地方民政部门档案管理问题及对策

刘 冰

洮南市民政局，吉林 洮南 137100



地方民政部门档案管理问题及对策

刘 冰*

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

民政部门是各级政府专设的职能部门，主要负责民政档案工作。然而，在当前的基层民政系统档案管理工作中，仍存在不少管理问题，必须予以高度重视。鉴于此，本文先对当前基层民政系统档案管理存在的问题进行了探讨，并在此基础上提出了相应的解决对策，以期不断提高基层民政系统档案管理工作的质量。

基层民政系统；档案管理；问题；对策

在各级政府管理工作中，档案管理是不可忽视的一项工作。基层民政档案涉及社会救济、优抚、社会福利及最低生活保障等内容，也是政府顺利开展其他工作的重要依据。因此，保证基层民政系统档案管理的合理性至关重要。以下主要对基层民政系统档案管理的相关问题进行分析。

一、基层民政系统档案管理存在的问题

(一)管理格局混乱

根据我国现阶段的基层民政档案管理情况看，普遍存在多部门重复管理档案的现象，且缺乏完善的档案管理机构。比如，一般的文书档案及部分实物档案主要由行政档案室负责，而与救灾、社会福利等有关的档案则由相关业务部门管理。这会导致基层民政档案的管理缺乏全面性，极易发生遗失重要档案的情况。

(二)档案资料收集不齐全

因为民政部门机关在档案管理工作中存在各自为阵的情况，很容易导致档案工作人员在收集与整理档案材料时出现档案收集不齐全的情况，最终导致重要资料遗失，给机关档案工作造成了严重影响。另外，一些部门或个人未能从整体出发，只顾眼前与局部利益，在移交档案时未能及时上交有价值的材料，导致重要资料缺失，影响了档案的完整性与利用率。

(三)民政档案的利用率不高

基层民政系统档案管理是一项复杂、涉及范围广的工作，档案的种类繁多、数量庞杂，涉及普通居民方方面面，如收养、婚姻登记、有待抚恤、复退军人接收安置等。随着信息技术的快速发展，信息收集、检索、归类等技术更新步伐加快，但民政系统对现代技术的应用却未能跟上时代发展要求，这在很大程度上影响了民政档案信息的开发与利用效率。

(四)档案管理人员水平待提升

档案管理工作人员的综合素质如何，与档案管理的效果紧密相关。近年来，我国政府部门对基层民政档案管理工作给予了更多重视，涉及的内容也日渐增加，管理手段日益先进，对档案管理人员的要求也不断提高。然而，在一些地方政府机构里，许多档案管理人员的综合素质仍较低，思想观念落后、专业水平不高、缺乏创新性，无法满足当前档案管理工作的要求。

二、解决对策

(一)加大对档案的规范管理力度

档案收集、管理与立卷归档工作是保证档案准确性的有效依据，故必须认真做好这两方面的工作。第一，积极组织专业人员对档案进行整理、立卷，以确保案卷的质量。同时，加大对民政档案的收集与管理力度，合理安排专业人员开展档案整理、立卷工作，并有效利用合同、法律、计划、监理等手段，从而能够有效保证立卷归档工作的及时性、完整性与准确性。第二，重视档案信息的开发与利用。充分发挥档案资料的功能，为政府决策及开展其他工作提供可靠依据。

(二)加强档案管理队伍建设

档案管理人员的素质水平会直接影响到档案管理工作的质量。因此，各级政府部门必须重视对基层民政档案管理人员综合素质的提升。第一，档案人员首先要树立正确的工作态度，具备高度责任心、严格纪律性及政治警惕性，主动收集、整理散落在各科室及个人处的档案资料，保证档案资料的完整性。同时，加强和各业务部门的联系。第二，加大对档案管理人员的培训，包括专业理论知识与实践能力，特别是计算机技术，不断提升档案工作人员的专业知识水平与技能操作水平，提高档案管理工作的效率。第三，从政治、工作及生活等方面入手，给予工作人员关心与支持，为其解决生活或工作中遇到的问题，消除其忧虑，保持整个档案队伍的稳定性，提高档案管理人员的工作积极性。

(三)注重对档案工作标准体系的完善

对于基层民政系统档案管理工作而言，若想提高整体工作质量，也离不开完善的档案工作标准体系。首先，各级政府部门应积极建立并健全当前的基层民政档案工作标准体系，对当前不合理的档案管理格局作出适当调整，满足实际的档案管理工作需要。其次，增加档案管理部门的权限，从而能够实现对各部门、各门类档案资料的集中、专门及统一管理；最后，建立综合档案室，进一步提高档案管理的信息检索与利用率。

(四)提高档案的利用效率

第一，保证归档的资料齐全，要求查阅档案内容具有广泛性特征。第二，建立并健全查借阅制度，加强编制检索工作，为查找与利用档案提供有效依据。第三，重视现代化管理，充分利用计算机技术，保证准确、快速、全面地提供档案资料，以最大限度地发挥档案资料的作用，为民政工作服务。

三、总结

由上述可知，在社会经济发展步伐加快的背景下，过去的档案管理模式已经跟不上时代变化与发展要求。各级政府部门只有正确认识到当前基层民政系统档案管理的问题，如管理格局混乱、档案资料收集不齐全、档案管理素质有待提升等，并在此基础上提出相应的解决策略，如加强档案管理队伍建设、建立并健全工作标准体系等，才能进一步提高档案管理工作的质量，促进政府部门各项工作的顺利进行。

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刘冰(1971-)，男，汉族，吉林洮南人，大专，洮南市民政局，馆员，研究方向：档案管理。

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