新常态下不动产统一登记档案管理的思考

丽水市不动产登记中心 李 艳

新常态下不动产统一登记档案管理的思考

丽水市不动产登记中心 李 艳

国务院公布了《不动产登记暂行条例》（以下简称《条例》），对不动产登记机构、登记簿、登记程序、登记信息共享与保护等作出了详细规定，为不动产档案管理迎来改革创新的重要机遇。不动产登记档案是不动产统一登记工作不可或缺的重要部分，直接关系到登记工作能否顺利开展、登记信息能否方便查询、登记结果的社会公信力等问题。尤其是当前刚刚开始全面实行不动产统一登记工作，如何理顺机制，科学高效地管理好、利用好登记档案引起了人们的关注。

一、不动产登记档案的概念

根据《物权法》规定，不动产物权的设立、变更、转让和消灭，须经依法登记，发生效力。换言之，不动产权属必须以依法登记为有效前提。不动产登记机构将不动产权利归属和其他法定事项记载于不动产登记簿或信息管理系统，形成不动产登记档案，遂成为管理不动产的主要方法和核心业务。

不动产登记档案是指不动产登记部门在不动产权属调查、登记、转移、变更、注销、更正、异议、预告、查封等工作中具有保存价值的历史记录，主要记载形式为不动产登记簿，包含以各类相关纸质文字、图表描述、网络登记表为主的原始凭证材料。其内容形式包括文字、数据、图表、声像等；载体形式包括纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等；记录形式包括书写、印刷、感光记录、磁记录、光学电子记录等。

二、不动产登记档案的内容特点

不动产登记档案所记录反映的实质内容主要体现在两个方面：一是有关事实的客观描述，包括具体不动产的地理位置、质量优劣、面积规格等自然状况；二是有关权属的真实记录，包括特定不动产的所有权、限制物权以及权属变动等权利状况。

1.区域性与唯一性

不动产是指依自然性质或法律规定不可移动的财产，包括土地、房屋、草原、林地、海域等。不动产登记档案客观真实地记载了特定不动产物权的自然状况与权利归属状况，是不动产物权公示的主要证明文件。不动产位置的变化可能对它的价值产生很大的改变，为了体现不动产物权权属的唯一性原则，在一个特定区域内的不动产登记档案也必须具有唯一性的特点，只能由不动产登记机关统一形成、积累、保管和开展利用，具有区域的唯一性。

2.法定性与凭证性

不动产登记档案是由《条例》授权的不动产登记机构依法通过特别程序制作的有关不动产权属的档案文献。《物权法》明确不动产登记成立原则，各类不动产登记工作一般由县级以上行政主管部门统一负责指导、监督、管理。具体工作属行政管理事项，其登记结果记载于登记簿，原始凭证作为登记档案保存，所形成的不动产登记档案由通过法律的手段强制赋予其法律推定力和社会公信力。同时，不动产登记档案保存了不动产登记管理过程中形成的具有保存价值的原始凭证，反映了不动产在转移、抵押、变更过程中的权属来源和审核依据，具有重要的查考、凭证作用。

3.规范性与政策性

不动产登记档案是在不动产登记过程中形成的，随着不动产政策，税收政策的调整，登记业务在收件标准、办理流程上也会随之变化。因此，不动产登记档案在收集范围、归档操作、保存价值、查询利用依据等方面都会随着政策调整发生变化，具有较强的政策性。同时，不动产登记档案主要是以簿册的形式进行不动产物权登记的，具有严格统一的格式要求。因而，不动产登记档案的记录内容必须具体规范、翔实准确、逐一详列，杜绝含混不清现象的发生，避免因模糊遗漏而造成权属纠纷之类的隐患，以此从根本上保障不动产登记档案所应有的法律效力。

4.动态性与持久性

不动产登记档案记录不动产权利的设立、变更、转让、消灭等登记过程，在不动产物权频繁流转的当今社会，大多数不动产权属会经历转让、抵押、注销、继承、赠与等多种变化，不动产登记档案记录的信息也会不断更新，它的保存价值也随之变化，具有极强的动态性。但是，不动产登记档案又是国家长久留存的一种专门档案，其作用时效具有持久性。在社会物权流转频繁的今天，为了有效地保护交易的安全，解决交易人难以自行调查有关交易相对方的权利状况，只要不动产客观存在，围绕它的权属问题就需要得到确切的明证。

5.公开性与私密性

不动产登记档案的功能效力势必需要通过公示才能得以实现。记录内容的公开性，就是要求不动产登记档案所记载的内容必须向社会公开，允许当事人、利害关系人和相关部门进行查阅、复制等合理利用活动。但是，不动产登记过程中需采集权利人个人信息和企业经营行为等隐私信息，形成的档案中包含有个人身份证明、婚姻情况、诉讼、遗嘱、继承关系、抵押借贷关系等证明文件，其记载内容并不完全属政府信息，具有一定私密性。因此，查询利用和信息公开方式宜分类、分层次提供，并有所限制。相应的档案管理工作也应遵循有关保密要求，维护权利人合法权益。

三、加强不动产统一登记档案管理的建议与对策

不动产登记业务办结归档后，并不是登记工作的终结，而是进入了保管、利用的档案管理阶段，它是不动产登记工作的重要一环。不动产登记制度即是国家法律为了从根本上保障交易的安全而设置的，不动产登记档案是不动产登记制度的必然产物，承担着不可替代的作用。全省各地刚刚开始全面实行不动产统一登记工作，在新常态下强化不动产统一登记档案工作管理，显得尤为重要。

1.尽快出台《不动产登记档案管理办法》

现有不动产登记工作分属国土、房屋、农业等多个部门，各自遵从不同的登记办法，对所需提交的材料都进行了明确规定。但《条例》以及《实施细则》对不动产统一登记档案管理没有详细规定，需尽快出台管理办法。

2.建立健全不动产登记档案规范化管理

不动产登记档案不仅是工作的真实记录，还是业务办理的依据，在办理转移、抵押、限制等各类业务时均需先行查询原档。它不仅是物权登记公示的重要体现，还是权利人证明权益的法律凭证。而且在国土资源保护、权籍调查、住房保障、法院诉讼、国家税收、户籍管理、个人信用管理等方面均发挥着重要作用。在当前形势下，确保档案归类周全、稳妥、安全，建议成立档案质量管理领导小组，建立健全各项档案管理制度，专人负责，保质保量，维护不动产登记档案健康有序发展。

3.高度重视不动产统一登记档案的归档制度

不动产统一登记工作刚刚起步，各项制度正在立、改、废时期，不动产登记档案归档工作必须列入登记程序之中，其内容就应当特别注意对涉及不动产物权的所有事项均做出真实、详细、具体、明确的记载，并必须具有严格统一、规范适用的格式。在不动产登记档案要以簿册的形式逐一记录权利人的姓名或名称（如果是共有，则应明确各共有人之间的关系）；物权的类别；物权的内容与范围；物权设立、变更、转让、终止的原因、时间与期限；登记日期、登记责任人的签字、登记机关的用印、登记编号等。在此，还应当特别强调，对于上述记录内容，必须按照统一格式的规范要求，逐一逐项填写登记，绝不允许有随意变更、遗漏和含混不清的现象发生，让不动产登记档案在载体形式和记录内容上有鲜明特点，保持法律的严肃性和权威性。

4.妥善保管不动产统一登记档案的安全

不动产登记档案在保管保存上与其他的专门档案相比具独有特性。一方面是由于不动产登记档案必须与其所对应的不动产物权实体共存，其价值作用的实现更多地体现在其“长久性”，即一旦不动产登记档案所对应的不动产物权实体消亡，不动产登记档案的作用效力也将随之减弱甚至完全丧失；另一方面是由于不动产登记档案作为建立国家不动产登记制度的必然产物，目的是为了更好地保证交易安全。这就决定了不动产登记档案发挥作用效力具有“即时性”。从方便社会公众利用的角度出发，不动产登记档案要在不动产登记机构妥善保管保存，在更易于方便、及时地满足社会各方面对不动产登记档案的利用需求。

5.充分发挥不动产登记档案的利用效力

建立不动产登记制度的目的之一是要实现物权公示原则。通过不动产登记档案的准确记载，直接反映不动产权利的归属与变动，并向社会公开，以备社会公众了解、查询与利用。因而，不动产登记的结果——不动产登记档案，就应当允许社会的所有职能部门和社会公众根据自身的某种现实需要进行合理查询利用。按照《条例》以及《实施细则》的要求，建议尽快细化并出台《不动产登记查询办法》，尽量满足社会职能部门和社会公众对不动产登记档案信息的利用需求。努力做到充分发挥不动产登记档案的作用效力，为经济社会的发展与和谐社会的构建提供优质、完善、便捷、高效的档案信息服务。