高校档案数字化外包服务的困惑及对策

文/赵清秀 岳 晓 Zhao Qing-xiu Yue xiao



高校档案数字化外包服务的困惑及对策

文/赵清秀 岳 晓 Zhao Qing-xiu Yue xiao

摘要：档案数字化成为档案管理的必要发展趋势，外包服务是高校开展档案数字化的主要途径。探讨外包服务中存在的困惑及其对策对于档案数字化工作的开展有十分重要的作用，也将助推高校档案管理的发展进程。

关键词：高校；档案数字化；困惑与对策

档案数字化是档案管理工作的发展趋势，是信息化时代档案管理方式变革的必然结果。档案数字化外包是高校档案实现管理数字化、信息化的主要捷径；有效探讨和掌握档案数字化外包服务中存在的困惑对于加快高校档案发展有十分重要的意义和现实作用。

一、档案数字化成为高校档案工作发展的新趋势

档案数字化是大数据时代的信息产物。档案数字化是提升高校档案服务的重要途径，同时也是实现数字化档案馆、高校现代管理的必然手段。2014年5月，中共中央办公厅 国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出“要加快推进传统载体档案数字化”。这为高校档案事业发展迎来了最好时期。同时，随着信息化、大数据时代的发展需求，单一存储、手工查阅、人工检索的传统档案管理利用模式出现了效率低、管理落后、档案保护差的管理弊端。网络服务、异地异质存储、档案保护等档案管理新需要的提出，为高校档案工作带来了新模式和新挑战。管理现代化、利用高效化、管理科学化、服务网络化正在成为目前仍至今后一段时间高校档案管理目标，档案数字化也随之成为各个高校必需开展的新思路。档案管理正在从传统的人工管理向电脑管理时代转变；利用正在从人工查询向网络利用转变；存储正在由实物存储向实物与电子信息双同存储的转变。

二、外包服务是实现高校档案数字化的重要途径

档案数字化外包，是指各级各类档案馆在开展档案数字化工作中，由独立法人身份的档案数字化加工服务机构承担档案数字化加工的外包服务。［1］档案数字化服务公司技能娴熟；设备先进；经验丰富；速度快；效率高；从其优点来看，外包服务适合对大量的馆藏档案进行批量加工，其档案数字化进度及质量可以得到保证。并且有助于高校档案管理部门在短期内迅速提升档案的服务水平。现在，越来越多的高校认识到档案数字化的重要性与紧迫性，紧跟国家信息化建设的步伐，正在紧锣密鼓的开展档案数字化工作，外包方式也逐渐被大部分高校档案部门所接受并运用。

三、档案数字化外包服务中存在三大困惑

随着档案数字化外包作为高校开展数字化工作的主要途径，其在加工中存在的问题也随之显现。总体来讲，外包服务主要有四大困惑需要了解掌握。

（一）立项困惑

档案数字化是高校档案管理一项重要工作，是一项连续、重大的工程，不能一蹴而就，需要从长计议，需要站在学校全局的高度、做到提前规划、系统实施，所以立项作为档案数字化项目的起点环节是关键之所在。立项是一个项目实施过程的指导思想，立项精细关乎项目后期的实施预期，所以立项包括哪些方面是我们应该着重考虑的问题，在档案数字化开展初期，对立项要有一个全面的认识，并且做到心中有数，有的放矢。

（二）质量困惑

档案利用服务是档案管理的宗旨。而档案质量是取决于利用服务水平高低的基础。数字化的质量的好与坏直接关系着未来电子档案网络化利用的效果，直接影响着学校的管理形象。在数字化加工过程中，质量的控制尤为重要，是外包加工的管理核心。因此，在项目实施过程中有很多质量问题必须重视。如：如何保证招标公司合格？对加工质量作何要求？哪些环节有质量困绕？在加工过程中如何保证质量过关？质量问题又受哪些方面的影响？又当如何规范？只有通晓存在的质量困惑才能有针对性、有计划的开展数字化加工。

（三）安全困惑

档案安全体系是档案建设三大体系之一，作为学校发展过程的历史记录与凭证，具有的唯一、不可复制性，在数字化过程中不容有损坏、丢失、泄密等事情发生。因此，档案数字化过程中，如何建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系是安全管理的重点。在数字化加工过程中安全问题主要体现在档案安全、消防安全和信息安全这三个方面的安全。档案安全主要指预防档案丢失、资料缺失问题；消防安全主要指在加工过程中，加工场地的消防安全；信息安全主要指在加工过程中对档案中预防档案信息备份、存储等问题。只有把一切的安全问题解决了，才有对档案数字化加工的基础。

四、解决外包服务困惑的对策

清晰了解外包服务存在的问题是确定档案数字化实施的必要条件，而掌握解决问题的对策是档案数字化成功的关键。

（一）掌握档案数字化加工的原则

1. 实用原则。档案是学校历史和文化积淀的产物，是学校精神、文化理念的具体体现，每一份档案都有不同价值。在高校档案数字化过程中，我们要充分结合档案的利用价值、文化价值进行详细的考究开展数字化，如何让更多有价值的档案为学校发展、为地方经济发展服务，实现其特有的价值。

2. 时间原则。传统档案保存形式单一，并且由于保管条件有限，很多老档案在逐渐变质、老化、破损，我们必须抢时间的保护修复那些记录历史、载着文化的老档案是迫在眉捷的事情。因此，在档案数字化加工的时，要结合档案时间性特点和结合学校实际，在“抢救老档案、优先重要档案、注重利用率高档案”中，做到突出重点、有选择性的，分步开展数字化工作。

3. 安全原则。安全是档案数字化加工的基础。只有保证了实体档案和电子档案的安全才有条件谈得上档案数字化开展的必要。因此，在档案数字化处理过程中“档案实体、加工场所、加工设备、网络环境以及数据载体的安全管理是其首要问题”。

4. 真实原则。档案因其具有真实性特征，所以在管理中常常发挥着咨政、参考凭证作用。因此，在数字化的加工时，必须考虑电子件的真实性，如何使电子件与原始档案保持在色泽、内容等方面保持一致。

（二）把握三个阶段，保证三个到位。

档案数字化的成功与否是实现档案现代化管理的关键所在，是开展档案服务的基础。所以在问题出现的过程中，需要结合工作实际，提前作准备，想对策，对症下药，避免问题出现时手忙脚乱。简单的讲，要解决以上困惑，就得把握好“三个”阶段，保证“三个”到位。

1. 把握好“立项”阶段，保证“调研分析”到位。实施方案做得好不好，立项阶段的“调研分析”是关键。立项前的问题分析做得越细越透，项目的成功率就越大、进展就越顺利。对档案数字化而言，立项内容主要包括“项目定位、档案数量、场地、工期、费用预算、质量标准”6个要素，这6个要素间相辅相成，相互制约。只有把6个方面内容调研分析透彻，才能科学制定档案数字化项目的实施方案。

2. 重点把握好“加工过程”的阶段，保证“管理监督”到位。数字化的外包是一个综合的服务类项目。其加工质量受客观条件及主观因素的双重影响。从客观条件来讲，外包公司技术及设备是影响质量因素之一，只要是专业的档案数字化服务公司，其专业技术、设备的齐全与先进性是值得可信任的。所在影响质量及效果的更多的是主观因素--人。如管理不到位、流程不合理、人员技术不过硬、工作不仔细等都是影响数字化加工的质量与进度。作为数字化加工的项目，质量是数字化加工的第一要素，如何做到质量合格，就是我们在加工过程中需要认真把关、认真思考的问题。而加工过程中，管理监督到位是数字化过程的关键，也是解决质量困惑和安全困惑的重要手段。档案数字化加工主要有“借、拆、扫、挂、装、还”等六大的环节，每个环节都有相应的质量风险点，只有全面掌握加工流程中的风险点，才能化解质量问题。对此，我们要厘清并加强对每个风险点的控制，成立领导小组、建立监管机制，规范操作流程，落实解决措施，才能保证加工过顺畅，质量得到保证。

3. 在“收尾”阶段，保证“质检验收”到位。一个项目的完成，质检验收是其中一大核心工作。对于收尾阶段，成立专人验收小组是一个重要的举措，专人质检、科学验收，从而保证项目的顺利完工。在项目实施合约中，科学制定验收标准是保证项目完成的关键。首先必须确定质检验收项目内容应包括：扫描图片效果、挂接情况、装订质量、还库档案情况四个主要方面。其次是确定验收方式是采取抽检还是普检，或是两者相结合。对于不同的高校，可根据自身的人力条件，可采取不同的验收方式。针对大批量的数字化加工，普遍采用抽检验收，各个高校可根据自身情况分类设定不同的质检比例。在数字化加工过程中，还原装档、还库出现差错时有发生。而保证原始档案材料的齐全完整，是档案管理重点，也是数字化后电子档案有效的事实依据，因此，在验收中，档案还原装订以及还库情况是质检的重中之重。只有保证质检验收到位，才能保证档案数字化建设的顺利完工，才能保证数字化档案馆建设取得阶段性成果。

（责任编辑：阎海燕）

参考文献：

［1］黄丽华，宋华.规范管理 确保安全——《档案数字化外包安全管理规范》出台［J］.中国档案，2015，（2）.

中图分类号：G275

文献标识码：A

文章编号：1005-9652（2016）03-0125-03

作者简介：

赵清秀（1976—），女，四川泸州人，西南民族大学档案馆馆员，硕士。

岳 晓（1985—），男，四川巴中人，西南民族大学档案馆助理馆员，硕士。

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