港台高校档案网站建设的特点及其启示

朱颜郴

（福建卫生职业技术学院，福建 福州 350101）

港台高校档案网站建设的特点及其启示

朱颜郴

（福建卫生职业技术学院，福建 福州 350101）

高校档案网站作为我国档案网站建设中一支活跃的生力军，在我国不同类别的档案网站中始终保持较高的覆盖率。虽然内地高校档案网站的建设已取得一定成效，但其发展仍属于初级阶段。本文通过研究香港、台湾地区部分具有代表性的高校档案网站的建设情况，从以下几个方面分析特点，博采众长，指出内地高校档案网站建设和运行中存在的一些问题，进而归纳出对其建设现状有益的几点启示。

档案网站；网站建设；启示

自2015年3月5日李克强总理在政府工作报告中提出制定“互联网+”行动计划，中国正逐步进入万物互联的网络时代。档案网站作为档案信息化的重要组成部分，在高校信息化建设进程中也得到越来越多的关注和重视。我国档案网站的建设发轫于20世纪90年代，历经二十余年的发展，在数量上已经初具规模，在质量上还存在良莠不齐的现象。早在2005年国家档案局中央档案馆发布的《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》（档发〔2005〕1号）文件中，就提出要“充分利用网络提供利用服务”，其具体做法就是“加强档案网站建设”。本文在分析香港、台湾地区高校档案网站建设特点的同时，也归纳出内地高校档案网站建设的特点，以利今后档案网站建设的发展。

一、港台地区高校档案网站建设的特点

由于历史因素，香港及台湾地区档案事业的发展与内地存在较大不同。香港地区的档案事业发展起步于20世纪70年代，其档案管理的方式、方法受英国影响较深；而台湾地区因为沿袭传统，没有作为公共事业用途的国家级别的档案馆，档案材料分别由各个机构自行保管。两地档案事业的发展汲取了发达国家的先进理念和工作方法，有自身的特性，其经验成效对内地档案事业的发展也有启发和值得借鉴的地方。

（一）反映历史变迁，凸显人文内涵

《档案馆工作通则》里指出：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”。内地的高校档案馆保存的档案材料，以学校发展及教学活动中形成的档案资料为主。而香港地区高校由于档案事业起步晚，档案资料的馆藏数量大多有限，展出的档案资料侧重体现高校的历史变迁和文化内涵。如香港中文大学，该校各部门的档案资料由各部门自行保管，学校的档案专门网页即该校的中国文化研究所网页。研究所内设有中国考古艺术研究中心、文物馆、中国古籍研究中心等机构，各自发展。其中的文物馆成立于1971年，保存收藏和展览中国文物，并把中国艺术、人文精神和文化遗产介绍给大众，同时，也与其他机构协同开发中国艺术在社会、文化、技术及历史等领域的跨学科研究。

香港地区档案资料的数字化程度高，为了防止年代久远的档案资料因多次使用而受损，该地区较早就开始运用缩微拍照技术处理及保护原始档案，因此，高校档案网站对缩微材料和数字化档案的运用较为纯熟。香港城市大学的邵逸夫图书馆电子典藏，其内容由8个部分构成，其中包含汉古典特藏、英国法律特藏、民国文献等档案。电子典藏不是简单罗列旧照片，而是根据拍摄内容、地域、年代、语言等要素对所有历史资料进行悉心分类，每张照片还附有详细的文字说明。照片的预览模式以虚拟实景的方式给读者身临其境的感受，使读者在领略历史风貌的同时，也感受到微缩技术背后香港档案工作者的人文情怀。

台湾大学档案馆迄今近八十年来，已累积数以万计的珍贵史料与藏品，包括公文档案、台湾原住民文物、动植物与昆虫标本等，是台湾自然环境、社会文化、学术发展的历史见证。无论是该网站首页的“从档案中洞观历史，在档案中品味艺术”，还是其宗旨“开创档案文化新意向”，都凸显出其传播文化的功能。

（二）注重宣传推广，设计新颖有趣

当档案资料以不同形式得到宣传利用，越来越多地为人们所熟知，而不再是存放在库房角落无人问津的古董时，档案工作这项古老而又年轻的事业才能在当今社会焕发出新的光彩。

以台湾大学档案馆网站为例，该网站主页入口处除有常规中文版及英文版外，还设计了儿童版，以台湾大学形象人物角色校长傅斯年、钱思亮、罗宗洛和档案小精灵为线索人物，串联起“台大钟声为什么21响”“台大校花不是美女”“台大哪里最大”等趣味动画影片。同时，该版本还结合延伸阅读、档案说书等图文视频几种形式，最大限度地调动小朋友的阅读兴趣，可谓用心。

该馆的宣传推广功能非常明显，主要体现在档案网页上的三个一级类目：档案展示、档案修护、档案创意。档案展示类目里包括台大档案馆近年来开展的丰富多彩的档案主题展和推广活动。比如2012年的“消失的印记系列活动之线上游戏”，通过记忆大挑战游戏，将台大富有历史纪念意义的活动标记融于记忆挑战游戏，意在通过此方式让参与者牢记台大的历史；又如“叶组长亲自帮您导览台大档案馆”活动，即是制作导览视频，由档案馆负责人亲自导览档案馆的方式拉近与师生的距离，提升部门形象，使大众对档案工作有新的认知和敬意。档案修护类目包括修护作业、裱褙技法推广活动及志工伙伴几大项目，该馆的推广活动既包括对专业人员开展档案修护培训，还招募志工参与修护活动，在宣传档案修护工作的同时，也对染纸、纸雕等传统手工技艺的传承起到了促进推动作用。档案创意类目的特色之处在于开发了档案衍生产品——档案创意商品。其创意之处在于通过跨单位合作、采用环保材质、加入档案素材并结合时尚的方式开发档案纪念品。台大口袋地图、傅斯年校长手稿纸胶带、书法磁铁等纪念品数量丰，设计理念新颖，部分纪念品还可通过网络预购。

台湾清华大学亦设有档案应用专区网页，内容丰富，包括影音在线分享网、数位校史馆、档案文创网站等。在影音分享网页中，访客可观看知名院士细说校史的视频。在数位校史馆网页内，不仅包括数位特展、校史影音，甚至还有口述历史专题——由知名校友访谈稿及视频资料组成的珍贵资料。而档案文创专区也是一个出售档案创意纪念品的专门网站。

（三）优化用户体验，网站规范易用

1.感观体验舒适简洁

香港、台湾地区的高校档案网站十分注重用户体验的优化设计。总体而言，高校档案网站设计的风格是简洁、统一的。如香港科技大学、香港浸会大学的档案网页总体风格简单大气，而香港大学、台湾大学的网站则以稳重复古的深棕色为背景颜色，加上牛皮纸、泛黄书页等元素的运用，富有古典书卷气息。台湾大学档案馆的儿童版设计带有动画效果，但页面响应速度较快，运用了恰如其分的背景音乐，给用户以舒适的体验。

2.交互体验方便易用

其他注重用户体验的优化设计体现在信息检索、查档预约功能等方面。两地大部分的高校档案网站都配备了完善有效的检索功能。香港岭南大学、台湾清华大学、台湾中山大学等，其检索范围可包括校史典藏档案、学术资源等，为用户提供了极大的方便。例如香港城市大学的电子典藏，可进入系统对典藏资料进行搜索，所得结果会标注作者、题名、年代、尺寸等不同分类信息，清晰、简单，让人一目了然。另有查档预约功能，在台湾清华大学、台湾中山大学的档案网页内，均设有档案查询申请书，用户只要根据表格内容填写并提交，即可完成申请程序。

3.浏览体验引人入胜

两地高校档案网站栏目层次设计分明，层级间进入，返回简单易操作，便于查找。各栏目内容翔实、创意新颖、形式丰富、可读性强。台湾大学档案馆的网站设计综合运用了图片、文字、多媒体、动画效果等多种视觉元素，整体内容充实，动画运用合理不突兀，杂而不乱、杂中有序，给用户的浏览体验较好。

4.情感体验亲和友好

香港、台湾两地的高校档案网站大都配有英文网页，甚至是多语言版本的网页。一种是全英文的档案网站：香港大学、香港科技大学、香港浸会大学、香港岭南大学；另一种是中英文双语版本自由切换的档案网站：香港中文大学、香港理工大学、香港城市大学、台湾大学。这种针对不同浏览群体开发不同网页入口的方式，令用户多了一分亲近感。除了对浏览者进行分类外，两地网站还开发了多种不定期举办的、鼓励大众参与的活动，如台湾大学档案馆举办的橡皮章刻印教学、纸雕研习课程、招募志工裱褙修护档案等，重在提高大众的参与度，拉近与之距离。

5.信任体验安全可靠

高校档案网站的主页里均有栏目介绍学校档案馆的基本情况以及历年发展沿革，真实可信。台湾清华大学的数位校史馆栏目下有校友、教授及资深员工的口述历史访谈稿、视频。所有访谈人员均附照片并注明姓名、职务，做到影、音、图、文并茂。前文提到的香港城市大学电子典藏，所有图片资料详细标明拍摄时间、地点、作者、题目、尺寸等具体信息，保证了数字化副本的真实性。另外，档案网站都有有效的地址及联系电话，方便问询。

二、内地高校档案网站建设现状

我国内地高校档案网站建设现状具有以下几个特点：

（一）信息资源匮乏、数据更新缓慢

多数内地高校档案网站都存在以下几个方面的问题：一是原始信息少，挂在档案网站上的信息多为经过加工后的二次信息或三次信息；二是信息类别少，主要为档案馆的信息概况介绍、政策性宣传文件，缺乏档案工作新闻动态及当年工作要点总结等具有时效性的资讯信息；三是媒体形式少，视频、音频、3D效果及flash动画等多媒体资源很少被直接运用于档案网站。此外，内地多数高校档案网站的数据库资源偏少、档案学术资源有限、信息资源加工程度不足，部分网站的搜索功能只能进行简单的关键字检索，无法提供全文信息。

其次，内地高校档案网站上的信息更新速度较慢、时效性差。首页的档案工作动态信息间隔数月更新一次，仅少数档案网站能够做到每月更新。信息的匮乏和滞后严重影响了公众对档案网站的关注度。

（二）功能定位被动、互动服务较少

内地高校档案网站的建设与香港、台湾地区相比，另一显著特点是功能定位略显被动。内地档案网站将自身定位为保管学校历史资料、被动宣传档案工作成果的网站，在网站页面设置档案馆概况、工作动态、规章制度等栏目，提供相关信息。各高校网站对互动服务的开发利用较少，浏览者只能通过单边式互动渠道接收信息，无法开展互动交流，网站也没有提供信息主动推送的服务。此外，多数高校档案网站只针对学校内部师生提供所需档案资料，也限制了高校档案网站的发展。

（三）技术水平偏低、日常管理延滞

内地高校档案网站重建设、轻维护特点突出。网站通常是由非专业人员进行简单维护，而不是配备专业技术人员进行管理，网页设计普遍简单、水平偏低，内容布局和色彩搭配都比较严肃，图像图标的排布遵循最简单的方式，未经设计。有些网页由于链接久未更新，导致链接网址出错，甚至无法显示网页。有时服务器出现问题，导致错误频繁出现。这样的情况降低了公众的浏览兴趣，直接影响了档案网站宣传功能发挥作用。

三、对内地高校档案网站建设的启示

（一）拓展文化功能，传承中华文化

档案是人类的文化遗产，在历史文化传承过程中扮演着极为重要的角色。香港及台湾地区的高校档案网站，有些并非以馆藏数量取胜，而是凭借其自身的准确定位和文化内涵赢得大众青睐。内地高校档案网站可以根据自身档案馆馆藏特色，挖掘文化内涵，以丰富多样的形式呈现在大众面前。对档案历史文化的宣传可以不必拘泥于罗列时间史和翔实原始图片的形式，互动体验活动、讲座视频、档案文化产品都是更为直观的培养公众档案意识、传播档案文化的有效形式。内地馆藏档案的历史根基与文化底蕴深厚，而近年来各高校在追求档案数字化加工的过程中，却往往忽略了对原始档案背后文化的宣传。拓展档案的文化功能，不仅能够引发公众对档案的浓厚兴趣，更是延续与传承中华传统文化的重要手段。

（二）提升用户体验，改善交互设计

与香港、台湾地区的高校档案网站相比，内地高校档案网站从建设之初到后期维护，对用户体验和交互设计都欠缺考虑。内地高校档案网站可以借鉴其根据用户喜好、习惯设计不同版本网页，以满足不同层次用户需要（如香港地区普遍的英文版、台湾大学档案馆的儿童版网页）。在建设中，应充分考虑用户体验，增设不同网页或是不同栏目，以便不同浏览者都能各取所需，也应使用户在查询信息时，突破时空和地域的限制，及时获取所需资讯。在档案网站上，应该把用户常用的栏目放在醒目位置，可以增设网上调查、咨询留言等栏目服务大众，也可以运用博客、微博、微信、论坛、APP等社交媒体，将档案咨询发布在这些平台上，拓宽大众与档案见面的渠道，使之成为贴近大众日常生活，随时随地可以获取的咨询。

内地高校档案网站在建设中忽视的交互设计，实际是以用户为中心，致力于了解用户满足其期望、改善用户体验的设计。通过全方位、双向的信息交流反馈交互设计，用户在使用中可以实现快速完成任务、有效学习、及时获取咨询、得到所需服务的目的，并在使用过程中得到独特体验，获得情感上的满足。这就要求在高校档案网络建设时，设计者要充分考虑用户在满足基本需求的基础上，完成操作或获得讯息的难易程度、复杂程度以及舒适程度等。上至网页的结构框架、内容模块的设计，下至背景图片配色、按键标识大小的选择，都要考虑用户的接受度，使之在浏览过程中获得愉悦的体验。

（三）强化创新意识，深化特色服务

内地高校档案网站大同小异，一级类目多由档案馆概况、新闻公告、工作动态、档案法规等几个栏目组成，无论网站页面设计，还是内容构成都多有雷同之处，千篇一律，缺乏独创性。而香港、台湾地区的高校档案网站设计极富创新意识，从网站建设到档案衍生产品的开发，都能根据自身资源发展特色，令人印象深刻。内地高校可以参考学习这种创新思维，针对自身特色开发利用档案资源，从而形成具有鲜明特色的档案网站。创新意识除了运用于网站建设，还可以用于设计档案纪念品以及档案文化产品。通过纪念品、文化产品的开发设计拓宽视野，进行跨单位、跨行业的合作，以达到增加档案馆黏性、宣传档案文化的目的，让档案工作焕发活力。

［1］国家档案局中央档案馆.国家档案局中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见［Z］.2005-02-21.

［2］国家档案局.档案馆工作通则［Z］.1983-04-26.

［3］李玉民.从2014年海峡两岸档案学术交流会看台湾档案信息化建设［J］.档案学研究，2014（5）：81-84.

G718.5

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1673-0046（2016）7-0102-03