县级医院档案管理工作浅析

文/李静

县级医院档案管理工作浅析

文/李静

档案管理在医院各项工作中尽管不是主要业务，但也十分重要。在科技高速发展、信息时代的今天，如何利用现代科技手段管理好医院档案，更好地为医院主要业务服务，是每个档案管理工作应该认真思考的问题

医院的主要工作是救死扶伤，医院管理的目标是不断提高医院医疗水平，为患者提供良好的医疗服务。医院档案是医院管理及各项医疗卫生活动形成的历史资料，不仅涉及到医院本身历史发展的全貌，而且也涉及医疗文书档案、病理切片资料、各种检查图文资料等等，关系到人民群众的健康和医学科学的发展。它既为医院管理者进行科学决策提供参考和依据，也对提高医院医疗水平，改进服务质量，促进医院全面现代化具有重要作用。特别是随着医院改革的不断深入，医院服务模式的变化，医院档案管理如何迅速适应新形势，实现医院档案信息的科学规范化管理，提高医院档案管理的水平，更好地服务主业显得更为重要。

一、医院档案管理现状及存在的问题

医院的主要业务是治病救人，档案管理是为主业服务的部门。为此，许多医院不重视档案管理工作，特别是县级等基层医院在档案管理方面存在不少问题。《中华人民共和国档案法》规定，医院所有档案应由医院主管部门集中统一管理。但长期以来，大都由各部门分散保管，医院档案室仅保管文书档案而已。这种档案管理方法不仅不符合有关要求，也不利于科学管理。如在处理医疗事故，实行“举证现任倒置”，涉及相关法规、规章制度、医疗标准、技术常规、操作规程、资质证明、病历、设备使用、财务收费等方面。如果建立了统一科学的档案，就可以综合运用文书档案、科技档案、病历档案、设备档案、人事档案、财务档案、特种载体档案等。

1、管理机制不健全

随着医疗事业的快速进步发展，医院存在着文书、病历、设备、人事等各种档案，档案管理的形式也呈现多样化特点，档案的内涵和外延也都发生了变化，然而很多医院，特别是县级等基层医院的管理模式仍不健全，档案管理制度仍不够规范，医院大量档案管理材料分散管理，在一个单位内，多部门管理档案。而且，缺乏相关规章制度制约，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度、标准，这也导致了考核、监管不力，甚至形同虚设，严重影响医院档案管理的现代化建设。同时网络技术的发展已覆盖各行各业，档案管理技术没有跟上时代发展。

2、专业人才缺乏

档案管理专业人才缺乏是制约基层医院档案管理发展的重要因素。笔者调查发现，基层医院的档案管理专业人员专业出身很少，知识结构不合理，学历普遍偏低，特别是现代科学知识贫乏，高层次的档案专业人才更少。这与时代发展的要求悬殊较大，已不能满足新形势下的档案事业的发展需求。在医院人才培养中，往往重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求，从而导致了不少档案管理人员的思想观念、管理水平落后，缺乏创新和活力，进而影响了医院档案管理水平的提升。

3、档案管理硬件设施缺乏

随着生活水平的提高，人们的保健意识明显增强，特别是医疗保障制度的全面实施，医院的就医量大大增加，医院各类档案信息的采集量也随之增加。然而现代医院单位对医院档案管理设备方面的投入并没有相应增加，在许多医院近期和远期规划中，对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规则。而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。许多设备老旧、管理库房不足等严重制约也制约了档案事业的发展。尤其随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中广泛运用，医院管理手段不断进步。而档案管理基本还采用手工收集、检索，信息量小，这既不利于档案的收集、利用和开发，也降低了工作效率，与医院整体信息化水平不相匹配。同时因存放时间过长、设施条件落后、医院档案存放库房破旧等因素，档案破损丢失等情况也会发生，并不满足档案局对档案管理存放的要求。

二、对医院档案管理的建议

医院一定要正视现实，调整管理思路，改进档案管理的方法，应对形势的要求。

1、高度重视档案管理工作，健全机制，完善制度

首先，医院领导一定要高度重视档案工作。领导重视是档案管理的前提，要把档案管理工作与提高医院医疗技术水平、扩大医院规模等主要工作同步考虑，纳入医院管理的重要议程。要加强档案法的学习，增强医院干部、职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识，使医院领导、医院管理者、医院职工充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。要根据《档案法》等有关法律法规，结合本单位实际，制定切实可行的档案管理制度。

同时，进一步健全档案管理组织，建立科学的档案管理体系，加强档案管理监管责任制，确保档案管理每个环节有章可循，有法可依，落到实处。要将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。要拓展档案的归档范围，加强有关内容的收集，落实专人收集。

2、提高档案管理人员和医务人员素质，推动档案管理水平提升

人员素质直接影响档案管理水平，档案管理工作的成败与效果离不开管理人员的实践与操作，建立高素质的档案管理队伍是关键所在。为此，要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、知识更新、进修学习等，提高档案管理人员业务能力和知识水平。同时针对医院档案管理的特殊性，要组织档案管理人员深入临床一线调查学习，不断更新医院档案信息的新需求，探索总结适宜医院档案管理工作，进一步推进医院档案管理的发展。要积极适应档案业务发展需要，建立档案管理人才梯队，为档案管理事业发展奠定坚实基础。

同时，加强病案的规范化建设。要加强对医务人员病案书写的教育，提高病案书写规范化水平。档案管理人员还要加强对影像及其他数字资料尝试运用先进的管理手段，使档案载体更加丰富多样。要针对医疗档案纸质材料繁多、贮存困难等实际，建立电子病历库，以电子文本形式进行贮存、调阅，提高档案工作效率。

3、加强档案管理设备、设施建设，积极开发档案资源

档案管理信息化已成为档案管理新常态。计算机等现代化的技术和设备是实现档案现代化管理的重要手段。要提高档案存放设备和技术现代化的配备，如库房、档案柜、档案盒、空调等硬件设施的配备。要应充分考虑档案管理的设计和建设，要根据医院发展规模和需要，不断增加投入，提高档案管理的建设力度，使档案管理的用房条件、设备配置、人员配备、业务培训、管理水平等综合实力与医院的业务发展相适应。

同时，要树立强烈的服务意识，发挥档案为临床医疗、教学、科研工作服务功能。积极开发档案资源，拓宽服务范围，提升服务水平。工作人员要对信息进行开发，编写各种专题，为医务人员及患者提供多方面、有实效的信息。要及时收集档案利用反馈信息，不断改进档案管理工作，努力满足医疗、教学和科研工作的需求，不断提高档案利用率。通过档案资源开发为单位创造良好的社会效益和经济效益。

总之，档案管理是医院一项重要工作，它关系医院管理水平提升，关系能否更好地为医务人员和患者服务。领导要高度重视档案管理工作，支持档案管理工作。档案管理人员要积极主动提升自身业务素质，同时，紧紧围绕医院需求，积极开发档案资源，不断探索有效、科学的档案管理方法，进一步提高档案的利用率，充分发挥档案管理对医院决策的参考作用，努力提升医院档案管理的水平。

（作者单位：延安医疗集团总医院宜川分院）