信息化背景下的档案管理体制及优势分析

王　莹

黑龙江省第二医院，黑龙江　哈尔滨　150000



信息化背景下的档案管理体制及优势分析

王莹

黑龙江省第二医院，黑龙江哈尔滨150000

摘要：我国的档案管理体制要想继续发展，就要积极的进行体制创新，使得档案管理体制符合时代发展要求，有着时代的烙印，本篇文章就从信息时代的角度出发分析我国档案管理体制。

关键词：信息时代背景；档案管理体制；创新；适应发展

21世纪以来，发展最快的信息技术行业，随着科学技术的发展，信息化被广泛被应用于各个领域，在一定程度上推动了我国积极的发展，提高社会的整体发展水平。信息行业的高速发展带来的不全是好事，信息化也给我国的各项事业的发展造成了冲击，尤其是对我国的档案事业，档案事业受到的冲击最大。在信息时代发展的大背景下，传统的档案管理体制已经不能满足当今社会的需要，因此，未来满足需求必须对档案事业进行体制改革，才能够符合时代的发展，也促进我国现代档案事业的发展。

一、档案管理体制概念

档案管理体制是我国在对档案进行管理的过程中产生的一种制度体系。档案管理工作的主要职责就是对档案信息进行整理归档，然后进行保存，为利用者提供准确的参考信息。档案管理体制就是使档案管理工作的内容更具规范化和系统化，使得档案利用者可以根据各项档案的信息对工作进行全面的把控。

档案是我国各企业进行经营活动的重要依据，是企业领导制定发展决策的重要参考凭证，对于企业的营销和管理都有着重要的影响。但是档案管理工作在实际的操作中，存在有很多的不确定因素，这些因素会影响档案的质量。因此，要制定严格的档案管理体系，在进行档案管理工作时，要严格按照相关的规章制度执行。使得档案的管理规章制度符合企业的发展需求，可有效提高档案的利用率。档案管理工作人员是档案管理的直接负责人，其要严格按照有关的管理规章条例来规范自己的行为，使得档案管理工作能够有效的开展。

二、我国档案管理体制的研究现状

近几年，档案管理事业作为一个新兴的行业正在逐渐进入大家视线，档案管理起步晚，发展慢，但是也取得了一定的发展成果，但是与其他发达国家相比，我国整体的档案管理事业存在着弊端，我国的档案管理体系在整体运行上存在着很大的缺陷。在我国大部分企业的档案管理工作的模式比较单一，企业自主管理档案，管理体系采用的是分级管理制度，与条块运行原则相结合，在这种运行状态下的档案管理工作就格外沉闷缺乏创新性，也阻碍了档案管理事业的发展。

档案管理工作采用的是集中统一的管理形式，这种形式主要应用于企业的档案管理工作的运行过程中。企业建立了一个专门的档案管理部门，对内部的档案管理工作进行集中管理，使得企业的高层领导者能够全面把控档案管理工作。这种集中统一的管理形式能够在一定程度上使得管理效果突出，发挥一定积极的作用，为企业的发展提供良好的管理服务。但是在实际的操作中，其还存在着很多的不足和缺陷，而且由于企业的自身技术水平和企业规模的限制，使得集中统一的管理形式在实际的执行当中会遇到诸多的困难，从而阻碍了其功能的发挥，进而使得企业档案管理事业的发展出现停滞。

三、档案管理信息化的主要优势

信息技术的不断发展，计算机网络技术广泛的应用到各个行业中。增加了各行业的信息量，推动了各领域行业的发展，也因此出现了信息化的文档。这种信息化的文档是当今社会的发展的反映。这种信息化的文档存在形式是以文档的形式存在的，方便档案管理人员对其进行管理。信息化的发展加快，使得传统的档案管理体系已经不能够满足发展需求。

为了满足档案管理发展的需要，档案管理中还增加了技术，但是这些技术与传统的档案管理有很大不同，这使得我国的档案事业需要改革创新来面对巨大的挑战，这种挑战并且给我国的档案管理的工作也带来了极大的困难。从目前来看，档案管理人员必须具备超高的综合素质，而且能够掌握专业的管理技术，才能进行档案管理工作，并且对档案管理工作的重要性有着深刻认识，能够服从现代档案管理工作的要求，优化档案管理体系，发挥出现代化档案管理工作的优势，从而为社会的发展做出贡献。

(一)有效的解决了传统档案管理中存在的不足

在我国目前的档案管理而言，从事档案管理的工作人员没有接受到正规的教育，工作人员缺少对档案知识的掌握，档案管理技能不娴熟，对档案管理的认识不够深刻，因此在档案管理工作中存在有很多的问题。

随着社会飞速的发展，档案中需要进行的管理数据和内容都在持续增加，并且档案中内容随时变化，档案管理中的数据也在不断增大，因此，传统的档案管理技术就不能满足发展需要，在档案管理工作中要采用新兴技术，而便于更新数据，管理内容。

(二)档案管理现代化有利于顺应时代发展潮流

首先，档案在我国社会发展中有着收藏和保护国家各个历史时期所形成的档案内容与任务，更是一项造福子孙的宏伟事业。其次，档案管理工作还负担着为其他行业发展提供信息资料的重任，是为现代化社会建设提供信息资源的主要方式。档案的开展是各项工作得以顺利进行的前提和必然条件，只有充分的发挥档案资源应有价值和效益，才能够科学合理的为社会发展做贡献。

四、结语

综上所述，为了适应社会大发展脚步，要不断加强对档案的管理模式创新，档案资源是非常重要的，是信息化档案管理工作中的核心部分，档案资源的充分开发和有效利用可以推动档案管理工作的发展。因此，要利用信息化技术手段进行创新，改革档案管理的方式，优化档案管理体系，实现档案管理体系的可持续发展，加强档案信息的完整性，提高信息保存安全系数，从而提高档案的利用率，推动我国社会的发展。

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中图分类号：F270

文献标识码：A

文章编号：1006-0049-(2016)08-0230-01