地市级质检所质检档案管理的难点和对策探讨

钱 瑛

（南平市产品质量检验所，福建 南平 353000）



地市级质检所质检档案管理的难点和对策探讨

钱 瑛

（南平市产品质量检验所，福建 南平 353000）

文中基于提高地市级质检所质检档案管理水平的目的，明确了质检所档案管理的特点和主要要求，对其中的重点、难点问题进行梳理和分析，提出确保归档资料完整性、档案管理中如何兼顾保密要求和查询需求、尝试将信息化技术应用于档案管理、探索更好地利用档案资料实现其内在价值和增值等方面的对策，为更好地开展地市级质检所质检档案管理提供思路。

质检档案；管理；难点；对策

1　引言

作为为社会提供质量检验服务的综合性专业技术机构，地市级产品质量检验所已成为各级政府监管部门实施质量强市战略的重要技术依托部门，承担质量监督、委托检验任务。准确地完成检验形成具有法定效力的质检报告是质检所必须履行的关键职责。一份可靠的质检报告既能够较全面、客观地反映所检产品的质量状况，为社会提供证明数据，具有法律效力，同时也是对质检所的工作质量进行查考的凭证，而质检档案正是能提供这种检验质量可信赖程度的客观证明。通过对质检报告及相关资料的核查，能全面、真实地反映一个技术机构的整体发展状况和可信赖程度，了解其是否具备出具可信赖的客观结果数据的能力，这种能力对于支持政府主管部门日常监管、风险防范以及内外部的质量溯源等都是一种不可或缺的能力。近年来，伴随检验业务快速增长带来档案资料数量和品种的不断增加，如何在这种情形下持续做好质检档案管理，并利用档案资料带来增值［1］，是政府监管部门对质检机构实验室资质认定提出的要求［2，3］，也是对管理者提出的挑战。

2　质检报告档案的定义和范围

质检报告档案是产品质量检验所在实施产品质量检验过程中形成的，能直接反映检验质量和检验过程的证实性材料的汇总，归属科技档案范畴，包含科技档案固有属性，同时也包含“自然形成”“历史记录”“使用价值”等常规档案属性。［4］

具体而言，质检报告档案主要包括质量管理信息和检验过程信息两类：一类是主管部门文件及所内行政文件、质量管理体系文件、质量管理体系运行记录等文书性质的档案，另一类是指令性任务规范、抽样单、样品流转记录、检验过程数据记录、检验报告正文、产品标准文本、仪器设备资料等数据性质专业资料等。

3　地市级质检所质检档案的主要管理要求

3.1档案资料应完整、齐全，便于检索

档案管理从资料收集开始，就应确保归档保存的文件、资料无缺漏，建立编号索引，按一定规则分类保管，如按年度、按科室、按类别等，以满足便于检索的要求。

3.2确保档案资料的原始性

归档保存的资料应具有原始性，任何誊抄的资料均应一并保存被誊抄的原稿，确保资料的真实和可靠溯源。

3.3档案资料应保存合理的期限

保存期限应符合《档案法》、2015版《检验检测机构资质认定管理办法》以及产品质量检验所内部规定提出的特殊要求，如对于工业品、食品类指令性计划任务检验报告相关资料保存期应不短于十年，质量管理体系相关资料保存期不短于五年。

3.4档案资料保存环境应受控

档案室应能满足安全存放、不失密、不灭失的要求，如具备避光、防尘、除潮、防虫等条件，对以电子文档形式保存的资料，还需要采取相应技术手段防止其被非法复制或篡改，如采用光盘记录、记录加密、读取信息时身份验证等技术手段。

3.5档案资料的使用应在受控下进行

任何借阅、利用、销毁等需求均应按规则执行，履行相应手续，并签字确认。如，查阅时需登记，查阅的档案不得带出档案室；借阅仅限于复制品；保存期限到期需销毁的资料，需经相应程序确认、批准，并指派两人以上同时在场，通过粉碎或其他可靠方式实施销毁。

4　地市级质检所质检档案管理中的难点和对策

4.1避免发生档案资料不完整的情况

作为综合性检验服务技术机构，随着内部管理和外部主管部门监管要求的提升，所需归档保存的档案资料内涵和外延也在不断变化中，现已拓展到涵盖行政文件文书类、人事信息类、技术人员技术档案、检验报告及试验记录类、设备档案类、科研档案类、自动化设备运行生成的试验图谱类、电子文档类等大类，无论是类别还是总量上都较过去大为丰富。而在实际工作中，因档案管理人员认知水平的差异，人员流动以及相应规范性文件的滞后等原因，档案资料完整性不足情况时有发生。

对策：一方面，以人为本，通过岗前考核确认档案管理员的履职能力，通过在岗培训使其能持续保持相应的业务素质，具备档案管理业务技能，做到既熟悉《档案法》及其《实施办法》和《管理条例》，也熟悉质量管理体系提出的归档保存要求。 另一方面，通过完善规范性制度，明确岗位职责，将分散化的多头档案管理模式逐渐变更为集中管理模式，从质量管理体系入手，充分识别不同类别的档案的特殊要求，以《质量手册》《程序文件》《作业指导书》等为抓手形成系统化的管理网络，如《人员的档案管理程序》《原始记录的质量控制》《检验/测试数据的计算机管理》《记录和档案控制程序》《技术档案管理和保密的规定》《食品检验资料档案管理制度》等，规范化推进档案管理工作。

4.2为委托方保密，做好保密工作

当第三方对检验结果提出疑义，为申述方提供相应档案资料查询和试验现场溯源时，如何兼顾保密要求和查询需求需要斟酌。

对策：检验报告档案直接涉及企业和其他委托人的利益，甚至涉及到社会影响，因此做好保密工作至关重要。所有归档资料均应按单位质量管理体系所规定的借阅、查阅制度要求进行，相关内部行政性规章、《质量手册》《程序文件》等质量管理体系管理规则可提供无限制的开放性查询，检验报告档案和原始记录的查询仅限委托方、委托方授权代表或法律规定的相关权力部门，非授权人员不可查询、不可对查阅的检验报告档案和原始记录进行复印或拍照。

4.3信息化技术在档案管理中的应用

检验报告档案是检验机构的核心技术档案，其中汇集着大量的信息，随着时间的延续以及检验机构业务范围的扩展、多场所试验室的建立，档案数量呈几何级数增加，其管理工作日趋繁琐，重复劳动多，劳动强度不断增大，档案资料异地管理、查询、利用的需求日益强烈。

对策：通过档案管理电脑化，将电子计算机技术应用到档案管理中，发挥计算机的管理优势，减少简单重复的劳动，便利地开展文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，有助于大幅地提高工作效率，起到事半功倍的效果。以“互联网+”思维，通过建设本地电脑互联局域网和远程VPN组网形成互动平台，实现资源利用和共享。借助互联网络的支持不仅能使纸质档案的信息内容得到利用，还能够满足上级部门或第三方提出的新要求，从而将利用者的需求、查询技巧与计算机的大量存储、高速计算能力和资源共享有机地结合起来。实践中，南平市质检所通过远程组网、加密网络、检验信息管理系统软件，实现了实验室信息传递管理自动化，除实现检验报告的完整性、溯源性和可控性外，运用该系统利用查询模块可以实现资源共享和利用，如利用关键字检索、时段检索等手段，对样品基本信息、数量、来源、状态、交接、报告流程、检验进度和工作量等可进行综合掌控，并能够进行汇总统计、存储、共享、分析。信息一次录入可供多部门查询并利用，避免了多次录入，提高了工作效率，节约了管理成本，与检验报告相关档案信息得以畅通流动，很好地兼顾了查询、利用、保密等管理需求。

4.4提高档案资料利用能力

档案管理的根本目的在于利用，只有利用才能够更多地实现其内在价值。由于档案资料天然具备的内向和封闭的属性，加上缺少对其内在价值的认识和主动的开发利用，档案管理重保管、轻利用常成为一些单位的常态。

对策：主动挖掘档案附加价值、将档案资料转换为能共享的知识。如，在食品安全监管方面，通过对不同检验机构抽检结果进行汇总，对不同区域、不同时间周期的检验结果的进行分类对比、提炼和统计分析，找出趋势性、共性的特征，形成对某些品类产品进行风险评估的依据，能实现对被监测产品进行风险评估的监管需求，更好地开展食品安全风险预警。再如，通过汇集检验报告档案，从样品来源、检验任务数量变化趋势、不同时间段检验任务的频度等方面展开统计分析，能发现潜在检验需求，在基础数据方面为领导决策提供可靠的依据，发挥参谋助手的作用。又如，通过对检验原始记录的梳理，对不同产品相同或相似检验项目开展分类核查、分析，可将一个具体检验项目的操作过程标准化分解，以流水线操作的思维组合相似的重复性操作项目，进而在任务分派过程中合理分组、优化流程，形成一种基于数据的优化混流任务安排模式，实现在现有资源变化不大的情况下，对人员能力要求、检验周期、应对突发检验任务能力的兼顾。

5　结束语

通过对质检报告档案管理范围、主要管理要求的识别，对档案管理中的难点进行梳理并拟定相应对策，可为更好地开展地市级质检所档案管理提供思路，更有效的档案管理，有利于质检报告档案管理规范化、现代化，促进档案信息资源的开发与利用，满足档案信息“广、快、精、准”的利用需求，使质检报告档案更好地为质量技术监督工作服务，满足社会、政府对高质量检测服务的需求。

［1］王华玉.基于知识管理的企业档案信息化建设研究［D］.北京：北京交通大学，2009.

［2］ 国家认证认可监督管理委员会.实验室资质认定工作指南：实验室资质认定评审准则宣贯教材［M］.二版.北京：中国计量出版社，2007.

［3］中国国家认证认可监督管理委员会，国认实〔2015〕50号：检验检测机构资质认定评审准则［Z］.2015-07-29.

［4］王传宇.科技档案管理学（修订本）［M］.北京：中国人民大学出版社，1998.

Difficulties and Countermeasure Discussion of Municipal level Quality Inspection Files Management

QIAN Ying
（Nanping Inspection Institute for Product Quality， Nanping 353000， Fujian， China）

Based on improving the management of inspection files management of the quality inspection institutes at the municipal level ， in this paper， the characteristics and the main requirements of quality inspection files management are cleared， the difficulty of them generalized and analyzed， the integrity of archive data and balance on security and query in files management proposed. In order to providing ideas to the management of inspection files management of the quality inspection institutes at the municipal level ，trying to apply the information technology to files management and exploring better countermeasures to using files to realize its intrinsic value and increment are discussed.

Quality inspection files； Management； Difficulties； Countermeasures

2016-05-23

钱 瑛，女，南平市产品质量检验所，副所长，馆员