浅议如何使基层法院的管理富有成效

张晓毅

（361015　厦门市湖里区人民法院　福建 厦门）

浅议如何使基层法院的管理富有成效

张晓毅

（361015厦门市湖里区人民法院福建 厦门）

本文通过结合法院工作的现状，结合管理学的有效措施，思考将相应的思维及方法引入法院工作实际，具有一定的积极意义。

法院；时间管理；现场管理

2015年4月1日，“立案登记主义”正式在我国确立。由此带来的是诉讼案件爆炸性的增长。有限的诉讼资源与日益增加的诉讼需求之间的矛盾，越来越影响到审判的质量和效率，甚至影响到司法权威和司法公信。因此，法院的管理必须有效，否则无法满足人民群众日益增长的司法需求。由于笔者系基层法院工作人员，因此以基层法院为视角，谈谈如何使法院的管理富有成效。

一、卓有成效管理的重要性

（一）有效的管理可以减少工作中的失误率

管理的有效性在于防患于未然，尽量减少例外管理，侧重于理性管理。管理学大师美国的彼得.德鲁克有这样一句名言：“管理好的组织，总是单调乏味，没有任何激动人心的事件发生。”因此，与其在出现突发事件时依赖个别能力卓越的工作人员或者管理者的处理，不如扎扎实实建立避免突发事件的机制。基层法院审判实践中较为经常遇到的突发事件有：①确定好了开庭时间后，遗漏通知诉讼参加人，包括但不限于一方当事人、陪审员或者其他相关人员，导致排庭无效，需要重新送达；②文书校对不仔细、出现错误；③卷宗或材料遗失；④庭审准备不充分等。如何避免突发事件发生，提高工作人员的工作效率，应将每项工作的目标落实到每人、每天，形成“日事日毕”以及“事事有人管”的氛围，具体落实到每一个案件、每一份材料，都有人负责。每个工作人员根据自己每日工作目标完成情况进行“日清”，每日工作目标的结果与其奖惩激励挂钩，以形成目标、日清、激励三者之间的良性虚幻以及闭环优化。

（二）有效的管理提升个人的责任感

个人和组织在管理上的相辅相成，才能应对案多人少的法院困境。单纯依靠原有的组织体系，已经能以适应时代的变化，必须依靠组织和个人共同推进管理的有效性。换句话说，就是就组织而言，需要人人提供其贡献；就个人而言，需要组织作为达到个人目的的工具。法院每个工作人员对法院的贡献，是体现在如何以最优方式去满足审判工作需求；而法院为其工作人员提供的工具，就是要支持实现这一目标。在组织变革上，就是变金字塔式的组织结构为扁平化的结构，减少管理层次。在人员变革上，就是信任每一个工作人员，每个人都有自己的工作目标，设定自己的完成策略，以最快的速度去处理每一个案件。

（三）提升每一位员额法官的管理能力

每一位员额法官所承载的不仅仅是审判工作，还要与法官助理、审判辅助人员等的沟通协作，培养和提升法官的管理能力尤为重要。实践中法官在从事审判工作管理通常会遇到以下情况，使得管理失灵：①法官的时间只属于别人；②遵循旧历，按照老一套的方式开展工作；③组织以外其他情况的影响；④抓不到工作重点。如何培养法官的管理能力，应使其养成如下习惯：①合理利用时间；②注意使自己的努力产生必要的成果，而不是单纯工作本身，重视对外界的贡献；③把工作建立在优势方向上，善于利用自己、同事以及上下级的长处；④将精力集中于少数主要领域；⑤善于作出有效决策。

二、提升管理能力以及工作效率的几个措施

（一）合理管理时间

时间，是一项限制因素。任何生产程序的铲除了，都受到时间的制约，尤其在法院，在大量案件的处理程序上，最稀有的资源，就是时间。同时，时间无法储存，无法绘制边际效用曲线，一旦过去就再也无法倒退。此外，时间又是完成审判管理工作的必要条件。如何合理管理时间，可以通过以下三个步骤：

首先，记录时间，也就是要了解每一个工作人员在时间实际上是如何耗用。可以通过工作人员、管理人员自己统计，随时记录实际工作耗用时间；或者由后勤人员或者其他工作人员，以旁观者角度进行时间记录。通过一段时间的统计和比对，了解工作人员在一天工作时间上的安排以及每项工作的耗时情况。法院管理者或者法官会经常受到各种压力，使得其将时间花费在一些非审判工作和浪费时间的事务上，大量时间都不可避免地浪费。而法院工作，比如撰写判决书、草拟文件、开庭审理等都需要整块时间的运用。如果零星将时间分开使用，即使总时间相同，但效果确是大大不同。尤其是与他人配合工作，这一点尤为重要。每个人都是时间的消费者，同时也是时间的浪费者。要提高管理的绩效，第一步就是记录其时间耗用的实际情形。

其次，管理时间。找出由于缺乏制度设计或者由于人为因素而浪费时间的情况，如果一个错误或者“返工”多次出现，就代表这个错误的出现是可以预见的，应设计一套有系统和有步骤的处理方式来化解。此外，减少不必要的会议也是杜绝浪费时间的一个途径，将必要的信息传输给需要该信息的人员，其他人员可以不必参会。

最后，统一安排时间。将零散的时间集中起来，用于处理重要的事情。由于法官日常工作中，既要开庭，与当事人沟通，与书记员或辅助人员协助处理一些事项，往往写判决的时间非常零碎，零碎的时间导致该项工作效率低下，往往有了思路却被中途打断。因此，确定一个时间段集中写判决是提高法官工作效率的途径之一。与法官助理或书记员确定一段时间，比如每天下班前的一个半小时为其专门的书写判决书时间，在该时间段内其他事项由法官助理或者书记员负责处理。或者把许多次要的工作集中起来办理。当然，统一时间的办法有许多，但最为重要的是如何用好时间。

（二）提高工作现场管理的成效（5S管理方法的借鉴）

法院的日常工作中，每一个案件都有各方当事人提供的材料，我们往往把同一案件材料归入一份卷宗。由于目前案件高发，几乎每个办案部门的卷宗都堆积如山。实践中，很多的工作人员在寻找卷宗上就花费了较多的时间，甚至有发生卷宗材料丢失的情况。如何避免上述情况的发生，管理好法院的工作现场是尤为重要的一环。

5S管理是目前现场管理中一用得较多的管理方法，它包括整理、整顿、清扫、清洁、素养。5S的核心思想是针对组织机构中的每位工作人员的日常行为提出要求，倡导从小事做起，力求使每位工作人员都养成事事讲究的习惯，从而达到提高整体工作质量的目的。具体介绍下5S的具体含义：

1.整理（SEIRI）

将工作场所的所有物品分为必要与没有必要的。将必要的物品留下；没有必要的物品进行清除或放置在其他地方。该步骤的目的是腾出办公空间，并且防止误用。

2.整顿（SEITON）

把必要的物品定位、定量、整齐放置。必要时加以标识。该步骤目的是使得工作场所一目了然，以消除寻找物品的时间，它是提高工作效率的基础。

3.清扫（SEISO）

将整个工作场所，包括但不限于办公用具、卷宗等档案资料、作业场所环境、设备设施等，进行彻底清扫干净。该步骤的目的是保证整个工作场所处于干净的状态。

4.清洁（SEIKETSU）

持续推行前面的三个步骤，并使之规范化、标准化。该步骤的目的是维持、巩固前面三个步骤的成果。

5.修养（SHITSUKE）

培养每位工作人员建立自律精神和养成自觉从事5S的良好习惯。该步骤的目的是使5S要求成为每位工作人员日常工作中的自觉行为。

通过实施上述的五个步骤的现场管理，能够使现场干净、整洁、有序、布局合理，进而能够缩短寻找卷宗等材料的时间，提高工作效率，同时又能保障卷宗材料等的安全。

［1］［美］彼得·德鲁克.卓有成效的管理者［M］.北京：机械工业出版社，2015

［2］［中］杨知文.法院组织管理与中国审判管理体制的建构［J］.河北法学，2014（10）