文书工作规范化与档案质量的关系

陈素华

（北方机电工业学校，河北 张家口 075000）

文书工作规范化与档案质量的关系

陈素华

（北方机电工业学校，河北 张家口 075000）

文书工作是档案工作的前提基础，其工作的规范化直接影响着整个机关机构的档案质量，引起了机关机构相关人员的广泛关注与高度重视。通过对文书工作与档案工作进行简单的描述，了解其主要内容与特点特征。在此基础上，针对文书工作与档案工作的区别和联系进行一系列的研究分析，对文书工作规范化与档案质量之间的关系进行进一步说明。

文书工作；规范化；档案质量；关系

引言

机关机构的档案是由其公文资料逐渐转化而来的，两者之间虽然存在着一定程度的区别，但仍具有一系列的联系。做好文书规范化工作能够提高档案质量，为机关机构相关人员的工作提供极大的便利。因此，在平时的工作中，我们应促使文书处理工作实现规范化、标准化，为档案工作奠定坚实的基础，进而实现档案工作的规范化与标准化，为机关机构相关人员提供更加优质的服务。

一、简述文书工作与档案工作

（一）文书工作

文书是一种用于表达思想、交流信息、处理事务的书面材料，其主要包括公务文书与私务文书两大组成部分，是一种传递信息的工具。在我国现阶段，文书工作是机关工作的重要组成部分，对于推动我国机关工作的进行，提高机关人员的工作效率与工作质量具有十分重要的作用[1]。其主要表现在以下几个方面：一个机关机构文书工作的质量与效率，不仅关系到党和国家方针政策的贯彻与执行，还对机关本身的工作职能具有一定的影响；一套健全统一的文书工作制度，有利于国家各个机构之间实现上通下达、相互协调，促进国家的协调发展；文书工作直接影响着档案的质量，进而影响着整个国家的档案事业建设与管理。因此，文书工作人员在进行工作的过程中，需要遵循一定的原则，包括：对党的方针政策进行学习，努力提高本职工作；认真钻研业务，提高文书处理工作的效率；保证会议记录的真实、完整、准确、全面，并对其进行妥善保管；文书处理工作必须做到及时、准确、安全，并对其实行严格的保密制度；各个环节均应严格执行登记制度，争取做到万无一失。

（二）档案工作

档案工作是指运用科学合理的方法和原则管理档案，为党和国家的各项工作服务，主要包括：档案事业管理。其主要包括档案管理、科研、教育、宣传、法制等方面的工作；档案资源管理，其是对各种形态的档案进行具体性的技术管理，又分为档案实体管理和档案信息管理两大方面。档案工作的具体内容包含档案收集工作、档案整理工作、档案鉴定工作、档案保管工作、档案统计工作以及档案的编目和利用工作。具体来说：档案工作是实现社会主义现代化建设，开展历史研究的必要条件，不仅能够满足当前工作的需要，还对维护党和国家历史具有十分重要的作用[2]。其本质是：一项管理性的工作。档案工作属于国家科学文化事业的重要组成部分，国家对其制定了一系列的部门规章。在此基础上，相关部门机构必须依照这些条文规定，对本机关机构进行档案管理工作；一项服务性工作。档案工作的最终目的是适应我国社会各界的需要，为我国各个机构的工作提供档案资料，以保证其顺利开展。总体来说，档案工作的服务性是档案工作存在和发展的关键因素；一项政治性工作。其主要表现在为谁所有、受谁限制、为谁服务等方面。

二、文书工作与档案工作的区别

（一）工作任务不同

在平时的日常工作中，文书的工作任务主要是对机关机构所产生的公文进行及时有效的处理，使其能够充分发挥自身价值，从而推动机关机构相关工作的有序进行。而档案工作的主要任务则是对机关机构各单位的文件资料档案进行集中统一管理，保证整个档案的完整与安全。同时，相关档案管理人员还应对档案信息资源进行一系列的开发与利用，从而能够为机关机构相关领导和管理者提供有用的信息资源，保证其决策的科学性与合理性。

（二）工作内容不同

从根本上来说，档案来源于文书，文书是档案的前身，档案是文书的延续[3]。也就是说，档案是由文书转化演变而来的。文书工作的对象是机关机构所产生的一系列正在处理或者经过处理但尚未运转完毕的文件资料、信息资源。文书工作人员通过对相关文书进行拟订与管理，为档案工作打下坚实的基础。而档案工作是指相关档案管理人员通过对有价值的文件资料进行收集、管理工作，进而为信息使用者提供有用的信息，帮助其进行决策。档案管理人员通过对档案进行管理，能够使档案的职能得到充分的发挥，为机关机构各个单位进行服务。

（三）工作时效不同

通常情况下，文书工作的对象主要是公文材料。在平时的实际工作中，公文的运转时间都有一定的限制，必须要在其限制时间之前完成公文的审阅、签批、催办等一系列工作，具有很强的时效性[4]。但是，档案工作的对象多种多样，一般是包括文字材料、音像资料、数据信息等在内的相关档案。根据档案的内容一般可分为保管10年的档案、保管30年的档案、永久保管的档案等。其相对于文书工作来说，不具有很强的时间限制。

三、文书工作与档案工作的联系

通过以上分析，我们可以了解到文书是相关机关机构在平时的工作过程中产生的，而档案来源于文书。因此，文书工作人员的工作质量不仅会对文书质量产生直接的影响，还同时会对档案的质量产生一系列间接的影响。因此，文书工作是档案工作的基本前提，对其质量有着极其重要的影响。

（一）文书工作规范化是保证档案质量的前提

文书工作是档案工作的前身，对整个档案质量具有十分重要的作用。因此，要想提高机关机构的档案质量，必须重视文书工作的规范与健全。现阶段，我国国务院办公厅针对文书工作颁布了一系列条文规定，对文书工作人员在工作过程中的用纸格式、书面材料、文书立卷等进行统一规范。在此基础上，要求机关机构文书工作人员遵循以下几个方面的原则：及时、迅速、讲究实效原则；对文书资料进行精简，只留取有用的文书资料；对相关文书资料进行保密的原则。这些原则在一定程度上促使文书工作规范化，为以后的档案工作奠定坚实的基础，保证其档案质量。

（二）文书制成文件的规范化是提高档案质量的保障

档案质量的高低取决于档案内部所包含的资料文件，而文书工作的主要对象就是文件资料。为保证整个机关机构的档案质量，使其能够充分发挥其职能，文书工作人员应对文书制成文件进行规范。因此，机关机构文书工作人员注重以下几个方面：高度重视整个机关机构的文件资料，按照相关条文规定，对其进行严格要求。对于不符合相关部门规章的文书文件予以退回，不得办理、盖章；文件的书写与印刷要使用规定用纸，选用优质耐久的书写材料；机关机构相关人员在对文件进行签发的过程中，不得使用铅笔、圆珠笔等，一定要使用钢笔或者黑色的碳素笔，签发的姓名、日期等要字迹清晰，符合规定。

（三）文书处理过程的规范化是提高档案质量的关键环节

由于档案质量的高低很大程度上取决于文书质量，因此，机关机构相关人员应制定一套科学、合理的文书工作规章制度，为档案的形成奠定坚实的基础，保证其质量[5]。其主要包括：文件收集。文书工作人员应对包括办公会议记录、统计报表、信息资料等一系列文件进行收集，防止其出现遗漏现象，为机关机构的档案管理工作带来极大的麻烦；来文登记。机关机构相关人员应按照一定的规章制度，对往来文书登记制度实行严格要求，保证往来文件的完整、真实；对于机关机构需要发出的文件，在对其进行盖章的过程中，需预留两份，由文书工作人员存档保管；文书工作人员在平时的工作过程中，应将文书文件资料进行分类，消除其杂乱现象，提高档案质量。

四、结束语

总而言之，机关机构文书工作对档案工作的顺利进行有着极为重要的影响。虽然两者在工作任务、工作内容、工作时效等方面均存在着一定程度的差异，但是其本质密切相连。文书制成文件的规范化是提高档案质量的保障，文书处理过程的规范化是提高档案质量的关键环节，因此，文书工作的规范化能够有效提高整个机关机构的档案质量。所以，机关机构文书工作人员在平时的工作中，应加强文书管理工作的规范性，为档案工作提供坚实的基础，从而保证整个机关机构的良好运行。

[1]李亚林.浅谈文书档案管理的问题与对策[J].赤子，2015（3）：131.

[2]张萍.论推进档案工作规范标准化[J].基层工作，2010（11）：48.

[3]杨华，邹丽欣，梁秀雪.实现档案工作的规范化和标准化管理应该怎样做[J].管理纵横，2013（12）：172.

[4]高志新.试论文书工作规范化与档案质量的关系[J].办公室业务·学科前沿，2014（3）：222.

[5]林岭春.浅析文书档案管理存在的问题及对策[J].档案工作，2016（2）：66-68.

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