践行“三严三实”，推进高校“依法治档”

文/吴君君 Wu Jun-jun



践行“三严三实”，推进高校“依法治档”

文/吴君君 Wu Jun-jun

摘要：本文探讨了在“三严三实”的政治形势下，高校存在档案利用中过于注重保密、个人档案知情权得不到保障、档案收集困难等问题亟需完善，从而提出科学处理高校档案保密和公开的矛盾、保障个人档案的知情权、完善必要的高校档案规章制度、建立档案评估机制等四项推进高校“依法治档”的措施。

关键词：档案制度；高校档案；依法治档

2014年3月9日，习近平总书记在关于推进作风建设的讲话中，提到“既严以修身、严以用权、严以律己，又谋事要实、创业要实、做人要实”的重要论述［1］，称为“三严三实”讲话。2015年4月10日，中共中央办公厅印发《关于在县处级以上领导干部中开展“三严三实”专题教育方案》（以下简称《方案》）［1］，这个论述针对的不仅是领导干部，同样适用于普通管理岗位的档案管理人员。随着《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）的颁布实施，中华人民共和国教育部在2008年颁发了第27号令《高等学校档案管理办法》等等，这为“十三五”高校档案事业的有序发展指明了方向，为高校档案管理工作的规范化开展提供依据和参考，也标志着高校档案事业走上了依法治档的健康轨道。

一、依法治档的必要性和重要性

随着时代的进步和人们意识的转变，高校档案的作用日益凸显，高校档案的管理愈来愈受到重视和关注。但俗话说“无规矩不成方圆”，健全的档案制度不仅能够规范高校档案的管理流程，提高办事效率，而且能降低档案管理成本。要推进高校档案的规范化管理，首先就必须认识到依法治档的重要性。

（一）依法治档是高校档案规范管理的客观需要

新形势迫切需要完善的法律、法规来规范和调整档案工作中的遇到的种种困难和问题。依法治档是高校档案规范管理的客观需要，只有档案法律法规健全了，才能维护高校档案的尊严，规范档案管理流程，才能在具体的档案管理工作中采取必要的手段，如对高校档案管理中出现的不按时移交档案、某类档案该由哪个部门来移交等各种矛盾进行调解。

（二）依法治档是高校档案规范管理的主观需要

由于人为因素的存在，有些高校档案管理人员工作懒散，缺乏激情，缺乏责任感，态度粗暴等，更而时不时发生有法不依、执法不严、违法不究的现象，依法治档是高校档案规范管理的主观需要。要解决这些问题最有效的办法就是行以法治，以法管事，以营造宽松、和谐、公平的工作氛围，因此法制化轨道是高校档案管理工作在高校中运行的基本途径。

二、高校档案管理过程中存在的瓶颈

（一）档案利用中过于注重保密

高校档案信息是信息公开的内容之一，但是档案界对档案“重保轻用”的管理思想根深蒂固，一是因前些年档案以纸质载体为主，出于保护纸质档案，加上档案管理成本高，虽近年来电子档案的兴起，但由于电子档案的安全性不易控制的特点，档案管理中很注重保密，难以做到信息公开；再者，档案属于机密性很强的材料，能否公开难以把握，利用工作稍有不慎即可能触犯法律法规，给个人、单位带来一定的负面影响，造成难以弥补的伤害，出于多一事不如少一事的想法，档案管理人员生怕承担负面责任，因此档案入库后，管理原则以藏为主，档案重见天日的机会微乎其微，除了供单位领导做决策参考之用，很少向公众提供服务，使得凝结在档案工作中的人力、脑力劳动价值得不到实现。

（二）个人档案知情权得不到保障

高校中个人档案主要有学生档案和教职工档案，遗憾的是，目前没有相关法律法规作为保障个人档案知情权的管理指导和依据。《中华人民共和国档案法》是我国人事档案的主要管理依据，辅以《干部档案工作条例》和《流动人员人事档案管理暂行规定》。然而，《档案法》作为档案工作的核心宝典，并没有对人事档案管理方面作出具体的规定，惟独对档案的保密性和机要性方面进行规定，特别是“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”［2］，个人档案知情权得不到保障，本人不能查阅其个人档案，以至不知道自己的个人档案袋里有哪些材料，材料从何而来，材料里具体内容是什么，其本人一概不知，也没有权限查阅，至于这些材料是否真实、准确更是无从考究，着实无奈。

（三）各部门移交档案不积极，档案收集困难

高校档案的基本工作是高校档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计，档案收集是最初始环节，也是最关键的环节。但是一些部门归档意识不强，缺乏集体意识，没有长远的目光，不严格按照档案室的要求按时移交档案，故意将重要材料堆放于本部门以方便日后本部门的人查阅，再加上平时忙于应对职能工作，而疏于将在行使其职能活动中形成的大量有存档价值的材料归档，将材料保存在个人手中或部门，没有将其进行的分类、归纳、用心保管，随着时间的流逝，由于缺乏档案整理、鉴定的专业知识，材料存放无序，查找更不方便；加上当年经办人员退休或转岗，可能会使得当年重要的材料不知所踪，这种后果无法追朔，从而致使学校档案室档案种类局限、数量有限、内容单调。

三、推进高校“依法治档”的措施

（一）科学处理高校档案保密和公开的矛盾

随着中华人民共和国教育部令第29号《高等学校信息公开办法》于2010年9月1日的颁布实施，高校信息公开从此走上了阳光、透明的大道。各高校档案部门应以信息公开为契机，根据国家的法律法规，强化高校档案的服务的意识，大胆尝试管理模式，科学处理保密与公开利用的矛盾。档案属于全社会共同所有，全社会成员应当享有合法、合理的利用档案的权利，对于已过保密期或经鉴定无须保密的档案，应该给予开放利用；对于涉密或有关个人处罚、知识产权等不宜公开的档案，应该妥善保存。同时，高校档案部门要加强学习《保密法》，科学界定高校档案保密范围和公开权限。统一思想认识：所有档案工作的重心都是用，而非藏，都是为了更好地发挥档案的使用价值，服务档案需求者。

（二）允许本人查阅本人档案，保障个人档案的知情权

针对高校个人档案的主人对自己档案里放了什么材料、材料是什么内容不知情的情况，国家应该出台保障个人档案知情权的文件，高校可以此为依据制定如《学生档案管理制度》、《教职工档案管理制度》等个人档案规章制度，细化个人档案管理，在档案管理人员核实查档者身份和查档动机后，让查档者在查档登记表上进行登记，由档案管理人员全程监督，允许本人或经本人授权的人（必须办理授权手续）查阅其个人档案目录，尝试允许查阅其本人的档案，在查阅期间要有专人全程监督，杜绝其档案被盗取、被篡改、被拍照等信息泄露，保障个人的合法权益的同时，维护档案的原始性、真实性、权威性。

（三）完善必要的高校档案规章制度

《高等学校档案管理办法》规定：“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有”［3］。 高校档案部门领会《档案法》和《高等学校档案管理办法》等有关规定精神后，制定适合本校实际情况的《档案归档范围和保管期限表》。针对各部门移交档案不积极的现象可制定本单位《兼职档案管理员职责》，将档案工作具体到每个部门的个人。还应制定《档案服务管理制度》，明确档案管理人员应强化服务意识，提供微笑服务，耐心接待查档需求者，正视查档者的合法查档需求，尽可能地为他们找到所需要的档案信息，以达到档案得到充分利用和查档者满意为工作目的；还应制定相关奖惩制度，对档案工作人员进行监督的同时，也对档案兼职工作人员工作的促进，把他们日常的档案工作表现溶入职称评聘、岗位晋升、考核评先之中，以此调动工作积极性。

（四）建立相应的档案评估机制

高校经常迎接各种各样的评估，人才教育评估、教学评估、就业评估……惟独没有档案评估，高校档案工作没有外来压力的督促，档案工作水平无法得到验证，建立相应的档案评估机制，是高校在履行各项管理工作的其中一环节。高校档案部门可根据评估条目与现有的档案管理模式进行对照、修正，全面提高档案的管理水平，使得物尽其用，资源共享，真正使档案服务于全校师生乃至全社会，正视所有的档案需求者，即包含隐性和显性的档案需求者，评估内容应涉及档案工作的方方面面，且不是一成不变，时刻保持评估警觉性，认真研读新政策和新提法，严格要求档案工作的方方面面，建立与时俱进、保持生机活力的档案评估机制。

（责任编辑：无尽藏）

参考文献：

［1］中共中央办公厅.关于在县处级以上领导干部中开展"三严三实"专题教育方案［J］.党员干部之友.2015-05-05.

［2］中共中央组织部和国家档案局.干部档案工作条例［S］：1991-04-02.

［3］中华人民共和国教育部.高等学校档案管理办法［S］：2008-09-01.

中图分类号：G275.1

文献标识码：A

文章编号：1005-9652（2016）03-0055-03

作者简介：

吴君君（1982—），女，福建漳州人，福建漳州卫生职业学院档案馆馆员，硕士。

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