论档案业务建设科学化

文·张苏



论档案业务建设科学化

文·张苏

档案工作科学化，就是全面掌握并自觉遵循档案工作特点和规律，规范、有序、优质、高效地进行各项业务建设。档案业务建设，包括档案资源体系、利用体系、安全体系三大体系建设和档案事业管理各个环节，涵盖了档案馆工作、档案室工作、企事业单位档案工作、农村、城市社区及家庭档案工作等不同层面。档案业务建设历来是档案部门的重要职责和主要任务，这是因为档案工作的方针政策要通过业务工作贯彻落实，档案事业的规划、管理、推动要通过业务工作来实现，档案的完整接收、安全保管、开发利用要通过业务工作进行。因此，抓好档案业务建设是实现档案工作科学化的主要途径重要标志。

一、具有山东特色的档案业务建设，为档案工作科学化奠定了基础

多年来，山东省在开展基础业务工作、推行规范化管理、档案信息化探索等工作中形成了自己的业务建设特色，为档案工作科学化奠定了基础。

（一）逐步建立起了山东省档案业务规范标准体系

1984年，山东省“地县档案工作规范化、标准化调查研究小组” 成立。1985年底发布了我省第一个档案业务规范——《地县档案馆基础工作规范方案》，内容包括“接收和征集范围”“档号编制”“全宗划分和排列”“检索工具”“档案统计登记”五个主要方面和“文书档案案卷整理标准”和“案卷装订”两个附件。文件发布后，通过组织全省档案馆工作大检查和上先进等级活动，整顿基础工作，推行规范管理，基本改变了各地自行其是的状况。1993到2006年，省质检局又先后颁布了《工业企业档案分类规则》《山东省地方综合档案馆工作规范》《山东省机关档案室工作规范》《乡镇机关档案工作规范》《工业企业文件材料整理规程》《档案目录数据采集标准》《山东省数字档案馆建设规程》和《山东省数字档案室建设规程》，基本构建了覆盖各领域各方面的标准体系，为各项业务基础工作提供了具体可操作依据。

（二）全面推行文档一体、馆室结合，理顺了文档、馆室关系

机关文书处理部门、档案室、档案馆室是档案形成和管理三个阶段，档案馆的基础在档案室，档案室的基础在机关文书处理部门。以往由于缺乏必要的协调，重复劳动比较普遍，造成大量人力、物力浪费。在文书处理阶段，文件形成不规范，材料收集不齐全，整理归档不及时，给档案工作造成很大被动。另外，档案室、档案馆的整理标准规范不统一，档号编制、案卷分类排列、检索工具编制不衔接，档案室的基础工作不能为档案馆充分利用，档案馆还要做大量的档案整理工作，使得档案工作在低水平上不断重复。90年代起，全省推广文档一体、馆室结合的做法。档案部门参与每年的文书处理工作检查，对文件处理和材料齐全完整情况进行通报。在省直机关，把省档案馆的需求，通过业务指导工作反馈到机关档案室。在统一馆室整理标准和各项业务工作要求基础上，指导与管理部门共同检查案卷质量，促使馆、室档案标准一致，卷号衔接，无需整理加工，避免重复劳动，提高了工作效率和质量。

（三）积极推进档案信息化建设，取得阶段性成果

随着社会信息化的飞速发展，电子政务快速推进，电子公文大量产生，档案信息化建设成为档案工作的发展方向。我省这项工作起步早，发展快。青岛数字档案馆2003年开通启用，成为全国第一个数字档案馆。随后，淄博、威海、济宁、泰安、日照、济南、烟台、潍坊等地相继建成数字档案馆，30多个县级馆也开展了档案数字化工作。在一段时期内，山东多项档案业务工作在全国处于领先位置。但在快速发展的同时，存在着隐患和问题。

一是发展质量还有待提高。档案数字化发展快，但成本高，没有完全纳入地方信息化整体规划之中，缺乏强有力的技术支撑和财力支持。有些基础业务工作外包或由非正式工作人员做，且事前论证不足，事中监督缺位，事后检查不严，差错率比较高。

二是开放档案还需要及时和规范。开放档案是80年以来的大事之一，也是《档案法》的要求和规定，但开放档案的基础工作至今不到位，如开放档案的组织，开放档案的鉴定，开放档案的程续，开放档案的标志，开放档案的方法等，这些是我们必须研究和面对的。对于还有多少应开放的没开放，有多大工作量，需要多少时日，要明确责任，形成制度，规范管理。

三是职能部门主营业务档案需要关注。在机关档案室，大量反映主营业务档案还没有集中管理起来。因此，加大对各职能部门主营业务档案的指导和接收力度是一项迫切任务。

二、选准着力点，实现业务工作现新突破

档案事业与经济发展和社会进步息息相关，档案业务工作必须唱响主旋律，疏通主渠道，选准着力点，实现新突破。

（一）疏通主流渠道，抓主营业务，强根固本

山东各级已普遍建设了规模较大、功能较好的档案馆，加大收集力度，丰富馆藏内涵，不仅是三大建设之首要，亦是山东各级档案馆发展的必要。档案馆接收和征集档案，必须按级别和区划进行。每一个馆都有自己的特定对象、区域范围和接收内容，应收尽收，使属于国家所有的档案都有自己正确归宿，不管是二级单位、三级单位，都不能遗漏。改为股份制企业的机关和事业单位，改制前档案属国家所有，改制后的可协商，对党和国家有意义的档案，或接收，或寄存，要依法进行管理。不应当接收的，也不要滥收，不能打乱科学管理秩序，随意增加管理成本。档案馆档案来源主渠道是各级机关和单位，重点是各机关和单位的主营业务档案。对于接收执行难的单位，要实施执法监督、行政作为、业务商洽三管齐下的综合措施。要理直气壮的采取行政和法律手段，建立规范有序的工作机制，树立档案局有理、有节、有力的单位形象。

（二）围绕中心，抓住重点，突破瓶颈

业务指导是档案行政管理的主要形式和手段，指导工作要围绕中心，突出重点，抓住反映趋势性，具有典型性，带有普遍性的问题，务实、高效开展工作。一要围绕全省工作的重点开展工作。如，山东黄、蓝两大国家战略的重点工程，要作为全省档案工作的重点来抓。在加强档案工作指导的同时，还要利用档案为两大国家战略的实施及时服务。二要抓住趋势性问题的开展工作。如，全面了解电子文件形成、管理和归档情况。避免电子文档机关丢失，进馆扫描，造成浪费。三要抓住亟待解决的普遍性问题进行突破。如，2000年后，文书立卷改革，馆室档号如何衔接和管理，各级档案馆都面临这个问题，要研究出可操作的方案和办法。四要抓首脑机关，引领全局；抓综合部门，带动系统；抓档案大户，提高效益，使有限的指导力量收到事半功倍的效果。

（三）推行工作、学习、研究三位一体的科学方法

业务学习、业务实践、业务研究三位一体，相得益彰。业务学习要结合实际工作进行，学术研究要围绕解决实践问题开展，采取学习、业务工作、学术研讨三位一体的做法，以学习的态度，研究的精神，对待每一项业务工作的开展，重大业务项目，都应事先论证，科学规划，规范操作，及时总结。既有工作成绩，又有学习的收获，还有学术探讨和科学研究成果，一举三得，提高工作品位和工作能力，激发学习热情和研究兴趣，实现档案业务工作科学化。

（作者单位：济南市中区档案局）