计算机技术在固定资产管理中的具体应用

赵丽敏

（硅湖职业技术学院，江苏 昆山 215300）

1 引言

固定资产管理是企业正常运营、资金周转的重要措施，是企业内部管理工作的重点。固定资产管理工作贯穿于企业周期全过程，对固定资产管理工作要求全面和细致，管理工作也更为复杂。如管理内容包括资产名称、类别、设备编号、技术参数、日期等。因而管理工作对数据的准确性和精确性的要求极为严格[1]。而传统人工管理模式的弊端多，如工作效率低、资源消耗大、企业需要投入大量人力和物力才能做好管理工作。而且人工管理模式出现数据差错的几率高，增加管理工作难度[2]。而应用计算机技术不仅可以弥补传统人工管理效率低、成本高的弊端，还能方便资料查询及利用，满足人们对固定资产管理工作的需求。

2 传统固定资产管理弊端

固定资产管理包括对资产规划、选购、验收、安装、使用、维护、改造、报废管理，是对资产的全过程管理。固定资产类别多、使用频繁，固定资产管理工作复杂。传统管理模式下的固定资产管理存在以下几个问题。

2.1 管理具有盲目性，重复浪费问题突出

传统固定资产管理手段落后，高强度工作任务下出现差错的几率更高。差错容易导致对账困难、监管不力、资产利用率低等问题。同时固定资产管理人员多为兼职人员，多数人员缺少专业知识，进一步降低固定资产管理工作效率和质量[3]。另外，传统固定资产管理模式下，各个部门负责本部门固定资产管理，一些部门缺少集体观念，追求小而全和局部利益，盲目购置固定资产，导致固定资产重复购买。

2.2 固定资产管理制度不健全

固定资产管理分属多个部门职责，缺少统一领导部门。如财务部门负责管理固定资产账务，总务部门负责管理各个设备、物品。各部门分头管理导致无法形成统一的固定资产账目，各部门固定资产账簿信息与实际物质数量不一致。

2.3 固定资产核算方式不科学，账面价值严重失真

固定资产管理未引进计算机技术前，固定资产管理部门之间的信息共享程度低，管理部门获取资产信息的成本高。而对于固定资产核算，各部门未形成统一的核算方法及标准。对于固定资产折旧、维修及报废等管理，各部门缺乏统一的制度，导致固定资产管理账簿数据严重失真。

3 计算机在固定资产中的应用步骤

从传统管理方式向计算机管理转变需要依据一定步骤，有计划地使用计算机技术取代传统管理方式，逐步过渡。

3.1 确定固定资产分类方法

由于缺少统一的分类标准，传统管理方式主要沿用以往管理方式，资产管理工作较为混乱。第一，分属不同类资产。部分固定资产既属于生产设备范畴，又属于办公设备范畴，如打印机；第二，同类型资产分属不同类别。部分同一类资产被划分为不同类别资产，如显示器及荧光屏都属于显示类设备；第三，某类固定资产的组成被单独分类，如复印机内安装的网卡、分页器等均被单独分类管理。由于资产分类混乱，因而需要结合公司的实际情况，制定更为全面完善的分类标准和方法。一是，根据资产类别，划分资产大类；二是，根据资产使用部门，明确资产归口分级管理内容，明确各个部门的管理职责；三是，根据使用状态划分固定资产类别，如使用中固定资产、未使用固定资产、不需用固定资产等[4]。

3.2 清理固定资产

彻底清理固定资产包括核对固定资产的明细账、资产卡片，了解资产的属性和取向。实地盘点资产，明确资产数量、是否存在资产丢失和损毁等问题[5]。另外，还需要确定资产的技术状况及使用状况。实际工作中，单位变动、资产使用都可能导致资产增减，因而需要用足够的耐心和细心做好清理工作，认真核对账务、资产信息卡信息，确保账账、帐卡和账实相符。

3.3 做好固定资产清算准备工作

第一，建立固定资产套账数据系统。调用套账管理功能，建立多个套账。由于套账数据对安全性有一定要求，需要设计密码管理，有会计主管人员管理套账密码。进入套账管理系统后，输入账户名及密码即可管理界面，操作人员只需数据起始日期、操作人员编码、主管操作人员名称、密码、本位币名称及符号等，确定无误后即可建立固定资产套账。第二，建立操作系统。调取操作人员管理功能，进入操作人员管理信息界面，输入每个操作人员的信息，根据操作人员的职位、权力设置管理和操作权限。第三，输入各项固定资产的资料卡片。传统管理模式下，固定资产卡片可能存在信息混乱、卡片资料不全等问题，如同一批或同一类固定资产记录在同一卡片上，卡片资料缺少技术特征、编码、维护资料、预计使用年限等信息。针对以上问题，需要依据新分类标准重新对固定资产进行分类，补充缺失信息，统筹考虑原有分类编码及现有固定资产分类编码，并将机身编码作为固定资产编号，资产卡片只分属一个固定资产类别。建立卡片附属资产登记功能，记录固定资产附属设备和配件的信息。调用固定资产动态分类管理功能，根据资产变动输入相应的信息，例如资产增加或减少、资产报销等。

3.4 建立并启动固定资产账簿

输入固定资产卡片后，利用卡片编辑和检索功能统计固定资产，对各项固定资产进行汇总。汇总后将结果与固定资产账簿对比，结果无误后启动固定资产账簿。固定资产账簿不具备回档功能，只具备备份及自动恢复功能。因此，启动固定资产账簿前需要仔细核对并备份，以免账簿数据丢失。

3.5 进行日常管理

启动固定资产账簿，对固定资产数据变动进行日常管理。例如调取卡片编辑功能，输入当月固定资产变动情况，包括卡片是否新增或减少；调取卡片查询功能，查询卡片是否增减变动。调用固定资产折旧计算功能，查询成本分配表等等。

4 完善计算机技术在固定资产管理中应用

4.1 理顺及健全管理体制

第一，领导应重视固定资产管理工作，提高相关人员对固定资产管理的认识。应将网络化管理固定资产作为日常管理工作内容，设置管理目标，促使管理人员接受和配合相关部门的监督检查，确保固定资产的完整性。第二，建立独立的固定资产管理部门，强化管理机构的力量，制定固定资产管理责任制度，健全日常管理工作制度，规范固定资产管理工作。在建立管理部门方面，应在固定资产管理部门统一领导下，依据分级管原则强化固定资产管理机构，实行责任管理制度，将管理责任落实到个人。领导或高层作为固定资产管理工作的全面负责人，分管领导为主要责任人，部门责任人为直接责任人，明确各级责任人的权责范围，层层分解固定资产管理职责。

4.2 加强培养力度，提高管理人员水平

计算机技术用于固定资产管理后，资产管理工作模式发生变化，对管理人员的能力有新的要求。管理人员不仅需要具备专业的固定资产管理知识，还需要具备相应的计算机知识，适应信息时代发展要求。但是固定资产未使用计算机技术前，管理人员通常只具备固定资产管理专业知识，缺乏计算机基础知识。人员结构配备也较为薄弱，综合性人才多，专业性人才少。应用计算机技术后，人员能力缺陷凸显，导致固定资产管理水平不高。因此，需要结合固定资产管理需求，培养一批具备丰富的固定资产管理专业知识和计算机网络技术基础知识的高水平人才，组建高素质固定资产管理队伍。

4.3 清查固定资产，建立固定资产数据库

将计算机技术应用于固定资产管理初期，需要对现有固定资产进行清查，明确现有固定资产现状。而许多固定资产管理人员对清查工作不重视，且缺乏责任心，导致固定资产数据不明。资产初始数据是计算机管理固定资产的基础和依据，缺少初始数据无法开展网络化管理，也必将导致固定资产管理混乱。因此，需要详细、彻底地清算固定资产数量，在认真开展固定资产清算工作的基础上，按照网络化管理系统的要求和规范，建立信息系统数据库，记录和保存固定资产的信息，如存放地点、使用单位、使用人员等信息。

4.4 做好日常维护管理工作

计算机技术在固定资产管理中应用虽然可以提高固定资产管理水平，但是计算技术只能为固定资产管理提供管理系统，管理系统方便了管理人员与使用人员管理交流。要真正发挥计算机管理系统的优势和功能，更在于系统日常维护，为固定资产管理打下基础。因此应用计算机技术后，仍需要加强维护管理系统力度，投入足够的人力、财力和物力保证系统正常运行。虽然计算机用于固定资产管理的时间较短，但是计算机技术凭借其强大的优势，成为固定资产管理发展的必然趋势。同时，应用计算机技术也可能存在一些问题，需要管理人员根据问题不断改进、完善管理系统。

4.5 完善资产编码方式

固定资产编码分类是一项繁琐的工作，虽然工作难度低，但是工作量大，容易出现超重。由于固定资产分类编码缺少统一标准，管理人员发生变动后，不同管理人员可能使用不同标准对资产进行编码，导致固定资产编码混乱，给固定资产管理工作带来诸多不便。应用计算机技术后，可根据 《固定资产分类与代码》 标准及其编码规则自动编制固定资产代码。如若新增固定资产，只需根据系统提示标记资产的大类和子类，计算机系统可自动按成编码和记账程序。编码过程方便、快速，实用性强、应用范围广。

4.6 降低清查盘点工作量

固定资产管理中，计算机网络技术可以设定各项设备维护保养时间，系统根据设定制定自动提醒人员[6]。负责设备维护保养部门可以在系统总查询设备保养信息，方便维护人员有针对性地维护和检查设备情况。完成检查后，设备维护人员在手持式终端设备中输入维护信息，并上传至系统数据库内，做好相关记录。

4.7 减轻工作量

传统管理方式下，管理人员无法及时获取固定资产实时信息，更无法获取资产相关信息。而应用计算机技术后，固定资产管理系统方便管理人员及时做好新购入固定资产等级工作，并录入电子标签，方便管理人员对资产进行定期或不定期全面清查[7]。管理人员手持阅读器进入资产存放地点，阅读器识别编码信息即可获取资产的全部信息。阅读器还可以同时阅读多个资产编码，大大降低了清查工作量，缩短资产清查时间。由于手持式阅读器显示信息与固定资产一一对应，方便数字化管理固定资产，保证了清查结果的准确性和完整性，降低疏漏发生情况。使用固定资产管理系统后，清查工作可以和账务核对、编制报表等工作同步进行，大大提高了工作效率。资产管理部门还能根据清查结果准确判断真实资产情况额，或使用信息管理系统查询资产信息，方便管理者掌握不同类型资产，随时了解固定资产在各个部门的分配和使用情况，并以此为根据进行部门间配置或其他处理[8]。

5 结语

计算机技术管理固定资产改变了传统的手工记账模式，财务人员的劳动时间大大缩减，管理的效率提高。同时管理工作更加程序化，对规范化工作也有着极为重要的作用。财务人员在面对各种类型的资产统计表格时，也不需要在众多的账目中算来算去，只需要点击计算机中数据编辑或统计的功能，就可以很快地获得准确的数据，从而达到工作的要求。根据以上对计算机在固定资产管理的应用分析，以及其产生的作用，固定资产电算化必定会得到更为广泛的应用。