论“互联网+”背景下的三甲医院人事档案信息化管理

文/张嘉伟 Zhang Jia-wei



论“互联网+”背景下的三甲医院人事档案信息化管理

文/张嘉伟 Zhang Jia-wei

摘要：随着“互联网+”时代的到来，三甲医院管理者也应运用“互联网”思维，用“大数据”观念主导人事档案信息化管理，在做好安全防范的前提下，加强规划设计，实施集成处理，不断提升人事档案信息数据应用水平，为三甲医院的发展助力。

关键词：互联网+；大数据；人事档案；信息化管理

2015年两会期间，李克强总理在政府工作报告中多次提到“互联网”，并提出制订“互联网+”行动计划，旨在推动移动互联网、云计算、大数据、物联网等与现代制造业结合，促进电子商务、工业互联网和互联网金融等行业健康持续发展。面对新的形势和发展要求，三甲医院也应该运用“互联网”思维，充分利用先进的硬件设施和信息技术，满足人事档案信息化管理的需要，努力促进信息化技术与人事档案管理各业务环节的高度融合，使信息化成为提升人事档案管理水平，促进人力资源管理信息化发展，适应“互联网+”时代需要的核心手段。

一、用“大数据”观念主导人事档案信息化管理

2011年6月，全球知名管理咨询公司麦肯锡发布了《大数据：下一个竞争、创新和生产力的前沿领域》的研究报告［1］，并在报告中指出：“数据，已经渗透到当今每一个行业和业务职能领域，成为重要的生产因素。人们对于海量数据的挖掘和运用，预示着新一波生产率增长和消费者盈余浪潮的到来。”报告对大数据的基本定义是：“大数据是指其大小超出了典型数据库软件的采集、储存、管理和分析等能力的数据集合。”之后，大数据这一概念迅速被引爆，成为各行各业竞相解读的对象。大数据作为一个新兴概念，对“互联网+”背景下三甲医院人事档案管理具有重要的借鉴意义。医院管理者应该用“大数据”观念主导人事档案信息化管理，用创新的思维去拓宽人事档案信息化管理的范围，去深度发掘人事档案数据资源的潜在价值。

（一）拓宽人事档案信息化管理范围

三甲医院应将流动人员的人事档案数据纳入医院人事档案信息化管理范围。流动人员人事档案作为医院人事档案管理的重要组成部分，本应纳入医院统一管理的范围，但实际上医院档案部门并没有资质对这部分流动人员进行人事档案的存放与管理。因此，三甲医院中各类流动人员只能将人事档案存放到社会中有资质的人力资源市场。这也使医院在进行人力资源数据统计与管理时产生问题：一些医院或者对各类流动人员“充耳不闻”，或者只能简单的将他们的一些基本信息进行备案。同在编人员的人事档案一样，流动人员的人事档案完整地记录了本人的从业经历、职业能力和专业背景。流动人员人事档案不但可以维护本人在职称晋升、社会保险、进修学习中的合法权益，而且也可以为医院的人力资源管理提供应有的数据来源。对选择和使用各类人才、优化医院人才结构起着重要的作用。因此，三甲医院应同流动人员人事档案所在人力资源市场进行有效沟通与联系，通过信息化平台与之建立深度合作机制，从而动态掌握流动人员人事档案的相关信息与数据。同时，在医院内部建立流动人员人事档案信息数据库，重点记录流动人员的专业背景与成才记录：如学历学位信息、执业资格信息、专业技术职务任职（职称）信息、反映科研学术水平的信息、培训进修信息等，以弥补实体人事档案未在医院保存的不足。

（二）建立实体人事档案信息+多媒体信息的信息数据库

一般来说，医院人事档案信息数据库的来源是人事档案中所记录的个人基本信息，如医院职工的姓名、性别、出生日期、毕业院校、学历专业、参加工作时间、职务职称、工资、年度考核情况、学习进修、奖励惩处等各项信息。这些信息虽然能概括和勾勒一个人的基本轮廓，但始终是静态的、滞后的、单一的纸面数据。在“互联网+”背景下的三甲医院，人力资源建设更需要立体化的人事档案数据。因此，必须适应时代发展需要，建立包含实体人事档案信息和能反映每个人业务开展情况、职业能力建设、个性特征的多媒体信息的信息数据库。例如可将医务人员每年开展的新技术、新发布的论文论著、新开展的教学考评、以及新的对外交流等视频、音频、图像等资料纳入管理范围。经过若干年的积累，就可以清晰、立体、全面的反映该医务人员的业务能力和专业素质，确保医院在人才培养、岗位聘任、干部任用等方面的公正性与合理性，为医院未来的人力资源建设以及人事决策打下坚实的基础。

二、做好实体人事档案管理及信息数据库安全防护

防范信息安全风险是人事档案信息化管理首要重视的环节，要不断健全人事档案安全管理体系，完善安全运行机制，保障人事档案信息化管理的顺畅运行。

（一）做好实体人事档案管理

实体人事档案是人事档案信息化管理的基础。做好实体人事档案的管理有利于人事档案信息数据库的建立及完善。要遵守传统人事档案管理规范，认真做好实体人事档案的存放与使用。三甲医院可探索使用RFID（无线射频技术）加强对馆藏实体人事档案的一体化安全管理，在馆藏每卷档案上粘贴RFID标签，实现“物联网”管理，对非正常出库档案可进行“分级”安全预警，确保档案保管安全［2］。要参照《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》等有关档案法规要求，做好医院人事档案材料的收集整理工作，不断完善实体人事档案的管理和利用。要严格遵守人事档案登记、管理制度，使人事档案材料接收、管理、使用始终规范有序。

（二）做好人事档案信息数据库安全防范

三甲医院的人事档案信息数据库具有容量大、类目多、更新快、安全性要求高的特点，因此，要全面落实全国档案安全体系建设工作会议上“必须始终坚持把档案信息安全与档案实体安全放在同等重要位置，通过各种有效措施保证档案信息安全，确保数字档案和电子文件内容真实、长久可读和有效利用，通过提高认识强化管理，先进技术保障信息安全”［3］的要求，时刻将安全防范放到首要位置。首先，进一步建立健全医院信息化安全管理机构，明确人事档案信息数据库安全保障工作的直接责任人，并强化其对网络管理人员和数据库具体操作人员的严格管理。其次，完善的安全管理制度是做好人事档案信息数据库安全防范的基础。再次，先进的技术手段是做好人事档案信息数据库安全防范的核心。要及时吸收和采用新技术，从人事档案信息的数字化及人事档案信息数据库的建立、管理、使用过程中不断提高防攻击、防病毒能力，做好全方位的安全防护工作。此外，良好的业务培训是做好人事档案信息数据库安全防范的强力保障。

三、加强规划设计，实施集成处理，不断提升人事档案信息数据应用水平

（一）加强规划设计

三甲医院应把加快信息化建设作为促进医院转型升级、健康发展的重要途径，把扩大信息技术应用作为构建现代医疗管理体系的重大举措，把提高人事档案信息化管理水平，加强人事档案信息数据处理能力作为保障医院人力资源科学管理的重要支撑。因此，三甲医院应加强统筹规划，坚持科学发展，以实际应用为导向，积极推进医院院内各信息系统的整合发展，加大力度做好各项基础设施的建设规划，推动信息化技术在人事档案管理各业务环节的深入应用，结合医院实际情况和现有基础，做好人事档案信息化管理的短期规划与长期规划，持续提高信息化技术在人事档案管理中的应用水平。

（二）实施集成处理

数据采集：将实体人事档案的信息进行数字化处理，并将处理后的数据输入人事档案信息数据库。一些人事档案不在同一地点保存的三甲医院也可在统一规划下进行分别数字化处理，再将处理后的人事档案信息数据上传至统一的数据处理平台。可将数据库内分成不同的存储空间，存储不同类型的数据，之后再根据不同的需求将各种数据进行再处理。

数据检索：创建检索引擎，利用关键词或分类项目对人事档案信息数据库中的数据进行有效检索。针对文本内容检索，可迅速定位至关键词所在字句位置。针对多媒体内容检索，可以直接对多媒体内容进行查找，自动找到关键位置；通过智能识别，能够区分一个视频中的不同内容，有效减轻人工甄别的工作量，提高多媒体处理能力的水平。建立档案自动分类系统，系统可通过读取档案材料上传历史记录，集合相似档案材料，实现同类档案材料的自动归类。

数据分析：将检索出的数据进行进一步归类，整合，并按照不同的需求进行多层次的分析。在原有信息系统的基础上，通过数据挖掘对人事档案信息进行深加工，从中获得规律，并从不同的角度进行分析研究，将所发现的知识运用到三甲医院人事管理、岗位设置、决策支持等人力资源管理的众多领域。

数据应用：将人事档案信息数据分析的结果与三甲医院长远发展规划及人力资源的整体开发、预测相结合，利用分析结果制定医院人力资源建设的相关策略。如根据相关数据分析及统计制定医院人才发展长期规划、特色专业建设规划和人才队伍建设要求等战略规划。通过数据分析结果对医务人员、护理人员进行相关培训，弥补其所学不足，提升其业务水平。

总之，三甲医院在“互联网+”时代中应顺势而为，在人事档案管理中积极采用各种信息化技术，不断提高人事档案管理的信息化水平，提升人事档案信息数据的应用水平，为促进医院健康可持续发展助力。

（责任编辑：闻 道）

参考文献：

［1］Big data： The next frontier for innovation， competition， and productivity ［EB/OL］. http：//www.mckinsey.com/insights/ business_technology/big_data_the_next_frontier_for_innovation/.

［2］郭年.江苏太仓：互联网+让档案工作提质升级［N］.中国档案报，2015-06-01.

［3］屠跃明，钱毅，黄建峰等.档案信息化发展现状、趋势的研究报告.2010年全国档案工作者年会［EB/OL］.http：//www.cnki.net/ KCMS/detail/detail.aspx？QueryID=0&CurRec=1&dbcode=CpFD&dbname=CpFD0914&filename=ZGDA201011001008&urlid =&yx=&v=MzEzMjJkaG5qOThUbmpxcXhkRWVNT1VLcmlmWnVOdkhpdnRVTDNOSmxvVVB5clBiN0c0SDlITnJvOUZaZX NQQkJOS3Vo.

中图分类号：G270

文献标识码：A

文章编号：1005-9652（2016）03-0061-03

作者简介：

张嘉伟（1986—），男，河北安平人，石家庄市中医院人力部科员，硕士。

On the Informatization Management of Personnel Archives in Thirdlevel Grade-A Hospitals under the Background of “Internet +”