对原始地质资料立卷归档与汇交问题的研究

■ 梁其华

（河北省地质环境监测总站，石家庄 050021）

对原始地质资料立卷归档与汇交问题的研究

■ 梁其华

（河北省地质环境监测总站，石家庄 050021）

文章依据原始地质资料立卷归档规则和相关规范要求，从收集、整理、立卷、归档和汇交范围等方面阐述了实际工作中的一些经验和方法，分析指出了立卷归档中存在的主要问题和验收工作中发现的一些问题，提出强化原始地质资料归档管理对策：(1)严格执行原始地质资料验收制度，根据工作需要适时开展项目跟进，主动收集验收资料；(2)加强学习培训和交流活动；(3)要规范编写原始文件目录以便于查找和利用。

原始地质资料；立卷归档；验收；汇交

新中国成立以来，特别是中国地质调查局组织实施地质调查项目工作以来，国家投入了巨量资金，形成了大量的原始地质资料。它是地质勘查、科学研究工作中形成的第一手资料，规范整理和管理好原始地质资料，对指导今后地质工作和国民经济建设等都具有非常重要的意义。

依据《关于进一步加强原始地质资料管理的通知》（国土资厅发〔2012〕57号）和《中国地质调查局关于地质调查项目资料汇交相关补充要求的通知》（中地调函〔2013〕364号文），要求凡在中华人民共和国领域及管辖的其它海域，以及由国家财政出资在境外从事地质工作所形成的原始地质资料，均应进行资料汇交[1]。本文结合对《原始地质资料立卷归档规则》理解和十几年来对原始地质资料立卷、归档和汇交工作取的一些经验形成一些基本认识，与大家共同探讨。

1 原始地质资料概念和立卷标准

1.1 原始地质资料概念

原始地质资料是在进行地质工作时直接形成或采集的，反映地质现象或地质体的，以各种载体类型存在的原始记录、中间性解译资料、最终地质工作成果原稿等资料。

1.2 原始地质资料立卷标准

原地质矿产部1964年颁发《地质档案原本立卷归档的具体办法》（地质部〔64〕地资字第2号通知）是最早正式执行的立卷归档标准。

《原始地质资料立卷归档规则》（以下简称《立卷规则》）[2]由国家档案局于2008年6月20日发布，于2008年9月1日正式实施，旧标准废止。

《立卷规则》作为中华人民共和国档案行业标准对旧标准作了修正和补充，简化了归档类别，规范了归档范围和分类标准，推进了原始地质资料立卷归档的标准化、规范化和现代化管理进程。

2 原始地质资料的归档、汇交范围和基本要求

2.1 归档范围

(1)每个地质项目工作从立项开始形成的立项材料，到任务书下达、设计书编写及设计评审文件、野外测绘、地质观察、勘探、仪器记录、采样化验、室内综合研究、编写成果报告及成果审查、评审文件等各阶段所形成的资料都属归档内容。

(2)中途停止或阶段性完成的地质工作，也应按标准要求立卷归档，并在备考表中注明工作中断的原因和原始地质资料可供利用的程度。

(3)合作开展的地质工作，由主要承担方（或合同约定一方）负责该地质工作原始地质资料的立卷归档。协作方应将需归档的原始地质资料送交归档责任方归档，以保持其完整性。

(4)收集的地质资料已为地质工作所利用，并转化为该地质工作原始地质资料的，应立卷归档。

2.2 汇交范围

(1)自2013年1月1日起评审的地质成果报告，在向全国各级资料馆汇交电子文档同时，汇交原始资料电子复制件，原始资料和成果资料可一起组织进行汇交，原始资料底类部分作为成果资料汇交，不再重复汇交原始地质资料[3]。

(2)中国地质调查局下达的地质项目原始资料汇交内容根据审查意见书中的要求进行汇交。

(3)其他项目可按照《地质资料管理条例实施办法》附件2《原始地质资料汇交细目》的规定进行汇交。

2.3 归档质量标准和评审等级

地资〔1989〕18号通知印发的《原本地质档案验收办法（试行）》规定[3]：归档的原始地质资料质量要全面符合部颁地质工作的有关规定、规范和原本地质档案立卷归档办法。质量要求概括为：完整、准确、系统、规格、清晰、载质、整饰七个方面。质量等级分为：优秀、良好、合格、不合格。

2.4 立卷归档基本要求

(1)完整性：归档的原始地质资料要齐全成套，每件内容要素构成应完整，责任签署完备，应反映一项地质工作的全过程。

(2)纸张规格要求：报告正文、附件一般采用国际标准A4幅面纸，附图册和附表册可采用A4、A3幅面纸，大幅图件应按国际标准A4折叠成手风琴式，图面朝里，责任栏（图签）朝外。

(3)封面要求：成册的原始地质资料应有封面、扉页、目录页及页码等，扉页应包含题名、责任人及完成时间等。

(4)图类：图件的右下角应有图签，图签内容包括题名、图号、顺序号、责任人、完成时间等。多拼的图件，应在第一张左上角有接幅图，最后一张图的右下角应有图签，其余各张图可仅附图名、图号及顺序号；顺序号应按从左到右、从上到下的顺序排列。

(5)照片：立卷归档的照片应有文字说明。

(6)载体、整饰：野外记录应选用利于长期保存的优质纸张书写，不应使用圆珠笔、彩色笔等易褪笔迹的材料书写。

3 原始地质资料立卷归档步骤

3.1 资料收集时间

在提交地质成果报告评审之前，项目组技术人员将项目所有应归档的技术文件材料收集齐全，并指定立卷人负责立卷归档工作。立卷人也可在项目启动时就开始收集、整理和保管原始资料，这样有利于项目进行中资料的形成、积累齐全性和完整性，并对项目后期资料立卷归档打好基础工作。

3.2 分类整理

首先由立卷人将收集到的原始地质资料按照立卷归档“整饰” 要求进行整理；成册的资料去除金属、塑料装订物，用线装订好，制作统一的归档封面裱贴好；图件按要求折叠好，再按照《立卷规则》要求将资料归入相应“底/D、测/C、观/G、探/T、样/Y、试/S、录/L、像/X、综/Z、文/W ” 十个类别中，并依照自然形成规律或内在联系，按形成时间先后顺序进行整理，先主要后次要，排序一般为先文字，后附表、附件、附图。本着有利于保管和便于提供利用为目的。

3.3 资料编号

案卷内的原始地质资料以件为单位编制档号。

档号结构：档号内案卷号+卷内类别代号+件号组成。

案卷号：立卷归档时由地质档案部门赋予案卷的代码。

类别号：用汉字或字母的类别代号表示。

件号：类内以件为单位，从1开始编流水号，一件一号，采用4位阿拉伯数字表示，不足4位的前面填充“0”。

每一案卷应建立卷内文件目录及备考表。卷内文件目录包括卷内目录封面、目录索引表、文件目录和电子文件使用说明书等。

(1)地质档案文件目录封面左上角为档案号，向资料馆(室)索取。

(2)文件目录填写次序从“底”类开始，依类逐件进行；顺序号即所有立卷资料的大流水号；件号即以各类为单位的小流水号，每类件号从0001开始；各类别按件依次填写文件题名、数量、密级、载体形式、盒(袋)号、电磁载体编号、电子文件字节数等栏目。

3.5 电子文件的整理

(1)文件目录中凡是“载体形式”中有电子文件的都要制作电子文档，其中一级目录为“案卷号”，二级目录为“类别代字”和“地质档案文件目录”，三级目录为各类别中所有的电子文件，其每个文件夹命名为“案卷号+类别代码+件号”。电子文件归档组织示例如图1所示。

(2)电子文件所提供的信息应齐全、完整、准确，如同时有纸介质，必须与纸介质对应一致。

选取高硫铝土矿试样，参照GB/T 2007.1—1987、GB/T 2007.2—1987制样，过75μm(200目)筛网，并在(110±5)℃烘箱内烘约2h，置于干燥器内，冷却，备用。

(3)光盘要制作标签，内容有密级、保管期限、案卷号、载体号、题名、形成时间等。

3.6 密级确定

根据“关于印发《涉密地质资料管理细则》的通知（国土资发〔2008〕69号）”的规定，汇交的地质资料，由汇交人立卷时根据《涉密地质资料管理细则》的规定，对所汇交的地质资料提出定密建议，然后由所在单位保密委员会会同涉密资料管理人员对汇交人提出的定密建议进行复核，并确定密级。资料管理人员接收归档后在具体资料和装具上进行相应密级标注。

图1 电子文件归档组织示例框图

4 原始地质资料验收工作

验收工作是基层资料管理部门的职责，通过验收可指导、协助提高原始地质资料归档质量。原始地质资料立卷归档、验收和汇交流程见图2。

4.1 主要验收内容

(1)原始地质资料的内容是否符合标准规定(幅面、格式、名称、编号、责任签署等)。

(2)原始地质资料的编号方法和图件的绘制是否符合标准规定。

(3)原始地质资料中的名词、术语、线条、图例、符号等是否符合标准规定。

(4)图件材料的标题内容和填写方法是否符合标准规定。

(5)形成的原始地质资料是否齐全、系统、准确等。对照项目的任务书和合同书所要求的工作量进行验收[4]。

(6)每一个电子文件认真进行病毒查杀，保证拷贝的电子文档不带病毒。

4.2 质量验收

立卷人将编制好的“地质档案文件目录”及全部归档资料交由负责原始资料归档的管理人员依照《立卷规则》和归档质量7个方面要求逐件进行检查验收，对不符合归档质量或收集不齐全等问题退还给立卷人，并说明修改补充要求，限期修改、补充完善。立卷人在限期内将退回的技术文件材料进行修改、补充。

4.3 复查移交

资料管理人员对修改补充完毕的地质资料进行质量复查，检查提出的问题是否已解决，若仍有问题则再次退给立卷人，直至符合归档要求为止。最后在移交清单上由移交人、验收人和资料部门负责人分别签字，并签发《原始地质资料归档合格凭证》，至此，一个项目的立卷归档工作就全部完成。然后按汇交目录要求开始电子文档数字化后进行汇交。

图2 原始地质资料立卷归档、验收和汇交流程图

5 原始地质资料立卷归档管理中存在的主要问题

5.1 立卷归档中存在的问题

(1)财政项目与市场项目重视度不同。原始地质资料按项目来源一般可分为：国家财政出资项目、省财政出资项目和商业性地勘项目等。其中，财政项目地质单位一直以来对原始资料的重视程度较高，归档较为规范。而市场性的地质项目原始地质资料重视程度低，资料归档较少或不归档。

(2)立卷人员安排不到位。在实际立卷工作中：一是各项目组立卷人不固定；二是因项目技术人员穿插参加多个项目工作，所以立卷工作滞后不能及时整理立卷；三是由刚参加工作或非专业技术人员来完成立卷归档任务，他们基本没有立卷经历和工作经验，虽经反复讲解、指导，仍然是一知半解，所以给归档与汇交工作带来了一定的困难。

5.2 验收工作中发现的问题

(1)归档原始地质资料完整度低。归档资料常常遗漏数据库、遥感、探槽类和研究收集等地质资料，具体原因如下：①有些单位为了节约成本，在工作过程中简化工作步骤，对任务书中所要求的工作量少做或没做，该有的原始资料没有形成；②由于有些项目工作时间跨度大，周期长，等到汇交时很多原始地质资料已不完整或破损；③一些技术人员在科技、生产活动中往往不重视原始地质资料的积累，造成归档材料残缺不齐；④多拼图件无接幅图及每张拼图无编图号和顺序号，破损的图件没修复和裱糊等。

(2)责任签署不完备。成册（本）的原始地质资料扉页无编写单位、责任人、完成时间和目录页等；野外照片、野外记录簿、收集材料和立项材料等常遗漏责任人签署。

(3)原始档案文件目录编写不规范。一是地质资料文件题名简写或与文件封面名称不一致；二是每件资料不填写密级、电磁载体编号和字节数；三是对立卷归档存在遗留问题无文字说明。

(4)归类不准确。常归错底字类、观字类和文字类的内容。如：把野外调查类资料、野外调查手图和立项设计归到底字类，而把项目任务书中要求提交的成果附件、附图和附表等归到观字类等。

6 强化原始地质资料归档管理的对策和措施

6.1 严格执行原始地质资料验收制度

严格贯彻执行国土资源部办公厅发〔2012〕57号文的精神，落实原始地质资料验收工作，不以项目大小、项目来源区别对待原始地质资料归档与汇交工作。对每个项目进行归档的原始资料都要达到七个方面质量要求。

6.2 加强学习培训和交流活动

(1)地质资料管理人员不仅要掌握档案学管理知识，更要加强学习地、物、化、遥等专业地学知识。

(2)组织《立卷规则》学习培训。《立卷规则》为原始地质资料立卷归档与汇交提供了可靠依据，只有全面掌握了《立卷规则》的分类原则和具体要求，才能更准确地对原始地质资料进行分类和完整归档，确保原始地质资料的汇交和利用。

(3)地质资料主管部门要加强与项目组联系，多开展调研、交流、展评等类型活动，从而达到相互借鉴、取长补短、共同提高的目的。

6.3 规范编制原始文件目录

原始档案文件目录就像指路路标，它能指引我们快速、准确地找到想要的信息资料。因此，编写《地质档案文件目录》中的文件题名、密级、电磁载体编号和字节数等信息时要准确、齐全，不能过于简单和遗漏，应根据工作中记录内容编写全称题名和填写全部信息，便于今后查找和利用。

6.4 适时开展项目跟进

原始地质资料归档验收过程是对项目开展全过程的一次再检验。为保证原始地质资料验收工作的准确、合理，地质资料管理人员应适时跟进项目，熟悉流程，变被动收、整资料为主动验收资料，以保证原始地质资料立卷工作全面、合理，保质保量的完成汇交任务。

[1]国土资源部．关于进一步加强原始地质资料管理的通知(国土资厅发[2012]57号)[Z]．北京：国土资源部, 2012．

[2]DA/T41-2008．《原始地质资料立卷归档规则》[S]．

[3]地质矿产部．《原本地质档案验收办法(试行)》(地质矿产部全国地质资料局地资[1989]18号),《地质资料管理工作手册》[M]．北京,地质出版社,1989．

[4]董尧鸿．从原始地质资料的利用论其立卷归档的重要性[C]//第七届全国地质档案资料学术研讨会文集．北京：地质出版社,2010．

[5]中国地质调查局．中国地质调查局关于地质调查项目资料汇交相关补充要求的通知(中地调函[2013]364号)[Z]．北京：中国地质调查局,2013．

[6]国土资源部．国土资源部办公厅关于实施《原始地质资料立卷归档规则》的通知(国土资厅发[2008]98号)[Z]．北京：国土资源部,2008．

[7]张慧敏．对《原始地质资料立卷归档规则》的探讨[C]//第七届全国地质档案资料学术研讨会文集．北京：地质出版社,2010．

[8]张梅芬．浅谈《原始地质资料立卷归档规则》中的立卷要求[J]．档案,2009(4)：50-51．

Research on the Issues with Regard to Filing and Collecting of Original Geological Data

LIANG Qihua
(Hebei Provincial Geological Environmental Monitoring Station, Shijiazhuang 050021, China)

In this paper, the author has introduced some experiences and methods regarding gathering, sorting, fling and archiving, as well as the range of collection of original geological data according to the rules of fling and correlative criterion. In view of some problems occurred in the work of fling and acceptance, the author offers some measures for enhancing archiving administration concerning original geological data. These measures include: frstly, strictly implementing a system to check the original geological data, timely carrying out project follow up, and collecting the documents of acceptance in an active manner; secondly,stepping up our training, learning and exchanging efforts; thirdly, compiling original fles directory according to standard norm so as to fnd and use them easily.

original geological data; fling; checking and acceptance; collection

F407.1；F062.1

A

1672-6995（2016）03-0050-05

2015-12-15；

2016-01-11

梁其华（1966-），女，河北省灵寿县人，河北省地质环境监测总站副研究馆员，工学学士，主要从事地质科技档案研究和管理工作。