探

王　雪，陈大胜

(南京林业大学 人事处，江苏 南京　210037)



新形势下高校人事档案的信用功能构建初探

王雪，陈大胜

(南京林业大学 人事处，江苏 南京210037)

摘要：新形势下高校教师的流动频度与速度不断加快。规范、系统的人事档案在教师流动中的作用日益明显。扩展高校人事档案的内容，改善结构，转变管理理念，提高服务质量，加快人事档案的共享化进程，促进高校人事档案的信用功能构建。

关键词：高校；人事档案；信用档案；困境；构建

2014年5月15日国务院公布《事业单位人事管理条例》，自2014年7月1日起施行，打破了事业单位人员的“铁饭碗”，势必加速高校教师的流动，加快高校教师流动的市场化进程。交易费用理论认为，现实经济生活中的“人”具有有限理性、机会主义、不确定性、小数条件等特征，使得组织用于寻找交易对象、订立合同、执行交易、洽谈交易、监督交易等方面的费用增加。由于人才具有稀缺性特点，高校招聘途径单一、招聘成本有限，高校教师的流动呈现典型的“小数条件”和信息的不对称性特征。在交易过程中，受人性驱使，应聘人员在提供信息时倾向于扬长避短，强调或夸大成绩和优点，回避或淡化缺陷与弱点，甚至出现造假行为，即使通过契约化管理，也不一定对高校有利，有时甚至是有害的[1]，比如引进的人才与学校签订协议后，若发生毁约行为或虚假信息败露，高校即便通过法律途径挽回了经济损失，却也耗费了大量的时间。目前社会信用档案尚不健全，规范、系统的人事档案在教师流动中的作用日益明显。如何让现有的人事档案进一步发挥信用功能，需要高校人事档案管理工作者认真思考。

1面临的困境

1.1档案多级分散保管模式

高校教师在工作期间逐渐形成人事、教学、科研、在职培训等综合性档案信息。反映其个人成长过程及社会评价状况的人事档案包括个人履历、自传、考核、党员资料、合同、工资、职务晋升、专业技术职务、奖惩、学历、健康状况等内容；反映个人教学情况的教学档案包括课堂教学、实验教学、指导课程设计与毕业设计、学生选课、学生评教、教学督导、学生考试、教学成果与奖励等信息；反映个人科研情况的科研档案包括完成或在研的科研项目、科研论文、专利、专著、科研成果奖励、社会评价等信息；在职培训档案包括在职期间国内外的学位或非学位的进修等信息。

高校的人事档案，相较于流动人员和企业职工档案，具有分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐等特点，为组织提供了很多有价值的信息和服务。高校教师具有人力资本积累速度快、情况复杂、知识密集性等特点，其人事档案呈现专业性和复杂性的特点。教学档案和科研档案一般由学校的教务部门、科技(科研)部门、学院(或系)的教学中心负责收集、整理、鉴定和保管。在职培训档案由学校人事部门或外事部门负责审批、整理和保管。人事档案、教学档案、科研档案、在职培训档案呈现多级分散的保管模式[2]。

1.2兼容的数字档案系统缺失

高校在管理数字化发展过程中，教学管理、科研管理基本实现数字化，如教务管理系统、调停课平台、毕业设计管理系统、学科竞赛管理系统、数字化教学中心等，极大地方便了教师与学生。沿海发达地区的高校运行人事档案管理系统多年，人事档案信息录入与扫描入库工作也在紧锣密鼓地展开。高校的人事、教学、科研等部门的信息管理系统相对独立，各自为政，加之各个机构的数据类型与开发技术存在差异，部门之间信息不能有效沟通，难以整合，信息交换形成壁垒。各部门业务高效化、信息化与学校信息开发的高成本现象并存[3]。在职称评审、课题申报、考核考评时，上至学校职能部门，下至学院(或系)，甚至教师个人，疲于重复收集相关资料，造成人力、物力、财力的巨大浪费。

1.3档案信息资源相对封闭，不能共享，利用率低

美国的个人信用档案信息共享程度很高，不仅相关机构可以查询，个人也可以查阅并补录。在我国，高校人事档案一直是封闭式管理。《干部档案工作条例》第7章第31条第5点规定：“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”，档案是保密并且不公开的，查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，只有组织或少数人可以查看。人事档案信息服务依然是“你查我找，你需要我提供”的单一方式[4]。现有的人事档案信息管理系统要求不与公共网络链接，也没有与其他职能单位的数据系统对接，其他单位、部门及个人均无法访问和登录。同时，二级单位保管的教学、科研等档案信息只为本单位管理服务，基本不提供对外借阅服务。人事档案的机密性和独立性影响了其信息的流动与共享，降低了档案的利用率。

2高校人事档案信用功能的构建

2.1扩展内容，改善结构，增加信用档案

高校人事档案由全面反映历史和现实情况的材料构成，构建人事档案的信用功能，需要构建一个多层次、多维度的综合档案。目前，高校人事档案的管理分为3类，即专业技术人员档案、管理人员档案、工勤人员档案。专业技术人员档案除了现有档案要求的内容外，应增设教学档案、科研档案和在职培训档案。教学档案中除了按年罗列课堂教学、实验教学、指导课程设计与毕业设计等基本信息外，重点更新学生选课、学生评教、教学督导、学生考试、教学成果与奖励等信用信息。科研档案中除了按年罗列科研项目、科研论文、科研成果奖励、专利、专著等信息外，重点收集社会评价信息，科研项目按时完成率、优秀率等信用信息。在职培训档案除了在职期间的国内外学历、学位或非学位的进修等信息外，还要重点搜集进修期间的表现鉴定等信用信息。管理人员的管理水平、行政能力、服务水平等信息，工勤人员的岗位表现等，均应作为信用档案定期归档。

将现有人力资源管理系统中基本信息对本人适度公开，并设定个人登录系统的权限，让个人根据要求按时将已有的教学成果、科研成果、在职进修等信息录入系统。由人事处牵头，协调教务处、科技(科研)处、组织部、学院(或系)等，设置各学院(或系)、各部处的二级管理系统权限，分解审核任务。学院(或系)负责审核个人提交的教学、科研基本信息和支撑材料，科技(科研)处负责审核科研材料，教务处负责审核教学材料，组织部负责审核职务、职级、政治面貌等材料，人事处负责审核职称、在职培训等材料，最后由本人核对和确认[4]。教职员工参与其中，可以提高认识，定期查询，及时查漏补缺。设定相关部门及个人的日常信息维护权限，保证综合档案能够全面、真实、动态、客观地反映教职员工的德、能、勤、绩、廉等信息。

2.2借鉴国外管理方式实现共享

美国个人信用档案管理已完全市场化，全联公司(Trans Union)、艾贵发公司(Equifax)和益百利公司(Experian)三大信用公司通过网络向社会提供方便、快捷、准确的个人信用档案利用服务。在美国，个人信用档案的宗旨是服务大众，本人可以查阅，社会上的一些信息需求单位也可以查阅部分信息。如果出现错误或者影响个人信用的记录，个人可以向信用公司提出申诉，要求修改。公开、公正、规范的信用信息与个人的求学、就业、纳税、贷款等密切相关[5]，没有信用记录寸步难行。高校可以借鉴这种管理模式，在职称评审、职务晋升、科研项目申报、人才流动时，通过调阅综合档案核对相关信息。作为个人，不会对如此重要的综合档案置之不理，一定会定期查询和更新，提高个人档案的含金量和信誉度。随着我国信用档案建设逐渐市场化，高校应加快资源共享建设，逐步形成专业、高效、便捷、实用的综合人事档案系统。

2.3转变理念，加强监管，提高服务质量

高校的人事制度改革已经实现由身份管理向岗位管理的转变，传统的档案控制理念已经无法适应新形势下高校人事档案管理的要求[6]。一方面，高校人事档案管理部门要转变工作理念，强化“以人为本，立档为民”“权利即服务”的意识，采用开放式动态管理模式，适度公开档案信息，并简化办事流程与手续，为个人及组织提供及时、周到、细致的服务，让“神秘的”档案信息流动起来；另一方面，依托现有的人事档案信息管理系统，协调相关单位和部门建立三维立体管理信息系统，将个人的德、能、勤、绩、廉等信息统一纳入档案管理体系。设定不同层级的管理权限，允许个人查阅档案中的相关信息，并提供档案内容纠错申诉渠道。同时，针对档案中的负面信息，可以适当设置保存年限，给个人改过自新的机会，建立以人为本的良性循环体系。

3高校人事档案信用功能构建的保障

3.1法律保障

目前，高校人事档案工作的法律法规依据是《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《干部档案工作条例》等，遇到法律纠纷时的可操作性不强。在欧美等发达国家，信用档案的法律法规相对比较健全，如美国的《公平信用报告法》、欧盟的《个人数据保护纲领》、日本的《行政改革委员会行政信息公开法纲要》等。一些发达国家还出台了《布莱姆—里奇—布利莱法案》《数据保护指令》《公平信用报告法》《个人信息保护法》《信用信息服务机构的个人信用信息保护方针》等。这些法律法规保护个人信息权利的同时也促进了信用信息的有序、畅通的流动，为信用档案的发展保驾护航[7]。我们可以借鉴这些做法，在部分省市高校试点，探索高校人事档案信用功能构建的方法和途径。

3.2资金保障

建立涵盖教学、科研、信用等内容的高校人事档案信息系统，除了纳贤招才之外，还需要购置大量的仪器设备、开发适合高校特点的系统软件、维护设备及系统的日常运行。高校经费有限，政府部门应该加大财政支持力度，协助高校解决资金问题。

3.3人才保障

高校的人事档案信用功能构建离不开档案、信息管理、计算机等专业人才。健全的人事档案管理体系要求档案管理从业人员具有先进的管理理念和管理手段，能够科学分析人事档案信息，并能从专业角度科学地分析、预测高校人才发展趋势，为学校发展和决策提供依据。高校也要提高档案管理人员的福利和政治待遇，稳定人才队伍，提高他们参政议政的积极性和工作热情。

3.4制度保障

高校的人事档案工作对信息的真实性、可靠性要求极高，构建信用功能需要制度保障。组织、教学、科研等部门审核录入的档案信息，并对部分可公开信息进行公示，以保障档案信息收集和评价结果的准确性、客观性、合理性、公正性。高校应建立追责和问责机制，坚持“守信者褒，失信者惩”的原则，规范并公开综合档案的录入、更新程序，针对造假、隐瞒等行为实行“一票否决”制，对相关职能部门在档案建设过程中的渎职、失职行为进行追究和问责。

参考文献：

[1] 王雪.高校人才派遣制度的动因及风险规避研究[J].辽宁行政学院学报,2013(12):118-119,122.

[2] 熊志云.知识管理时代高校教师综合档案的一体化管理[J].湖北大学学报(哲学社会科学版),2013(6):144-147.

[3] 武至芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理,2013(6):99-102.

[4] 李淑艳.现代人力资源管理视角下的高校人事档案管理[J].档案建设,2014(12):25-27,35.

[5] 王玲.美国个人信用档案对我国人事档案发展的启示[J].兰台世界,2012(12):44-45.

[6] 李缨,郑蕾.论档案管理法制化与人才资本的合理流动[J].西南民族大学(人文社科版), 2007(4):171-173.

[7] 俞银燕.国外个人信用档案法律体系概述与启示[J].山西档案,2010(3):37-39.

〔责任编辑： 卢蕊〕

Primary exploration of personnel archives credit function construction in colleges and universities under the new condition

WANG Xue, CHEN Dasheng

(Personnel Resources Department, Nanjin Forestry University, Nanjing 210037, China)

Abstract:Under the new situation, as the flow frequency and flow speed of the teachers in colleges and universities are getting faster and faster，the effect of standard system of personnel archives has become obvious. By extending the content of the personnel archives of colleges and universities，improving the structure，changing the concept of management, increasing the quality of service，promoting personnel archives sharing process，we can strengthen the credit function of college personnel archives construction.

Key words:colleges and universities； personnel archives； credit archives； difficulties； construction.

收稿日期：2016-01-07

基金项目：江苏省高校哲学社会科学研究基金项目(2013SJB880042)；南京林业大学高等教育研究课题(2014B16)

作者简介：王雪(1979—)，女，山东临清人，助理研究员，博士生，主要从事教育管理、林业经济管理研究；陈大胜(1964—)，男，安徽六安人，副教授，主要从事教育管理、林业经济与政策研究。

中图分类号：G271.3

文献标志码：C

文章编号：1008-8148(2016)02-0039-03