人事档案管理工作中的思考

文/张丁元

人事档案管理工作中的思考

文/张丁元

通过人事档案可以更全面详实的了解一个人，对个人成长进步、人生纵向轨迹有个基本的把握和了解，也是全面考察了解干部的重要依据，是衡量干部素质的重要方面。本文通过人事档案管理工作中的现状，分析档案管理中所存在的问题，提出自己的见解及解决方法

人事档案管理是指干部职工人事档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用的活动。人事档案主要是由人事、组织、劳资等部门在管理、使用、培养、选拔干部职工活动中形成的，是个人学历、学识、经历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是组织部门进行政治审查的重要依据和凭证，是人物生平简介、传记和专业史攥写过程中的重要资料佐证。

一、人事档案管理现状分析

（一）人事档案工作受重视程度不够

人事档案管理是组织人事部门一项基础工作。大部分干部职工知道自己都有一份人事档案，里面装着自己学习、工作、奖惩、提拔任用等基本情况。近年来在工作中发现，有的同志把学籍材料，特别是继续教育和短期专业培训不及时移交人事部门归档、存档，长期个人存放，使这些材料最终造成破损、遗失。同时，档案管理中还存在管档人员将档案材料不及时整理、不及时入档、材料内容审核把关不严等问题，造成档案保存不完整、信息不准确。

（二）档案材料收集问题

许多单位档案收集归档工作存在着较大的被动性、随意性。不少单位、部门和个人不明确归档的范围及相关要求，不及时督促单位、部门和个人将应该入档的材料及时交人事档案管理部门存档。造成档案中部分档案材料不完整、不规范、不全面。例如个人参加短期培训、专业考核、资质认证、借调聘用及阶段考评、年度考核等，这些记录个人日常学习培训、工作情况的重要材料都应及时入档，不得遗漏。

二、人事档案管理问题的解决方法与路径

（一）加大宣传力度，提高对档案作用的认识

首先要提高单位主管领导和全体干部职工对档案管理工作的认识，进一步加大对档案管理工作的宣传力度，消除档案意识普遍淡薄的现象，使干部职工认识到档案材料是本人足迹和成长的史料，是个人活动的重要记载和依据。做到把档案管理重要作用的理念宣传贯穿到日常工作之中，做到上下联动，左右配合，让管理工作与宣传同步进行。同时还要提高部门及工作人员对档案搜集及整理等具体工作的认识，树立责任意识、担当意识。档案管理人员要有奉献精神，人梯精神，甘于寂寞，任劳任怨，不断提高业务水平，积极主动做好档案管理工作。

（二）完善档案管理制度，加强收集及鉴别力度

人事档案管理质量的好坏，最重要的是是否制定了相应的收集、审核、管理、使用制度并认真执行。及时收集和补充完善档案材料是最重要的前提和基础工作。档案管理人员首先应该加强收集材料的力度，收集工作要做到平时收集与定期收集相结合。针对各部门对收集材料内容不清楚的问题，应该将相关的档案搜集范围、目录、要求、标准及文件汇编下发给各部门，定时督促上交个人人事档案材料，形成有效的收集制度与运作机制，做到信息灵通、定时收集，管理到人、不留断档，严格范围、不出纰漏。对于不符合要求的及时退回，限期纠正，符合规定再归档，对于管理人员不能决定或无法自已解决的问题，要及时汇报，取得领导的支持和干部职工的理解。对于不属于归档范围的材料，及时登记并退回给有关单位，做到不散失、不积压。把收集工作做细、做实，保证档案材料齐全完整，为人事档案的查阅及利用做好保障。

（三）加强信息化建设，提高利用效率

人事档案的信息化建设，是人事档案管理服务于整个人事工作的需要，也是管理更新，顺应信息化建设的必由之路。一个电子人事档案管理信息库的存量，可以储存单位全部人事档案的基本信息和各类综合性信息。档案利用者也可以通过计算机网络，对所要查询的人事档案信息进行查找和利用，提高了人事档案管理工作的效率及质量，提高了档案的利用率。

（作者单位：陕西省水文水资源勘测局）