民政系统档案利用问题与对策

张春楠

洮南市民政局，吉林 洮南 137100



民政系统档案利用问题与对策

张春楠*

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

民政系统是一个综合性的系统，是社会事业的重要组成部分，与百姓的切身利益密切关联。在社会飞速发展的当下，民政工作内容也在不断增加，工作强度也在不断提高，而档案工作作为民政工作的一项重要内容，在民政系统中，如何高效地利用民政档案，做好档案管理工作是民政机关急需解决的问题。本文就民政系统档案利用问题与对策进行了相关的分析。

民政系统；档案利用；问题；对策

民政机关承担着大量杂乱的社会公共管理实务和相关的大众服务工作，然而就目前来看，民政系统信息化水平低，档案归类不当，基建滞后，从而影响到了民政系统档案的利用，难以满足群众的需求。民政系统档案工作的好坏不仅关系到百姓的利益，同时也关系到民政机关社会职能的实现。故此，民政机关必须高度重视，必须做好档案管理工作，积极地实现档案信息化建设，从而更好地利用档案，为群众提供更好的服务，促进其职能的实现。

一、民政系统档案利用中存在的问题

(一)档案分类不明确

民政工作涉及到方方面面，如婚姻登记、社会福利、行政区划、地名管理等，也正是因为民政工作广泛性，使得民政系统档案非常多，然而就目前来看，民政系统档案分类还不够明确，没有根据民政实际工作来对档案进行分类处理，甚至出现不同工作的档案出现在同一模块内，以至于在档案利用的时候比较费时、费劲。

(二)基建滞后

在信息化时代里，信息化已成为社会发展的必然，在技术的依托下，尽管我国民政档案管理中硬件环境得到了改善，档案管理实现了信息化管理。但是，民政系统信息化建设基建还比较滞后，民政档案的信息化系统所使用的设备跟不上时代的步伐，大多是一些过时、旧设备，一些较为先进的档案管理技术和设备还没有得到相应的应用，以至于民政系统档案利用率不高，一定程度上造成了档案资源的闲置浪费。

(三)人员问题

民政机关作为我国社会事业的重要组成部分，它是为社会服务、为百姓服务的，也正是因为民政机关的这一特点，要求民政工作人员具有一定的社会服务意识。然而就当前民政档案工作来看，民政工作人员服务意识不强，在实际工作中缺乏责任心和主动性。另外，由于民政档案管理体制的不完善，使得工作人员在实际工作中随意性、盲目性，使得民政档案信息资源的收集不能及时全面，出现了严重的滞后性和缺失性，影响到了民政系统档案的利用。

二、民政系统档案利用问题的对策

(一)提高认识，强化档案管理

民政档案管理工作作为民政工作活动的记录，民政系统档案关系百姓的利益，加强民政系统档案管理，促进档案资源的利用可以更好地满足百姓的需求。故此，民政机关必须高度重视民政系统档案管理工作，强化档案管理。领导层要重视档案管理工作，将档案管理纳入到日常工作中来，要加大投入，为档案管理工作提供保障，从而更好地促进档案资源的利用。

(二)做好档案的分类工作

在民政系统档案利用中，做好档案分类工作十分重要，只有将民政档案分类整理，在使用档案资源的时候才能更加便捷，促进档案资源的利用。为此，民政档案部门要根据民政工作，建立相应的档案系统，保证档案的完整性，促进档案专题建设，如婚姻登记工作，建立婚姻登记系统，从而有针对性进行档案管理，促进档案资源的更好利用。

(三)加大投入，促进档案的信息化建设

在现代社会里，信息化建设已成为社会发展的一种必然和趋势。在民政档案工作中，民政档案部门也应该认识到信息化建设的重要性，积极地实现档案管理信息化发展。作为民政机关，要加大投入，为民政档案管理信息化建设提供资金保障。在资金问题得到解决后，民政档案管理部门要配置先进的设备，根据部门工作的需要，按照标准力所能及地解决档案管理所需的设备，加大档案管理技术的应用，促进民政档案管理的信息化发展，从而更好地实现档案资源的利用。

(四)加强人员的管理与教育

在民政系统档案利用中，档案人员水平的高低直接影响到了档案资源的利用效率，为了促进民政系统档案资源的利用，应当加强档案人员的管理与教育。一方面要加强档案人员的专业知识教育，提高他们的档案管理水平和能力；另一方面，要强化服务意识，提高档案人员的服务水平，要教导服务人员要有超前服务意识，要主动地投入到档案工作中去，为群众提供更好的档案信息服务。

(五)加强制度建设

脱离制度的工作是很难取得应有的效果，对于民政系统档案工作而言，要想更好地促进档案资源的利用，民政档案管理部门就必须加强制度建设，以制度来促进档案资源的更好利用。档案管理部门要根据档案工作来制定切实可行的管理制度，针对不适宜的制度要及时清理，以制度来约束行为，要落实责任制，将档案工作相关责任落实到档案人员的身上，做到转入、借出、接收材料有记录，查阅、借阅档案有登记等，确保民政档案资料的安全。

三、结语

综上所述，民政系统档案关系了百姓的利益，加强民政系统档案管理，促进民政系统档案的利用可以更好地促进民政机关职能的实现，满足群众的需求。在民政系统档案工作中，民政管理部门要高度重视档案管理工作，要加强人员教育，提高他们的服务意识，强化制度建设，积极地实现档案的信息化管理，从而促进民政系统档案资源的优化配置。

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张春楠(1988-)，男，大专，吉林省洮南市民政局，助理馆员，研究方向：档案管理。

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