国家综合档案馆电子文件备份中心建设研究

盛晓娟，梁　磊，董　爽，裴一蕾（北京联合大学管理学院）

国家综合档案馆电子文件备份中心建设研究

盛晓娟，梁磊△，董爽，裴一蕾
（北京联合大学管理学院）

在调查研究的基础上，分析电子文件备份中心建设中存在的顶层设计导致制度和标准不统一、总体规划设计方面欠缺、机房基础设施建设不匹配等问题，提出电子文件备份中心应从国家战略的视角去筹划，并按高级灾备中心的标准去设计，兼具完备的网络传输技术条件和技术运维管理，按照信息安全等要求进行安全技术体系构建等相应对策。

国家综合档案馆；电子文件备份

2009年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《电子文件管理暂行办法》，其意义不仅在于国家综合档案馆将履行起区域电子文件容灾备份的职责，而且可通过集中备份电子文件的方式来打破现行文件和档案之间以归档为标志的界限，并建构起管理和服务的新范式。［1］

1　电子文件备份中心的现状

笔者所在的课题小组调研了辽宁、山东、安徽、江苏、上海等地的电子文件备份中心。其中，辽宁省档案馆电子文件（档案）容灾备份工作起步较早、动作较快，且已产生实际效果，为全国电子文件备份中心建设工作提供了参考借鉴，从电子文件备份中心“什么样、具备哪些功能、如何建设”三方面提供了实践经验。安徽省档案馆在2004年启动了安徽省电子文件中心建设，开展分布式基础数据库建设，研究起草了《基于XML的电子文件封装规范》《文书电子文件元数据方案》《电子文件长期保存格式需求》等标准并通过相关评审。［2］2012年，经过升级改造的绍兴市档案与电子文件登记备份管理系统平台通过测试，正式投入使用，改造依据的是浙江省档案局下发的《档案与电子文件登记备份工作规范（试行）》的要求。山东省电子文件（档案）容灾备份中心总投资1860万元，总建筑面积3700平方米，在省档案馆原有战备库的基础上建成。具有规模大、覆盖广、功能全、理念新的特点，实现了各级电子文件（档案）重大灾难后全部数据的集中备份管理以及可恢复，填补了省内电子档案容灾备份领域的空白，可为互为异地备份基地的外省档案馆提供备份支持。2015年底上海市建成的电子文件灾备中心是目前国内最大的政府灾备中心，机房在张江高科技园区，机房面积达到12000多平方米。灾备中心提供了数据级灾备、应用级容灾、介质异地存放等灾备功能。

从调研的情况看，根据国家档案局提出的各地档案局建设电子文件备份中心的原则，我国各级综合档案馆已分别进行电子文件备份中心的项目建设，由于没有统一的标准规范，加上电子文件数量和质量规模的制约，各地普遍存在市、县首先规划建设电子文件备份中心，省级往往滞后于其所辖市、县的现象。而且正在建设和已在运行的电子文件备份中心建设项目，大多聚集在经济强盛的地区，如上海电子文件备份中心、山东省电子文件备份中心，原因为其作为以信息化基础设施为主体的项目，经费投入较大，对地方财政的要求相对较高。

2　电子文件备份中心的建设问题

2.1制度问题

根据电子文件备份中心的建设现状，发现由于未从国家视角统一标准规范要求，各地电子文件备份中心建设方式模式各异，并且缺乏法律保障。

（1）管理职能亟待理清。电子文件备份中心大多以档案部门作为管理建设的主导方，但政府的电子政务管理职能又会有一部分和电子文件备份中心的职能相重合，管理模糊，职能不清。以常州为例，对于同一个电子文件备份中心来说存在着两套班子，一是常州市档案馆信息技术科对电子文件备份中心进行管理，二是常州市机要局对电子文件备份中心进行协调和使用。而考察电子文件备份中心的人员配置和经费来源，也可以看出各地都分属不同部门。如，同在江苏省张家港市电子文件备份中心的人员由档案局信息技术科组成，而丹阳市电子文件备份中心的工作人员由丹阳市档案局直接调配兼职。由此可见，我国电子文件备份中心的建设模式由地方档案局自行组织管理，管理模式混乱，制度不清。

（2）现行电子文件备份中心的管理规范标准较为简单。目前我国各地电子文件备份中心的管理规范与国际领先标准相比过于简单。比如，欧盟电子文件的相关管理功能需求标准厚达150多页，美国国家档案与文件署（NARA）项目的功能需求标准多达800多条，而我国电子文件备份中心管理软件的功能需求条款可查阅的也就几十条。［3］虽然这些管理条例为电子文件备份中心现有的建设带来了易操作等便利，但是同时也存在着很多缺陷，如随意性比较强，管理效率很低。

（3）法律盲点导致制度缺失。电子文件备份中心建设的相关法律法规都是宏观规定，缺乏具体的操作标准，难以实践应用。在《电子文件管理暂行办法》第五章第4条规定“电子文件应当实行备份制度。”但“应当”缺乏强制性，而作为国家综合档案馆来说，并没有行政执法权，导致“要建设电子文件备份中心”这个问题落不到实处。［4］

2.2资金、人才问题

由于电子文件备份中心建设涉及高成本以及高科技设备，后期维护成本较高，对于环境也有较高的要求，故需要投入大量资金。国家综合档案馆作为公益机构，其经费来源都来自政府的财政拨付，对于这笔建设资金的投入难以为继。

电子文件备份中心的技术层面应包括档案信息外网和内网的维护管理、备份数据安全及数据库维护管理等，目前存在的问题是编制较少，存在身兼数职的情况。故应配备信息安全、硬件维护、网络管理、数据库等方面人才。目前电子文件备份中心人员知识结构有待完善，尚未满足实际工作需要。［5］

2.3技术问题

（1）国家综合档案馆对于电子文件备份中心的建设亟待规划和设计。国家综合档案馆由于建设年代较早，在技术需求上考虑较少，没有设立专门的机房，保管条件和技术手段也落后于技术的发展，急需要通过重新建设得以改善。例如有的电子文件备份中心没有独立机房，或有的机房位置放置在综合馆外；有的电子文件备份中心的功能分区不清，导致责任划分不明等。

（2）电子文件的激增与数据存储、空间之间的矛盾。现今电子文件的数量激增，电子文件备份中心面临着数据文件的资源总量太大、而数据存储空间不能及时满足的矛盾。还有很多电子文件备份中心还使用传统的服务器，面对存储空间不足等现状，只能采用扩容的办法来解决。可这种方式会带来新问题，如整个系统的可靠性、数据如何保证备份的安全以及数据文件转移等。

（3）电子文件备份中心的安全防护问题。电子文件备份中心数据区必定会成为黑客攻击的目标。目前很多档案馆只具备防火墙、内外网隔离、防病毒系统等初级保护，并没有针对系统突发事件、攻击、崩溃、严重自然灾害等风险进行防范和预警。

3　电子文件备份中心的建设对策

3.1制度对策

（1）电子文件备份中心建设需保密、信息、规划、档案等部门共同合作推动。建议组建以省档案局（馆）为中心的全省性电子文件备份中心，由政府牵头，各级专业主管部门设立电子文件备份分中心保存备份的文件，建立区域电子文件备份中心网络，各级政府统一协调规划。国家综合档案馆从管理、利用档案和电子文件的角度提出相关建设需求分析，并参与拟定相关标准，由财政部门以及信息部门提供相关支持。在国家综合档案馆下建设省电子文件备份总中心。建成运行后由档案馆管理备份电子文件数据。

（2）参照相关国际标准、国家标准以及行业标准，设计信息模型和功能模型，开发管理系统，关联各部门对电子文件流转的环节进行全程管理和前端控制。国家尽快出台电子文件备份中心标准，积极鼓励各级单位进行标准建设研究，为实践提出理论依据。

（3）国家档案局会同政府信息部门及时出台相关政策、法规以及标准，明确规范和要求各地、各级电子文件备份中心建设承担所面临的责任，建议采取政策标准先行，法规跟进的模式以稳步推进我国电子文件备份中心的总体规划。

3.2资金、人才对策

必须由当地政府出面协调以保障电子文件备份中心建设顺利进行，应将其所需工作经费列入同级财政预算以提供经费保障，后期维护时还需持续提供费用。同时，采用在职培训教育或专业技术人员实地培训的方式提高已具备专业知识人员的实际操作能力。通过建立激励机制，有目的、有计划地培养人才，还可通过交流引进等方式进行补充，培养高素质的综合型档案人才。

3.3技术对策

（1）国家档案馆电子文件备份中心是高端数据灾难备份中心，电子文件备份中心的机房宜单独新建，并应该用高标准来建设，建议使用Tier 3＋，级别更高的还可以选用Tier 4标准要求来进行设计。考虑电子文件备份中心的安全需要最好选择独立的建筑物并和周边隔离，机房结构良好，空间要充足。对电子文件备份中心的基础设施设备配置不用一步到位，应根据近期的数据量需求逐步增加，并为了以后的空间需要做最大或接近最大的预留。在电子文件备份中心机房的设计上还要考虑功能分区。

（2）电子文件备份中心容灾备份体系可以先选择数据级灾难备份方式，管理需求和业务增长后逐步扩展到应用级。前者在源端、备份介质服务器、存储端通过重复数据删除技术实现数据库、文件系统和服务器操作系统等本地、异地备份，并且可在远程容灾中心恢复数据。后者通过构建统一存储管理平台，实现业务持续性和存储资源虚拟化的容灾保护，适用于复制保护高时效性的远程数据，运行后可继续完成数据处理工作。

（3）作为敏感的信息系统，电子文件备份中心应按照涉密系统的分级保护安全规范进行建设。这方面可选用的安全技术分别有：XML技术（该技术具有自我描述能力，可以把对信息的描述与信息的处理隔离开并分别处理）、数据仓库技术、P2P技术、网格技术等。其次还要按照信息安全等要求构建安全技术体系，包括电子文件备份中心的病毒防控、电子签名、访问控制权限、身份认证、安全审计、备份与恢复以及防火墙技术等安全技术体系。

［1］肖秋会．我国数字档案馆与电子文件中心建设述评［J］．档案学通讯，2008（6）：11－15.

［2］李明娟，等.苏南模式与安徽模式电子文件中心的比较研究［J］．档案管理，2010（6）：37－39.

［3］余厚洪．2004年~2010年我国电子文件中心建设研究述评［J］．档案管理，2011（3）：43－45.

［4］刘劲松.关于我国电子文件中心建设规范性的思考［J］．广东农工商职业技术学院学报，2012（8）：80－82.

［5］戴旸，李文媛．电子文件规范化移交研究［J］．档案学通讯，2013（1）：57－59.

Research on the Construction of the Electronic File Backup Center of the National Comprehensive Archives

Sheng Xiao-juan，Liang Lei，Dong Shuang，Pei Yi-lei

Based on the investigation,this article analyzes the existing problems during the construction of electronic file backup center such as disunity of system and standards,lack of overall planning and design,backward management condition,unmatched infrastructure construction of computer rooms and some security issues.It suggests carrying out construction of electronic file backup center from the national strategic perspective and following the standards of advanced disaster recovery center standard,which ensures the center with both complete network transmission technology conditions and technical operation and maintenance management.

National Comprehensive Archives;Electronic File Backup

G253

B

1005－8214（2016）10－0077－03

本文系北京市档案局项目“国家综合档案馆建设研究”（项目编号：2013-01）的阶段性研究成果之一。

△梁磊。

盛晓娟（1982－），女，博士，北京联合大学管理学院副教授，研究方向：电子商务；梁磊（1970－），女，北京联合大学管理学院讲师；董爽（1969－），女，北京联合大学管理学院副教授；裴一蕾（1980－），女，北京联合大学管理学院副教授。

2016－01－20［责任编辑］李金瓯