规范医院工程档案管理的思路与做法

陈泊羽红河哈尼族彝族自治州第一人民医院档案办公室，云南蒙自　661199



规范医院工程档案管理的思路与做法

陈泊羽
红河哈尼族彝族自治州第一人民医院档案办公室，云南蒙自661199

［摘要］医院工程档案是医院档案的宝贵财富，是医院建设项目的历史记录，是医院后期再建、管理、维修的重要参考依据，是医院进行宣传教育的生动资料。规范医院工程档案的管理，推动医院工程档案管理新模式，充分发挥工程档案在医院发展中的黄金价值，对深化公立医院改革试点工作尤为重要，值得我们每一位医院档案工作人员深入思考。鉴于此，下文将立足该院迁建工程中的实际情况，阐述医院工程档案管理工作的具体思路与做法。

［关键词］工程档案；医院档案；医院管理；医院发展

信息时代高速发展，档案管理紧跟步伐，大力挖掘档案价值，使之更好地为时代发展服务，是当下档案管理的主要任务之一。近年来，随着市场经济的发展，随着我院医疗质量和服务质量逐年提高，医疗技术不断发展的新形势下。扩大医院规模，加强医院重点项目建设，成为我院发展的主旋律。而医院工程档案是建设工程的历史记录，是联系过去、现在、未来的信息纽带，它承载着医院建设的发展轨迹、规律和历史，能为医院今后的规划、建设、管理工作提供有效的凭证和依据，为医院可持续发展提供更好的优质服务。

1　充分认识工程档案在医院发展中重要性

红河州第一人民医院始建于1950年2月，是一所有六十多年的悠久历史，集医疗、教学、科研、预防、康复、急救为一体的三级乙等综合性医院，担负着全州十三个县（市）及周边地区人民的防病、治病重任。为了实现云南跨越式发展，面向东南亚的战略部署，滇南中心综合医院暨红河州第一人民医院整体迁建项目，经云南省卫生计生委批准，在红河州第一人民医院的基础上，实行一个医院两个名称，即云南省滇南中心医院（红河州第一人民医院），工程自2014年6月奠基动工，预计主体工程将于2016年4月完成封顶，2017年8月搬迁运营，建筑面积37万平方米左右，总床位数2000张。对此医院领导借助此次迁建之机，推动医院工程档案管理工作更上一个新台阶，立足从根本上转变我院长期以来普遍存在的对工程档案管理意识淡薄，归档意识和建档意识不强、档案基础设施配备不到位等情况，加大对工程档案管理工作的宣传力度，提高全院职工对工程档案管理意识，推动医院工程档案管理工作更上一个新台阶。

一是医院领导高度重视档案管理工作，在迁建奠基动工前就根据建设工程实施情况，及时召开医院党委会，成立迁建医院工程档案管理领导小组，并在迁建工程指挥部下设立医院迁建工程综合档案室，设有工程档案专用库房，配有标准铁皮档案柜等。

二是结合医院实际情况以及今后发展趋势，组建工程档案管理人员。首先，合理科学地配备专职管理人员，负责工程档案具体管理工作，建立相应的工程档案网络管理机制；其次，在医院迁建工程各部门中，指定管理综合技能较高、职业责任感较强工作人员作为兼职的部门工程档案管理人员，以此不断提升我院工程档案管理者的综合素质，同时也在此基础上使我院工程档案管理整体水平得到一定程度上的提高，把工程档案工作与工程进度同步抓，医院发展建设同步进行。

三是加强工程档案管理人员的业务知识培训以及教育的力度。首先，通过不同形式与途径选送工程档案管理骨干人员外出参加学习培训，形成“以点带面，点面结合”的方式辐射学习；其次，加强工程档案管理人员继续教育培训学习及跟班学习，边干边学的形式，把理论与实践有机结合起来，即可提高理论水平，又快速增强兼职人员的实际动手工作能力，将该学习培训内容纳入个人考核机制和激励机制中去，进一步提高工程档案管理人员的整体素质，提升档案管理工作水平。

四是加大工程档案管理工作的宣传力度，通过多种方式和渠道，强化全院职工的工程档案意识。首先，从思想入手转变思想观念，组织全院职工参加《档案法》及有关重点建设项目的法律法规学习，让全院职工认识到工程档案工作给医院未来发展带来的效益；其次，分批分次组织医院各科室部分人员到迁建工程指挥部，观看医院迁建方案及设计，听取工程进展情况汇报，了解工程档案工作流程，以此增强对迁建医院工作的认识，对工程档案管理工作的认识，提高工程档案在医院管理中的地位和作用，促进工程档案建设健康发展。

2　求真务实地做好医院工程档案管理工作

医院建设工程档案是医院发展的见证，记载了迁建医院的发展轨迹、规律和历史。因此科学、规范地将迁建医院工程档案信息资源收集整理好，既为医院后期的再建、管理、维修提供参考依据，又为医院医疗事业发展提供服务。把握时机、立足实践，严格遵照工程档案管理的相关法律、法规、制度的具体要求，脚踏实地，求真务实地做好我院迁建工程档案管理工作。

（一）立制度，求规范

要确保医院工程档案管理工作顺利开展，保证医院工程档案完整、准确、可靠，建立科学的工程档案管理制度是首要任务，关键所在，也是提高立卷质量的关键。我院根据《档案法》《医药卫生档案管理暂行办法》《建设工程文件归档整理规范》等相关规定，结合我院工程档案管理工作实际，先后制定下发了《红河州第一人民医院工程档案管理工作制度》和《红河州第一人民工程档案管理部门的职责》等行之有效的工程档案管理体制，形成一套具有我院特点的医院工程档案管理工作制度体系，有利于及时做好工程档案材料的收集、整理，有利于各类数据库的建立促进信息化建设，有利于档案资源共享利用。同时，为了分工明确、分级管理，制定出台了《红河州第一人民医院工程档案管理人员职责》，形成了一级抓一级，层层抓落实的工作格局，确保了工程档案管理工作有人管，有人抓，工作扎实开展，落到实处的局面，将迁建工程档案管理专职人员和各工程部门兼职档案管理人员纳入管理监督机制和激励机制范围，对工作认真细致、负责到位，有突出贡献的档案管理工作人员，给予物资奖励和精神鼓励，促进工程档案管理的规范操作，实现工程档案管理与医院的同步发展。

（二）依特点，细分类

医院工程档案具有门类多、数量大、涉及广特殊性的特点，如果忽视对工程档案管理的成套性、阶段性、补充性、同时性的认识，不仅会造成工程档案的失真、散失、遗漏、损毁，也会影响到工程档案质量。因此，如何把复杂多变的工程原始材料根据其特点，细致系统地进行科学分类。首先，建立我院工程档案工作网络，执行工程档案统一归档制，各工程部门兼职档案管理人员，按时按质按量地收集整理好每一环节原始材料，定期向迁建工程综合档案室上报，明确形成材料和负责收集整理材料的部门和人员，避免造成工程档案材料流失，确保工程档案的完整齐全。避免原始材料因工程档案管理渠道不畅通，材料的齐全完整得不到保证，影响工程档案材料的收集、整理、归档工作。同时，也避免出现工程建设中因为兼职档案管理人员变动，造成的人走原始材料遗失，人走档案无人管等现象的发生；其次，按照工程档案材料的内容分为三类：批件类（包括规划批件、各种开工前的批准文件，按材料形成先后顺序排列）、图纸类（包括勘探报告、工程建筑结构、暖通、给排水、电气、医用气体等图纸）、变更类（包括设计变更、修缮改造），通过这三类的划分后又根据材料形成的先后时间顺序排列编号，归档立卷，便于查找，较好地提高工程档案归档质量，使之符合医院工程档案管理的标准。避免只重视收集批件类原始材料，而忽视照片、图纸、变更、改造等图纸类和变更类材料的收集归档，给工程档案管理工作带来的不规范、不完整、不真实现象发生；最后，要及时更新工程档案内容。避免归档材料不齐、内容缺页、漏项、签章手续不到位、复印件多等现象发生，而严重影响工程档案的成套性和准确性，因此做好医院工程档案的跟踪收集，及时掌握工程档案的变化情况，集中统一地把有变化材料及时收集归档，上报到医院迁建工程综合档案室，适时更新工程档案内容，准确地将有关变更情况及时落实到工程档案之中。

（三）强设施，促发展

实现医院工程档案管理现代化，促进医院新发展。就必须加大加强档案管理基础设施建设，综合档案室建设、设备配置、经费等方面投入。首先，我院依照综合档案室设备设施的建设标准，做到档案库房、阅览室、办公室三分开，实现“三铁”铁门、铁窗、铁架，同时也配备空调机、去湿机、灭火器等设备和物品，制定出《红河州第一人民医院综合档案室管理制度》，规范工程综合档案室标准化管理，提升工程综合档案室开发利用率；其次，加大办公自动化力度，按照办公现代化标准，配备计算机、复印件、购买扫描仪、刻录机、高拍仪、录音笔、摄像机等现代化设备，极大地提高工作效率，有效保管好和利用好工程档案；最后，我院还积极引进工程档案资料管理系统，通过计算机技术、信息通信技术等实现医院工程档案资料的处置、保存、管理与应用，让以前繁琐的检索在瞬间得以解决，把医院工程档案管理人员从繁琐的手工劳动中解放出来，极大地提高工作质量与效率，取得事半功倍的实效。

3　立足实践推动医院工程档案管理新模式

随着科学技术的发展，网络时代的到来，如何与时俱进、立足该院实际情况，增强开发意识，不断探索创新，让我院工程档案管理工作模式得以全面提升，将是我院下一步工程档案管理工作的重中之重。

一是管理创新。在实践中不断根据实际情况，增加有关统计、保密、利用等方面内容，完善修改工程档案管理制度与方式方法，使之符合该院工程档案管理工作实际，便于执行，以适应工程档案管理工作现代化发展的趋势，避免按部就班地执行长期以来形成的习惯做法，避免照抄照搬其他单位制度的做法等脱离实际的管理制度，造成医院工程档案规范化管理滞后。

二是科研合作。树立依靠科技进步和科学管理的新理念，建立与时代合拍的医院工程档案管理意识，积极争取开展各级各类科研合作项目，形成以科研促发展的良好发展局面，而不应该只满足于工程档案不丢失，装进盒子，锁进柜子，只管不理，不开发、不利用的状况，让宝贵的工程档案资料得不到充分的开发利用和资源共享，也就更谈不上科研合作。

三是信息共享。逐步实现信息互通、共享资料工程档案管理模式，让查阅利用、编研工作都变得方便快捷，利用先进的科学技术为我院工程档案管理工作提供一个良好平台。变被动为主动，甚至还可以逐步扩大服务范围，开办展览、编印档案史料等活动，以满足社会进步和医院发展的需求，为更好地建设医院工程档案服务。

总之，医院工程档案管理是一项长期的基础性工作，还面临着诸多亟待解决的问题。因此，医院档案工作者必须密切关注医院建设发展大局，不断探索创新，完善管理，不断地提高档案业务水平和服务质量，使档案工作融入大局、服务大局，为医院可持续发展提供更好的服务，发挥应有价值。

［参考文献］

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［5］杨环.加强档案管理为医院建设发展服务［J］.黑龙江科技信息，2010（20）：110.

Thoughts and Methods of Engineering Specification Hospital Archives Management

CHEN Bo-yu
Honghe hani and yi autonomous prefecture archive office，the first people's hospital，Mengzi，Yunnan Province，661199 China

［Abstract］Hospital project files are the treasures of the hospital files，is the history of hospital construction project is to build the hospital late important reference basis，management，maintenance，is the hospital propaganda education vivid material.Engineering specification hospital archives management，and promote hospital archives management mode，give full play to the engineering value of gold in the development of archives in hospital，the pilot work is very important to deepen the reform of public hospitals，worth every hospital archivists deep thinking.In view of this，the following will be based on the reality of the relocation project in our hospital，hospital engineering archives management work of specific ideas and practices.

［Key words］Engineering archives；Hospital archives；Hospital management；The hospital development

［中图分类号］R19

［文献标识码］A

［文章编号］1672-5654（2016）04（a）-0003-03

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.10.003

［作者简介］陈泊羽（1976.6-），女，云南楚雄州人，硕士研究生，档案馆员，主要从事档案管理。

收稿日期：（2016-01-06）