基于办公自动化环境下医院档案管理分析

吴其彦吉林省通化市结核病防治所，吉林通化　134001



基于办公自动化环境下医院档案管理分析

吴其彦
吉林省通化市结核病防治所，吉林通化134001

[摘要]现如今，信息技术得到了全面的革新，为各个领域带来了技术支持，并取得了卓越的成效，应用价值与应用前景不可估量。在信息技术的支持下，实现了医院办公的自动化，在档案管理方面具有诸多的优势，可提供庞大的数据库，并及时对信息进行收集、整合与分析，可大大提高档案管理水平，提高信息与数据处理能力，利于医院日常档案管理工作的高效开展。为此，该文就基于办公自动化环境下医院档案管理进行了分析与探究。

[关键词]办公自动化；医院；档案管理

医院是庞大的系统性的工程，涉及到的内容相对复杂，在运营与管理的过程中会产生大量的档案资料，如临床病例、临床治疗方案、医疗器械等相关档案资料，主要表现为书面文字、影像资料、图片、音频文件、X光片等，都是档案管理的重要内容。信息技术的出现，在医院档案管理方面实现了办公自动化，借助先进的信息技术可实现档案资料的快速、高效的管理，管理质量大大提升，是现代医院管理工作不断革新的重要体现。

1　办公自动化环境下医院档案管理的特点分析

1.1办公自动化的概念表述

办公自动化主要是以办公为重要背景条件，借助计算机技术、网络平台等先进的技术条件来丰富与完善现代化的办公模式，能及时对医院档案信息进行高效的收集、整理、分析与管理，选择先进的电子平台对重要的档案资料进行存储与规范，将这些资料进行归档处理，为后续医疗事业的开展提供重要保障。在先进的信息技术与科学技术下，医院档案管理工作变得愈发高效，能实现重要信息的传输、自动发送与共享[1]，将整个信息流通的速度予以提升，可大大增强信息的真实性与安全性。

2　办公自动化环境下医院档案管理的特点

2.1效率高

新时期，办公自动化已经被诸多企事业单位、组织机构等予以采用，当然，医院也不例外。医院传统的档案管理工作都是通过档案管理人员人工收集纸质材料、信息等，档案的分类、归档与整理工作量大[2]，档案管理效率低，无法达到理想的管理效果。在医院中设置了多个科室，每个部门的功能与作用不同，所产生的档案资料内容也是多种多样，呈现形式多元化。例如，在医院的日常运行过程中，会产生一系列人力资源、病历、文书、医疗档案以及器材设备相关的材料内容，其关系着医院的整个运行体系，做好相关信息的有效处理与归整，可大大提升信息检索质量与归档速度，提高档案管理质量。

2.2存储安全

在医院传统的档案管理工作中，很多档案有一定的寿命，纸质档案若长时间放置，档案资料的质量还会受到影响，纸质档案的字迹会变得更加模糊，一些影像资料的画质会受到严重影响，存储质量大大降低。然而，办公自动化的实现，使得档案存储工作变得更为简单，能将实际的档案资料转化为电子版本，实现档案的信息化管理，既可节约大量的时间，还能节省档案存放的空间，只需一个电脑芯片即可实现对全部资料的存储，管理工作开展更为简单、方便。在纸质档案管理的过程中，实际的档案资料会受到温度、湿度以及气候等要素会对档案管理工作带来一系列的问题[3]。办公自动化的实现，能使用很小的空间即可存储大量的信息，能大大延长档案的存储寿命。

2.3资源共享

在办公自动化环境下，医院档案管理工作变得更为完善，档案管理更为便捷，资源共享成为可能，借助微信、QQ、微博等实时聊天软件即可实现档案信息的有效传输，使得医院在档案管理上更具规范性与技术性含量，大大提高了档案管理的效率。档案管理信息化系统的构建，工作人员运用短短的几秒即可查找到目标文件，采用文件检索软件对重要的资源、信息进行实时的共享[4]，强化资源共享成为当前的重要工作。档案资料的共享，不受时间与空间的限制，转变了传统档案管理中需要人为查找的运行模式，节省了大量的人力与时间。

3　办公自动化环境下医院档案管理的价值分析

医院档案管理工作相对复杂，其中涉及到的内容相对繁杂，各个科室都会产生大量的资料，再加之医院自身运行过程中会涉及到人力资源要素、设备管理要素等[5]，都是档案管理亟待完善的重要内容。若使用传统的档案管理模式，无法达到理想的档案管理效果。实现档案管理的信息化，能缓解医院在档案管理方面所存在的负担与压力，强化办公自动化的实施是当前面临的重要工作。在办公自动化的环境下，医院档案管理工作变得更为高效，由传统的纸质档案、影像资料档案、录音带等档案形式全部转变为电子版本的档案资料，一旦需要相关的档案资料，只需键入相关的关键词、代表编号等即可获得目标性文件，可大大提高档案的管理质量与效果。办公自动化的实现，是医院档案管理的必然要求，也是时代发展的趋势，实现了对信息技术的高效利用。

4　医院档案管理的现状分析

4.1档案管理人员素质缺乏

通过对医院档案管理现状的有效分析，档案管理工作的有效实施，档案管理人员在其中扮演着重要的角色，管理人员的存在价值是不容忽视的[6]。然而，当前医院的档案管理人员专业素质缺失，为了减少在人力资源上的支出，会选择非专业类或兼职类人员来进行档案管理工作。且医院相关领导认为档案管理工作很简单，不需要过高的技术含量，对档案管理工作的重视程度不高，是当前面临的重要问题，此外，在办公自动化条件下，要求档案管理人员在具备档案管理专业知识的同时，还要具备熟练的计算机操作能力，是实现档案管理信息化的重要前提。

4.2档案管理相对混乱

就目前医院档案管理的现状，由于医院系统相对复杂，使得在档案管理方面存在着混乱的状态。在档案管理室中，由于资料数量大、类型多，管理起来难度大，各个科室、环节的档案资料混杂，查询资料时会耗费大量的时间与精力，使得档案管理的效果不尽人意，档案管理水平下降，严重制约医院的管理工作。面对以上问题，必须及时对档案管理的现状予以改善，进而提高档案管理水平。

4.3档案信息化管理程度低

新时期，办公自动化的出现，实现了档案管理的信息化，但是，由于部分医院的发展水平不高，其对档案信息化的认知度不强[7]，同时缺乏足够的信息化管理与处理设备，办公自动化并未达到理想的效果，档案信息化管理水平下降，档案管理的信息化建设形同虚设，无法达到理想的效果，是制约档案信息化管理的重要因素。

5　基于办公自动化环境下医院档案管理的相关对策分析

5.1提高档案管理人员的综合素养

在办公自动化状态下，应迎合办公自动化的基本要求，强化档案管理人员综合素质的提升是重要前提。由于医院档案管理工作相对复杂，其涉及的内容相对较多且繁杂，大大影响档案管理水平与质量的发挥。为此，应及时提高档案管理人员的综合素质，增强档案管理人员的档案管理意识，意识到档案管理工作开展的实效性与规范性，制定更为科学、有效的档案管理体系，是当前面临的重要问题。在档案管理人员选择上应慎重，严格规范与要求档案管理人员的专业素质外，还能熟练掌握计算机操作水平，实现档案管理的高效性。医院应重视档案管理工作的实施，禁止选择兼任、轮流值班的模式，打造档案管理的专业团队，以更好地应对当前档案管理工作。应办公自动化的要求，医院必须对档案管理的人才队伍与配备模式予以完善，及时提高档案管理人员的管理水平，实现管理人员职业素质的全面提升，进而实现档案管理水平的全面提升。此外，医院在前期聘请档案管理人员时，必须对管理人员的专业能力予以严格筛选，必须通过重重考核才能从中选择出更为优质的档案管理型人才，并定期开展档案管理实训工作，以提高档案管理人员的素质。

5.2强化档案信息化设备体系构建

在办公自动化的环境下，档案信息化建设是时代发展的要求，将信息技术应用到档案管理之中是正确选择。为了更好地支持办公自动化的实施，发挥其在档案信息化建设中的价值与作用，强化档案信息化管理设备的补充是关键，是当前档案管理的重要前提。打造办公自动化与档案管理的一体化，办公文件的产生可直接输入到后台的档案管理系统中，不会出现档案文件遗漏或忘记统计的情况，自动化系统会对重要的档案资料进行识别，并将档案信息资源及时共享到档案管理部门，由专职的档案管理人员负责接受与管理，强化档案管理工程成为当前的重要工作。因此，医院应在办公自动化设备上提供足够的资金支持，为档案管理工作的开展提供重要的技术支撑与条件支撑[8]。一般情况下，医院的档案资料都相对珍贵，档案未来的应用价值很高，都是医院经过多年的发展所积累下来的科研成果与医疗成就，对医院未来的发展具有积极影响。

此外，办公自动化设备的应用，安全性是医院管理部门最为关注的话题，关乎着医院发展的重要机密。为了保证档案管理系统的安全性与稳定性，应注重办公自动化的有效实施，强化档案管理信息化系统的安全性，及时对软件予以升级，并聘请专业的计算机专业人士做好办公自动化设备的日常维护与管理工作，禁止出现档案信息资料信息泄露的情况。

5.3建立严格的档案管理制度

档案管理是医院管理工作的重要内容，其中涉及到医院多年来经营与发展的重要信息，是医院发展史的重要见证，强化档案管理工作变得更具必要性。为了严格约束档案管理工作的高效开展，应运用严格的档案管理制度予以约束，强化档案管理的权责问题，使得档案管理工作变得有章可循，打造统一化、标准化的档案管理制度，以应对医院档案管理上出现的各项难题。办公自动化的实施，应注重档案管理工作开展的适时性、方便性以及快捷性，在运用信息化系统开展档案管理的过程中，要注重业务流程、技术操作的规范性，做好文件的处理、归档与编号工作，利用制来制定统一的格式与标准，以保证对档案资料的高效归档与管理。一旦在档案管理过程中出现资料整理错乱或档案缺失的问题，应及时追究相关人员的责任，强化档案管理工作的实施是重要前提。

5　结语

综上所述，在办公自动化背景下，医院档案管理工作变得更为重要，档案管理效率得到明显提升，通过办公自动化能将实际的档案资料转化为电子版本，以电子数据的方式存储到的电子盘中，为了保证档案资料的安全性与完整性，还要做好及时备份工作。同时，借助计算机技术，可对目标性档案信息进行快速搜索，只需键入相关的关键词，即可在几秒内获取目标文件。可见，办公自动化背景下，医院的档案管理工作变得更为高效、简易。

[参考文献]

[1]万秀华.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].临床医药文献电子杂志,2014（3）:420，423.

[2]梁惠志.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].办公室业务,2014（23）:190.

[3]汪亚琼.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].办公室业务,2015（2）:74.

[4]薛理花.基于办公自动化环境的医院档案管理探析[J].商, 2015（25）:36，79.

[5]王锦辉.办公自动化环境下医院档案管理工作探究[J].临床医药文献电子杂志,2015（28）:5948-5949.

[6]李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘,2015（78）:174，178.

[7]杨永丽.刍议办公自动化环境下医院档案管理工作[J].才智,2015（32）:259.

[8]张文辉.基于办公自动化环境下的医院档案管理研究[J].科学中国人,2015（35）:97.

[中图分类号]R197

[文献标识码]A

[文章编号]1672-5654（2016）03（c）-0159-03

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.09.159

收稿日期：（2015-12-26）

[作者简介]吴其彦（1975.10-），女，吉林抚松人，大专，会计学专业，中级，主要从事档案管理工作。

Analysis of Hospital Archives Management Based on Office Automation

WU Qi-yan
TB Control Institute of Tonghua City,Jilin Province,Tonghua,Jilin Province,134001 China

[Abstract]Nowadays,the information technology has comprehensive innovation,bring technical support for various fields, and has made remarkable achievements,application value and application prospect is inestimable.Under the support of information technology,the realization of the hospital office automation,has many advantages in the archives management, providing a huge database,and timely collection,integration and analysis of information,can greatly improve the level of archives management,improving information and data processing ability,conducive to the efficient conduct of the daily file management in the hospital.Therefore,the hospital archives management office automation based on the environment is analyzed and explored.

[Key words]Office automation;Hospital;Archives management