浅议房产档案的管理和利用

文·孙秀梅

浅议房产档案的管理和利用

文·孙秀梅

房产档案是房产行政管理部门在进行房屋产权登记、产权调查、产权变更及转移等房屋权属管理活动中形成的具有保存价值的文件资料，包括文字、图纸、图表、照片、声像、电子介质、磁介质等。房产档案是详细记载房屋产权来源及依据的重要资料，也是房屋产权变动情况的历史记录，真实地反映和记载了城市建设的历史，在人民生活、旧城改造、城市发展以及社会主义建设中具有非常重要的作用。

一、房产档案的收集与整理

房产档案的收集，是档案管理的起点和基础，是不可缺少的重要环节。房产档案是当事人提供的申请材料的原件、登记过程中形成的审核材料的原件和其他经与原件对比或确认的复印件材料，其渠道是多方面的，这就要求房产档案管理部门及时广泛地收集房产档案材料。房产档案一般包括自建房屋、购买商品房、转移登记、变更登记和房产抵押登记等项目材料，各项都要求有必需的要件。房产档案收集过程中，应确保每次产权登记、变更和涉及产权活动的产权文件材料完整、准确、详实并与电子档案保持一致。在收集房产档案归档时严把质量关，认真检查档案移交目录、归档卷数及案卷质量，对于房产地址不清、材料不全、字迹不规范、与电子档案不符合的拒绝接收，要求重新整理，力求做到归档材料齐全完整、系统规范。

房产档案的整理就是把收集到的各种材料进行接收、整理分类、排列、编目、装订、上架，使之进一步系统化、条理化。房产档案种类多，必须严格按档案管理规则，对所收集的档案材料科学分类，合理排列，整齐装订。

二、房产档案的管理

房产档案编目是房产档案科学管理的重要步骤。编目是否科学，直接关系到档案的科学管理和开发利用。为了适应房产档案动态管理的需要，首先应解决的是档案管理动而不乱的问题，中华人民共和国建设部明确指出：“档案排列应以房屋坐落的地方为序。”因为在同一地号的产权档案在不断增加或减少的情况下，其变化后的档案始终是依次排列在同一地号内。当然，各地也可根据实际情况进行编目管理。如，有不少地区按照街道、办事处、路、巷门牌号进行检索，以检索目录的形式进行登记，如遇产权变更时，档号不变，把变更的产权人写在原产权人的后面或备注栏，与原始档案存放在一起，并将封面上改为新产权人的姓名，使原始登记与变更登记合二为一。

随着经济发展和科学技术的进步，房产档案管理方式逐渐向现代化管理方式转变。利用计算机对房产档案信息进行管理，具有检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等优点。因此，档案部门应要加强培训，提高管理人员的素质。

建立一支既懂档案管理、又能掌握计算机知识的专业队伍，是实现房产档案现代化管理工作的关键。为此，房产档案管理部门应着力加强房产档案专业人才的培养，努力提高房产档案人员的知识水平和管理能力，培养在新形势下开展档案工作的创新意识；要有计划地开展在岗继续教育，通过培训、自学等方式努力学习档案管理、信息技术等相关知识。

三、房产档案的利用

房产档案是保护单位、个人房屋所有权益的原始凭证和进行房产维护管理的依据，在房地产业的发展中具有重要的作用。档案部门应努力做好房产档案的管理工作，要有主动融入社会经济发展、服务民生的大局意识，通过改进和完善档案服务手段，充分发挥房产档案信息资源服务民生的重大作用，更好地为经济建设和社会发展以及广大人民群众服务。

为主管机关决策服务。开发利用房产档案信息资源，应为房屋管理机关制定有关房产工作的方针、政策提供依据，使房产管理更有实效性和针对性，从而更好地为发展房产业服务。

为公民民事行为服务。随着经济的发展和民众法治观念的提高，涉及房产方面的民事案件不断增加。房产档案关系到人民群众的切身利益，公民对房屋的占有、使用、处置、办理房屋产权的继承、分割、赠与、抵押、出租、经营等，都需要房产档案管理部门为其提供服务。房产档案管理部门应充分发挥房产档案的作用，为解决公民的民事问题提供第一手材料。

为房屋经营管理部门服务。房屋的损坏、维修及养护，都需要查阅大量的房产档案，档案人员应在其查阅手续齐全的情况下主动提供有关档案为房屋经营管理部门服务，提高工作效率和水平。

为城市改造提供服务。改革开放以来，我国的城市建设日新月异，城市改造步伐不断加快，房产档案利用率越来越高，许多城市都进行旧城改造项目，相关房屋的征收、动迁工作往往由开发商进行商业运作，在运作过程中，开发商必须进行细致调查，摸清征收范围内的房产详细数据，以便进行成本核算。对存在历史遗留问题和产权人丢失房屋产权证等情况的，必须到房产档案管理部门进行查证。产权档案管理人员在其查询手续齐全的情况下应该热情主动地帮助查证核实，为经济建设做好参谋，加快城市改造的步伐。

为社会各界提供咨询服务。凡是不涉及党和国家机密、个人隐私的有关产权证明档案、房屋开发、经营档案、房产变迁档案等都可以按有关规定对社会开放。对需要咨询服务的单位和个人，应耐心做好宣传工作，使他们能了解房产档案，了解开放利用的程序，有效地利用房产档案，使房产档案信息资源为全社会所共享。

随着市场经济的发展、房改的深化和住房商品化的实现，房产档案在房地产经济发展过程中扮演着越来越重要的角色。房产档案部门应适应社会主义市场经济发展的要求，更新观念，深化改革，改进房产档案的利用和服务方式，采取多种渠道，积极主动地开展档案利用宣传，变被动服务为主动服务，充分发挥档案利用这一重要环节的优势，使房产档案馆变“等产权人上门”为“引产权人上门”，提高社会的重视度和影响力，实现档案更好地利用，使之产生广泛的社会效益和经济效益。

（作者单位：诸城市房管办）