对加强我省乡镇档案工作的思考

■吴志虹

对加强我省乡镇档案工作的思考

■吴志虹

乡镇是我国的基层政权组织，在促进经济发展、维护农村稳定、促进农村和谐中发挥着重要的基础性作用。乡镇档案是乡镇机关、社会团体、企事业单位和村（居）委会在工作活动中直接形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。作为我国档案资源的重要组成部分，乡镇档案在为各乡镇存凭、留史、资政、惠民、育人等方面起到了不可替代的作用，因此，做好乡镇档案工作具有十分重要的现实意义。

《乡镇档案工作试行办法》（1998年国家档案局印发）和《云南省乡镇档案工作管理办法（试行）》（2003年云南省档案局印发）实施以来，我省乡镇档案工作有了长足发展，但随着社会经济等各项改革的持续深化，全省乡镇档案工作与新形势新要求不相适应的问题日显突出，离科学化、规范化、精细化管理存在较大差距，主要表现在：乡镇档案工作的组织领导缺位、经费投入不足、档案管理分散、基础业务薄弱、专兼职档案人员的业务技能不能适应工作需要等。为了贯彻落实好我省《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》精神，推动全省的乡镇档案工作科学发展，加强和改进我省的乡镇档案工作势在必行。

提高认识，创新乡镇档案工作管理体制

各级档案行政管理部门应充分认识改进和加强新形势下乡镇档案工作对于推动全省经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法利益、提高党的执政能力和政府管理水平所具有的重要意义，充分认识当前乡镇档案工作中存在的困难、薄弱环节和繁重任务，增强紧迫感和使命感，加强对乡镇档案工作的监管指导，积极争取当地党委政府的重视支持，将乡镇档案工作纳入领导干部岗位目标责任制考核体系中，与年度考核、评优奖惩挂钩，加强与乡镇党委政府沟通协调，落实好乡镇党委政府联系分管档案工作的领导，建立健全乡镇档案管理网络。要积极协调当地财政、发改等部门，健全乡镇档案工作经费保障机制，为改进和加强乡镇档案工作创造有利条件。近几年，我省的曲靖市部分县建立了乡镇档案馆，通过实地调研，笔者认为建立乡镇档案馆是乡镇档案工作管理体制上的创新，是加强“三个体系”建设的具体体现，是改进和加强乡镇档案工作的有效举措。各级档案行政管理部门应借鉴曲靖市的做法，积极探索，争取在具备条件的乡镇采取设置县级国家综合档案馆分馆的形式，建立乡镇档案馆，力争在“十三五”期间，每个县建立2至3个乡镇档案馆，每个乡镇档案馆的库房面积达到60至100平方米，为丰富国家档案资源、确保乡镇档案安全、强化为民生服务开辟新途径、探索新手段、搭建新平台。

多措并举，拓宽乡镇档案资源体系建设渠道

乡镇档案种类多样，尤其是涉及民生的专门档案数量集中。各级档案行政管理部门应抓好对乡镇文件材料和保管期限表的审批工作。各乡镇档案室（馆）要按照国家档案局8、9、10号令的要求，认真修订报批文件材料收集归档范围和保管期限表，将乡镇机关、各站所职能活动中直接形成的文字、图表、声像、实物等文件材料纳入其中，从源头上掌控好国家档案资源的流向和归属，避免档案资源流失，切实改变乡镇档案资源分散零乱的管理现状；要围绕本乡镇区域内的重大事件、重大活动、少数民族历史文化、节庆、自然遗产、支柱产业、名特优产品等开展档案的征集收集工作，突出室（馆）藏特点；要及时将涉及社保、社会主义新农村建设、林改、农村土地承包经营权、农村土地确权登记颁证、征地、拆迁改造、扶贫、移民、公证、婚姻登记、优抚救济等方面的民生档案收集进室（馆），妥善保管权益凭据;要依法依规向县级国家综合档案馆移交档案，对查阅利用率高的档案，可进行复制备份，将其保存在本乡镇，以便社会公众就近就地查阅；要积极探索“村档乡管”的新型管理模式，村（居）委会班子换届，村务档案须提前一个月向乡镇档案室（馆）寄存或移交,村（居）委会班子被罢免，村务档案由乡镇档案室（馆）会同相关法制部门及时封存代管，对不具备档案安全保管条件的村（居）委会，实行村务档案年度归档并向乡镇档案室（馆）寄存或移交。村（居）委会档案的收集归档应按照《云南省档案局关于印发云南省村委会（社区）档案收集范围指南的通知》的要求执行；要切实改变乡镇档案收集归档中“重红头文件、轻专门档案”、“重文书档案、轻特殊载体档案”的局面，将照片、声像、实物和涉及民生的专门档案齐全完整地收集保存;要坚持“以我为主”的归档原则，科学划分档案的保管期限，避免因重复归档、重复移交、重复扫描而造成人力财力的浪费。乡镇机关、团体、企事业单位及其他组织每年要向乡镇档案室（馆）移交经规范整理的档案，并同步移交电子目录信息或档案数字化副本。

健全制度，确保乡镇档案安全管理

各级档案行政管理部门要清醒认识到安全是档案工作的生命线，要清醒认识到当前乡镇档案管理中尚存在安全隐患，增强忧患意识和责任意识，多措并举，确保安全管理上不出事；要加强对乡镇档案工作的执法检查，把安全放在突出位置，发现安全隐患要及时提醒，及时督促整改，消除隐患；要加强对乡镇档案专兼职人员的安全知识和技能培训，把如何安全管护档案作为培训的重要内容，教会他们做好安全管护工作的方法和手段，提高他们的安全防范意识和安全事故应对处置能力；要指导好各乡镇建立完善档案安全管理制度，责任到人到岗，发挥好用制度管人管事的约束作用。各乡镇档案室（馆）要设置面积充裕、位置合理的档案专用库房，库房内要配备档案安全保管必需的防盗门窗、遮光窗帘、空调机、除湿机、消防灭火栓、铁质档案装具、防虫药、防磁柜等基本设备，运用技防、物防手段确保档案实体的安全；要规范电子档案管理，防止电子档案丢失损坏，建立健全并严格执行档案保密制度，加强涉密档案及涉密数据、涉密信息系统、涉密计算机、涉密载体的管理，严防失泄密。

加强指导，严把乡镇档案工作业务关

乡镇档案工作点多面广，其基础牢不牢是一个地区档案工作水平高低的具体体现，各级档案行政管理部门要加强对乡镇档案工作的业务指导，及时总结提炼有益经验和做法；要通过实施规范化管理示范单位认定这一有效措施，打牢乡镇档案工作业务基础，力争在“十三五”期间辖区内所有乡镇完成档案工作规范化管理实地认定；要通过开展经常性的业务指导和培训，进一步规范各乡镇档案室（馆）的收集、分类、整理、编目、扫描、保管、开放鉴定、利用、移交、统计、鉴定销毁等各个业务环节的工作，业务培训要注重教方法、教实际操作，逐步提高档案人员业务水平。各乡镇档案室（馆）要积极创建规范化管理示范单位，要严格执行上级档案行政管理部门印发的业务标准，提高业务工作的专业化、标准化水平，努力实现室（馆）藏档案收集齐全、门类丰富、分类科学、整理规范、标识清晰、保管安全、查档便捷。

作者单位：云南省档案局