员工档案管理之我见

□ 文/王一淇

员工档案管理之我见

□ 文/王一淇

员工档案管理是企业诸多工作中的基本内容，从一定程度上体现了这个企业的管理水平。员工档案是员工学习、工作、参加保险等情况的原始记录，是员工接续社会保险、享受各项福利待遇的重要依据，涉及到每个员工的切身利益。同时，也是企业用工的依据之一。几十年来，员工档案管理在促进企业管理，提高企业竞争力，推动我国的经济建设和社会发展中起到了不可或缺的作用。但仍存在一些问题。

一是企业建档意识淡薄。个别民营企业、外资企业等，由于多种原因，没有建立员工档案，员工技术职称及技能无法确定，养老医疗等待遇无法享受，员工合法权益难以保障。

二是部分企业员工档案不齐全、不准确。如，档案记载的员工姓名与其身份证的姓名不一样、招工表填写的年龄与实际年龄不相符等。

三是部分企业员工档案管理混乱。由于企业减人，没有专职档案管理人员，致使员工档案遗漏遗失现象发生。

成因分析

首先，现行员工档案管理体制不能适应形势发展的需要。随着新兴经济成分组织出现，如民企、三资企业、乡镇企业、私营企业等，员工档案的管理权限不够明确。

其次，档案意识淡薄。企业及个人忽视员工档案的作用，员工档案保管条件太差，达不到安全保管要求。此外，有的员工档案管理人员业务不熟、责任意识不强。

解决方略

新时期，员工档案向社会的各个角落覆盖，诸如养老保险、失业保险等方面。对员工个人而言，人事档案管理部门可以据此为员工办理出国护照、港澳通行证的政审手续；提供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和社会保险；为员工代办申报职称；根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳员工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹；依据档案进行工资调整等。

员工档案在维护企业和员工合法权益方面，还将扮演重要角色和发挥重要作用。因此，要加强员工档案管理工作的宣传，使用人单位、员工档案管理机构以及员工个人充分认识员工档案的重要性，提高加强和规范员工档案管理的自觉性和责任感。

要完善法规体系，理顺管理体制。坚持与时俱进的原则，健全完善更加科学的企业员工档案管理制度，特别要建立健全员工档案的收集、归档、管理、转递、保密等一系列工作制度。进一步明确员工档案管理相关部门、人员的分工及职责。对不具备管理员工档案条件的企业和希望进行外包的企业，应委托人社系统中的相关部门代理。对员工档案转递的规定，有关部门应作出统一的明确要求，以避免各行其是。

对企业员工档案管理资质的界定，可以从企业员工档案管理工作本身寻找要件。笔者认为，基本的要件应有四个方面，专职人员、专门场所、管理制度、管理系统。每一个方面都应有最基本的要求。首先，要加强专职人员的培训，提高他们的责任意识和业务能力。其次，要加强档案管理硬件设施建设，专门场所，应达到库房面积、三室分离等基本要求的底线。杜绝把员工档案存放在木箱、纸箱或装进袋子、锁进柜子的现象发生，确保员工档案保管防盗、防火、防潮、防蛀，达到国家安全要求。

作者单位： 中国石油吉林石化公司精细化学品厂