我国智慧档案馆研究述评

文·史辉



我国智慧档案馆研究述评

文·史辉

本文以中国期刊全文数据库（CNKI）为数据源，对智慧档案馆研究方向的文献进行统计，分析总结现阶段该方向研究的主要内容及其研究存在的不足，进而对其未来研究进行进一步展望。

智慧城市；数字档案馆；信息技术；智慧档案馆

上个世纪90年代青岛市率先实施数字档案馆规划和建设，到2003年建成并投入使用，青岛市档案馆步入数字档案馆的实际应用阶段。[1]然而随着近些年“智慧城市”的不断建设以及大数据、云计算、物联网等现代信息技术的逐渐应用，青岛市档案馆又顺应时代发展在2013年率先提出了“智慧档案馆”的建设理念并开始一定的有益尝试。青岛市“智慧档案馆”这一建设举动不仅引发了全国智慧档案馆建设的兴起，也激发了我国档案学界对智慧档案馆的研究和探讨。

一、我国智慧档案馆研究文献分析

笔者以中国知网（http://www.cnki.net/）为检索平台选择高级检索方式，以“（题名=智慧）且（题名=档案馆）”为检索条件对“期刊”“特色期刊”“博士”“硕士”“国内会议”“国际会议”“报纸”七个数据库进行跨库检索（检索日期截止为2015年9月25日），检得相关文献35篇。35篇文献按类型分布，分别为期刊论文30篇，核心期刊占到66.7%（以2011年北大中文核心期刊为准），会议论文集4篇，硕士论文1篇；按发表时间分布，分别为2013年5篇、2014年11篇、2015年19篇。

另外，根据35篇学术文章标题、摘要和关键词中出现频率较高的前五个词“智慧城市”（21次）、“数字档案馆”（12次）、“物联网”（9次）、“云计算”（7次）、“大数据”（6次）来看，我国学者对智慧档案馆的探讨大体是建立在“智慧城市”和“数字档案馆”的发展背景之下，且强调“云计算”“大数据”“物联网”等现代信息技术对智慧档案馆建设的重要性。而根据35篇学术文章的主体内容来看，我国学者对智慧档案馆的研究主要是围绕其概念、特征、功能等基本问题和技术支撑体系、标准规范体系、安全保障体系等建设问题两大问题展开。

二、智慧档案馆基本问题研究

（一）智慧档案馆的概念

目前，我国档案学者对智慧档案馆概念的内涵进行了初步探讨，但尚未形成统一认识。最早对智慧档案馆概念进行界定的是青岛市档案局杨来青等在《档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆》一文，主要从智慧技术应用于档案信息管理的角度分析，认为“智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式”。[2]之后，北京航空航天大学档案馆毕娟在《智慧城市环境下智慧型档案馆建设初探》一文又从档案资源管理、档案信息服务、档案馆职能等多角度分析，认为“智慧型档案馆就是以服务城市建设、服务社会、服务大众为方向，以深化应用、优化服务为核心，以资源整合、业务协同、信息共享为主线……全面提升信息化应用和服务水平”。[3]毕娟对此概念的表述虽然不够精炼，但已较为全面、具体，且包括后来武汉城市建设档案馆张凯、辽宁省档案局许佳清等都沿用这一说法。另外，上海大学图书情报档案系谭雪、杨智勇等还分别借鉴智慧图书馆、“智慧”概念来界定智慧档案馆概念。

基于上述学者对智慧档案馆概念的表述，笔者认为不论是从智慧技术应用的角度分析还是综合其它因素的多角度分析，或者是借鉴其它相关学科的说法，智慧档案馆概念与传统意义上的档案馆或数字档案馆概念本质上并无差别，仍属档案馆概念大类，其表述首先不能脱离档案馆的总体定义，其次要符合档案馆的性质、职能、业务等基本要求，再次要赋予“智慧”的相关特征。

（二）智慧档案馆的特征

自2009年IBM公司提出“智慧城市”的愿景以来，“智慧城市”的建设理念已深入城市发展的各行各业，智慧档案馆作为“智慧城市”发展愿景下的重要信息支撑行业，其存在也自然秉承智慧城市更为透彻的感知、更为广泛的互联互通、更为深入的智能化特征，[4]如北京航空航天大学档案馆毕娟在《智慧城市环境下智慧型档案馆建设初探》一文描述智慧档案馆的特征时就描述了其沟通感知智慧化、资源管理智能化的相关特征[5]；上海大学图书情报档案系杨智勇在《试析智慧档案馆的兴起与未来发展》一文描述智慧档案馆的特征时也描述了其“全面透彻的感知、互动协同的互联、智能融合的应用”的相关特征。[6]

（三）智慧档案馆的功能

智慧档案馆是构建于数字档案馆之上的一种新的档案馆形态，其显著特征就是采用物联网、大数据、云计算等智慧技术来管理档案信息资源，因此其功能较数字档案馆则更体现出一种“智慧化”，如物联网（Internet of Things，IOT）无线射频识别技术（Radio Frequency Identification，RFID）在智慧档案馆中的应用使其实现了对档案实体、人员、设备的实时感知、监测和安全化管理；大数据（Big Data）相关技术对智慧档案馆海量异构档案信息的深度挖掘使其实现了个性化、多元化服务以及对其用户需求的预测分析；云计算技术之一的云存储技术对智慧档案馆馆藏档案资源的分布式存储使其实现了对档案信息资源的集中利用等。另外，关于智慧档案馆功能，青岛市档案局杨来青等在《智慧档案馆功能及体系结构》一文还按照功能分析的基本原理和方法进行过专门详细的体系划分。[7]

（四）智慧档案馆与数字档案馆的关系

随着我国数字档案馆建设的不断深入，“智慧档案馆”又被作为一种新的档案馆建设理念提出。智慧档案馆与数字档案馆是否有关？关系如何？对此，大部分学者认为智慧档案馆是继数字档案馆之后档案信息化发展的高级形态，智慧档案馆与数字档案馆之间是有区别的继承关系（详见表1），而北京市档案局陶水龙在《智慧档案馆建设思路研究》一文却认为“智慧档案馆与数字档案馆相互独立、各司其职，智慧档案馆为数字档案馆提供智慧化和感知化等技术服务，数字档案馆为智慧档案馆提供基础数据支持”，二者属于并行发展、相互配合的关系。[11]

表1：智慧档案馆和数字档案馆的区别和联系

说明：

（1）本表中大部分内容是根据35篇论文内容整理而得，其中有少部分数字档案馆内容是参考国家档案局2010年6月发布的《数字档案馆建设指南》。

（2）有关智慧档案馆的特征和功能由于在上文已做详细陈述，故此处不作比较。

三、智慧档案馆建设问题研究

根据吴加琪《智慧城市背景下智慧档案建设原则、顶层设计及推进路径研究》一文构建的智慧档案馆“1+4”框架结构体系建设模型来看，智慧档案馆除了要构建其核心技术支撑体系以外，还需要完成组织领导体系、政策法规体系、资源保障体系、安全保障体系四大保障体系建设。[12]

（一）智慧档案馆技术支撑体系

与数字档案馆建设追求的网络化、系统化相比，智慧档案馆建设首要完成的就是深化物联网、云计算、大数据、移动互联网等现代技术在智慧档案馆中的应用并使其达到感知化、智能化、智慧化。那么，如何深化技术在智慧档案馆中的应用？基于技术智慧档案馆又该如何架构？对此，档案学界从技术层面架构了不同层级的框架结构模型，如清华大学档案馆薛四新等构建的“双层四系统”基础框架结构[13]、天津工业大学档案馆陈静等构建的“三层”概念模型[14]、北京市档案局田雷设计的“7（层）+2（体系）”技术框架[15]、上海大学图书情报档案系杨智勇等架构的“四层”结构模型[16]、黄石市高新技术发展促进中心彭平平设计的“三层”结构模型[17]等等。

对于上述不同层级的技术框架结构模型，笔者认为其不论是“双层”“三层”“四层”还是更为复杂的“七层”，都是“软件系统+硬件设施”的双层配套模式，而其之所以存在层级上的差别是因为档案信息从被获取到被利用的整个过程技术在逐渐被细化。未来随着信息技术应用的不断深入，智慧档案馆技术支撑体系将可能会变得更为复杂。

（二）智慧档案馆标准规范体系

标准和规范是智慧档案馆建设的基础工作之一，档案信息资源的有序组织和共享，档案管理系统与其它信息系统的有效对接，关键在于标准化的建设。[18]而且，标准规范的制定还可以使智慧档案馆建设少走弯路，节约成本。现阶段，对于智慧档案馆标准规范体系的建设，档案学界已初步形成较为统一的认识，认为智慧档案馆首要制定的标准规范是业务性标准规范和技术性标准规范，且业务性标准规范应包括对档案相关业务及资源的管理标准，技术性标准应统一规范智慧档案馆的硬件设施建设、软件系统开发、信息安全等。

（三）智慧档案馆安全保障体系

智慧档案馆是应用物联网、云计算、大数据等新技术来智能管理多元化档案资源并提供档案信息服务的档案馆模式。在云环境下，存储在云端的数据“万一你的数据真的不见了，你没有任何物理或本地备份那么你就被云‘勒索’了”。[19]在大数据分析中，由于大量数据被调用，也不排除会出现数据泄密、数据丢失的可能。因此，面对大数据、云计算等技术应用产生的风险，智慧档案馆应该构建相应的安全保障体系。对此，苏州大学刘迁在《智慧时代档案信息安全的提升路径——以张家港市档案馆为例》一文就专门针对智慧档案馆建设存在的安全风险从安全技术层面、安全管理层面构建了智慧档案馆的安全保障体系[20]；北京市档案局田雷在《物联网技术在智慧档案馆建设中的应用研究》一文[21]、烟台市牟平区档案局徐晓屏在《“智慧”档案馆——“云”时代数字档案馆发展趋势展望》一文[22]从技术层面也零散的提出了一些档案信息安全策略。

有关智慧档案馆建设问题的研究除上述内容以外还有少数学者如毕娟提及了智慧档案馆人才体系的建设、刘赫男关注了档案部门之间的合作建设[23]、吴绪成提出了智慧档案馆“五商并举、三力并具、三员分设、二职分开”的宏观架构[24]等等。

四、评价与展望

（一）评价

智慧城市的发展背景之下，档案学者针对智慧档案馆概念、特征、功能等基本问题和技术支撑体系、标准规范体系、安全保障体系等建设问题从理论层面展开的前瞻性探讨，虽然为智慧档案馆研究营造了良好的学术氛围，为智慧档案馆提升“智慧”能力奠定了一定的理论基础，但从宏观层面、中观层面、微观层面分析其还存在一定不足：

1.宏观层面

智慧档案馆建设还未从国家层面对其规划、政策、制度、法律规范等进行宏观设计。

2.中观层面

智慧档案馆作为智慧城市发展的重要组成部分，其建设目标、建设方案、建设标准等还未同智慧城市相关建设进行有效链接。

3.微观层面

智慧档案馆建设的实现机理、“智慧”评价指标等问题还有待进一步展开理论探讨。对此，南阳师范学院王素红在《对智慧档案馆建设和研究热的冷思考》一文还专门从智慧档案馆的定位、导向、建设、结局四个方面分析了其微观层面存在的建设问题。[25]

（二）展望

智慧档案馆建设是一项长期而复杂的工程，不仅需要在国家政策、资金的支持依托数字档案馆建设，而且还需要在智慧城市的建设背景之下，立足自身发展实际，以智能、高效、优化、个性为发展目标，多加考虑档案用户需求，深度挖掘档案资源智慧含量，重点保障智慧档案安全、科学制定智慧评价指标等。但考虑到现阶段我国数字档案馆建设在地域上存在的水平性差异，笔者建议我国智慧档案馆的建设可采用“优先发展，后续推进”的方针，优先鼓励数字档案馆建设较好的地方发展智慧档案馆，做好档案馆智慧化建设的发展典型，并积极推进发展较差地方的数字档案馆建设，做好档案馆智慧化建设的发展基础。

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[1]杨来青.智慧档案馆是信息化发展的必然产物[J].中国档案，2014（6）:64.

[2][10]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案，2013（3）:68-70.

[3][5]毕娟.智慧城市环境下智慧档案型档案馆建设初探.北京档案，2013（2）:13-15.

[4]巫细波，杨再高.智慧城市理念与未来城市发展[J].城市发展研究，2010（11）:56-57.

[6][16]杨智勇，周枫.试析智慧档案馆的兴起与未来发展[J].档案学通讯，2015（4）:45-49.

[7]杨来青，李大鹏.智慧档案馆功能及体系结构[J].中国档案，2015（7），59-61.

[8]杨艳，薛四新，徐华，苏龙高娃.智慧档案馆技术系统特征分析[J].档案学通讯，2014（4）:67-69.

[9]迟伟凡，李晶伟.论智慧城市环境下智慧档案馆三大平台建设[C].第十二届沈阳科学学术年会论文集（经管社科）.2015，9.

[11]陶水龙，智慧档案馆建设思路研究[J].中国档案，2014（6）:67.

[12]吴加琪.智慧城市背景下智慧档案馆建设原则、顶层设计及推进路径研究[J].档案与建设，2015（1）:30-33.

[13]薛四新，卫化昱，杨艳.智慧档案研究思考[J].北京档案，2014（5）:28-30.

[14]陈静，韩海涛，田伟.大数据时代智慧档案馆构建探析[J].北京档案，2015（1）:25-26.

[15][21]田雷，物联网技术在智慧档案馆中的应用研究[J].档案学通讯，2015（1）:60-64.

[17]彭平平.基于物联网的智慧档案馆初探[J].湖北档案，2015（7）:20-22.

[18]谭雪.借力“智慧因子”完善智慧档案馆功能[J].湖北档案，2014（12）:8.

[19]（美）Michael Miller 著，姜进磊等译.云计算［M］.北京:机械工业出版社，2009.

[20]刘迁.智慧时代档案信息安全的提升路径——以张家港市档案馆为例[J].档案与建设，2015（5）:21-24.

[22]徐晓屏.“智慧”档案馆——“云”时代数字档案馆发展趋势展望[J].山东档案，2013（6）:15-17.

[23]刘赫男.智慧城市背景下公共档案馆建设[J].湖北档案，2013（12）:15-18.

[24]吴绪成.浅谈大数据背景下的第四代档案馆建设[J].湖北档案，2013（3）:10-12.

[25]王素红.对智慧档案馆建设和研究热的冷思考[J].档案学通讯，2015（4）:39-44.

（作者单位：河北大学管理学院）