浅谈工程档案在牟山水库工程运行管理中的实时提醒作用

文·孙树清

浅谈工程档案在牟山水库工程运行管理中的实时提醒作用

文·孙树清

为充分发挥科技档案对水库现代化管理的作用，通过对档案资料的编研利用，将牟山水库重要工程设施、机电设备、物资需要维修、养护、更新、改造的时间节点、项目内容等建立数据库，建成静态和动态信息实时提醒功能，实现对重要工程设施、机电设备、物资实施维修、养护、更新和改造。运用这种档案编研成果指导水库工程运行管理，促进了水利工程信息化、规范化、现代化建设，大大提高了工作效率和工程运行质量。

一、实时提醒工作的形成过程

在过去的水利工程运行管理工作中，习惯于沿用传统的经验和管理办法，通过区分汛期与非汛期采取不同的巡视检查办法，工程技术人员巡视检查发现工程设施、机电设备等存在隐患和问题后，对水库工程设施、机电设备等进行维修养护和更新改造。这种传统的管理办法，有时会错过维修养护和更新改造时间，存在安全工作隐患，难以提高工作效率，也增加了运行成本。为进一步规范水利工程运行管理，牟山水库除险加固工程结束后，我局通过加强水库工程档案管理来提高工程运行管理水平，在完善工程档案资料的同时进行编研，用完善的档案编研成果实时提醒功能来指导水库工程运行管理。

该功能形成流程可分为三个阶段：

1.收集阶段。工程科科长负责所有工程、机电、物资等档案资料的收集，确保档案资料齐全完整。

2.整理阶段。工程科档案员负责工程、机电、物资等档案资料的整理，确保档案资料整理规范。

3.编研阶段。综合档案室主任组织专兼职档案员根据工程、机电、物资等档案资料的维修养护和更新改造期限要求进行分析，编研成静态和动态资料，输入微机建立实时提醒功能。

二、综合档案室履行实时提醒职责

1.综合档案室对工程科巡查工作实时提醒。一是提醒工程科，在非汛期每月1日，对水库工程设施例行检查，在汛期每月逢1日、6日，对牟山水库巡视检查；二是提醒工程科，完成非汛期每月1次，汛期每月2次对牟山水库溢洪闸巡视检查、溢洪闸设备检查维护、溢洪闸备用发电机检查维护、溢洪闸备用发电机试车、溢洪闸闸门、机电设备调试等工作；三是提醒工程科完成牟山水库工程年度巡视检查；四是提醒工程科完成牟山水库汛前及汛后的自动化系统设备巡视检查；五是提醒工程科完成牟山水库汛前及汛后2次的溢洪闸及南北放水洞调试。（见表1）

表1：牟山水库工程运行管理（检查、维护、调度）实时提醒表

9　1、6、11、16、21、26 1、16 1、16　 　 1、16　 　00003.5-040-011专职档案员工程科长检查日前一天按规定时间完成10　1、11、21、31　16　16　10　15 10　16　10　00003.5-040-011专职档案员工程科长检查日前一天按规定时间完成11　1、11、21　16　16　 　 　16　 　00003.5-040-011专职档案员工程科长检查日前一天按规定时间完成12　1、11、21、31　16　16　 　 　16　 　00003.5-040-011专职档案员工程科长检查日前一天按规定时间完成

2.综合档案室提醒财务科完成牟山水库防汛物资更换。为了保证水库安全度汛，牟山水库管理局按国家规范常年配备防汛物资，并按要求及时更换。综合档案室利用提醒系统对财务科实时提醒，确保防汛物资优质足额配备并及时更换。（见表2）

表2：防汛物资管理实时提醒表

三、实时提醒工作的操作流程

综合档案室通过实时提醒功能的提醒，每月将牟山水库水利工程要检查维修和更新改造的时间和项目形成调度指令，以书面和档案管理系统的形式提前1天通知到工程科，工程科接到指令后，立即安排专业维修养护人员按照程序做好检查、维修、养护、更新、改造。完成后，工程科将完成情况及时汇报给局档案管理领导小组签批办结，整个过程的记录和资料由档案管理办公室集中统一存档。档案管理办公室将收到的工程维修养护和更新改造资料，按照项目、时间先后顺序整编存档，存档形式为纸质版和电子版，数字档案另存备份。

四、实时提醒工作的利用效果

1.指导重点水利工程设施、机电设备按时维修养护。通过档案管理对溢洪闸、南北放水洞的机电设备和备用发电机组等水库工程设施的运行调度，在维修养护方面可提前准备充分，周密安排，降低了维修养护和更新改造费用。

2.利用档案制度管事的规范化管理模式，取代过去“用人管事”的管理模式。水利工程管理千头万绪，通过档案分类管理和档案信息化系统的广泛应用，使档案管理与工程管理工作有机结合，纳入了程序化、数字化和现代化的快捷轨道，工作效率大大提高。

3.便于水利工程日后维修养护和更新改造的档案查询和利用。利用档案工作的科学化管理整理工程档案，使我局档案利用更加快捷，提高了工程建设和维修养护质量，保证了水库工程的安全运行，大大提高了经济效益和社会效益。

总之，档案工作是水利工程管理中一项基础性工作，是衡量一个水利管理单位管理水平高低的标准之一。我局档案工作者坚持“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的管理模式，在水库工程管理的日常维护、改革发展等各项工作服务中发挥着越来越重要的作用。

（作者单位：潍坊市牟山水库管理局）