试论新形势下高校办公室管理创新

马斌

摘 要：高校办公室是高校管理的综合协调办事机构，是保证学校各项工作正常运转的中枢，是上情下达、下情上传的纽带。本文针对目前高校办公室管理工作中存在的主要问题，重点阐述了新形势下高校办公室管理创新的内涵及要求。

关键词：办公室管理；创新；以人为本

中图分类号：G641 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2015）36-0119-02

作为高校管理的综合协调办事机构，高校办公室是保证学校各项工作正常运转的协调中心、信息中心和服务中心，是上情下达、下情上传的纽带，其管理水平直接关系到学校各项工作的有序高效运转。加强新形势下高校办公室工作的管理创新，是办公室管理现代化建设的需要，是高校和谐发展的需要，更是提升高校综合实力的迫切需要。

一、高校办公室管理的现状

高校办公室是学校的一级综合性管理机构，其职能几乎涉及现代高校管理系统中的决策、执行、督查、反馈等各个子系统，而且又具有特定的服务及信息传递功能。当前，高校办公室在更好地服务学校全局工作的同时，更为党政领导提供关键而不可或缺的辅助性服务，其综合管理学校工作的主要作用还表现为：第一，协调中心。高校办公室是学校各种关系的纽带，是学校管理系统的桥梁和支柱，是领导协调各方面关系完成全面工作的必要支撑。第二，政策中心。随着高校办学规模和校内外交流的不断扩大，高校办公室管理除了日常事务管理，政务管理参与的重要性也逐步凸显，这主要表现为对上级政策文件、重要会议、领导指示的贯彻领悟，对学校中长期或年度计划的制定、办学思想和管理理念的提炼等等。第三，督查中心。高校办公室是维护领导和学校决策权威的主要部门，为了学校工作的步调一致和便于管理、信息沟通，需要建立有效的监控督查系统，需要提高工作效率和决策影响力，需要保障承上启下、政令畅通。

然而高校办公室由于工作的重要性和特殊性，在处理日常大量繁杂且事无巨细的工作的同时，琐碎、临时、突击性工作也占据了办公室工作的一个主要方面，加上学校发展的层级和阶段之间的差异，学校领导重视程度的不同等等方面都使得高校办公室在当前建设的过程中，存在着以下几个方面的主要问题。首先，管理效率低下。一直以来，办公室管理由于众所周知的原因而无法明确界定自身职责和范围，日常琐事的低水平处理占据了工作的很大部分，极易产生过多依赖传统的经验式管理，传递信息、协调左右、辅佐领导决策的参谋助手作用无法得到有效发挥。其次，管理制度滞后，缺乏一整套健全完善、切实可行的规章制度和严格的办事程序，管理上比较混乱；利用现代化技术手段不够积极主动，办事效率有待提高等。再者，管理模式陈旧。管理工作人员在管理过程中，忙于应付事务、疲于奔命，组织沟通和协调创新能力不强，传统陈旧的管理模式也不利于办公室工作的横向交流与创新。面对当前高等教育改革与发展的新形势，高校办公室应挖掘自身存在的问题，在适应新的形势、不断改进创新中提高工作水平，推动促进高校办公室自身和学校事业发展。

二、高校办公室管理的创新性内涵

办公室管理创新，不仅仅是管理方式的创新，更重要的是管理理念和管理过程的创新。管理理念和管理过程的创新是高校办公室管理创新的核心，既涉及管理者的素质，又涉及办公室人员的能力。从实践看，高校办公室管理创新包含以下内涵。

第一，管理体制科学化是基础。高校办公室作为高校的一级综合性管理机构，承担着协调、服务、督办、信息传递等基本职能，其管理水平直接关系到全校各项工作的正常运转。只有一流的科学管理，才能实现管理创新。科学的管理体制和严格的办事程序可以充分提高管理效率，增强管理实效，是高校办公室管理创新的基础，也是对高校管理的基本要求。管理体制科学化需要首先提高高校办公室工作的透明度，在可执行的情况下合理公开相应的管理程序、管理政策，在保障知情权和民主参与、监督的前提下，提高科学管理的效率与质量。管理体制科学化还要求规范健全规章制度，明确管理分工与职责，严格制定执行科学规范的管理体制。

第二，管理定位全局化是前提。高校办公室的定位就是“协调、服务、督办、信息传递等基本职能”的优化。要管理创新，就必须提高学校办公室的服务和管理水平，充分发挥学校办公室的中枢功能。高校办公室是高校的一部分，管理创新的基础是学校工作的全局化与高效率。因此高校办公室管理者要总揽全局，把握学校的中心工作。在做好每一项具体工作的同时，必须明确学校当前以及长远的中心工作。合理分配、科学安排人力、物力、财务，处理好重点和一般、近期和长远的关系。高校办公室管理应当从传统的经验型管理走向现代化的科学管理，把自己置于学校改革和发展的高度，积极谋求从“交办服务型”向“参谋服务型”的转变。

第三，管理程序规范化是根本。提高工作运转效率，是高校办公室管理创新的根本出发点。当前高校办公室管理工作，还存在着很多不规范的方面。这些不仅加重了工作人员的工作负荷，影响了学校办公室的整体形象，而且限制了管理工作的效率，甚至造成了不必要的时间、人力、物力的浪费。面对教育国际化和高校自主办学的新形势、新目标，只有进一步加强管理程序规范化建设，使一切工作有章可循，有理可依，才能适应在高校不断的发展和调整过程中，积极应对外部形势和内部事务，服务于学校发展的大局。

第四，管理人员专业化是核心。科学创新的管理体系的核心是管理人员，管理者素质的高低直接决定高校办公室管理的成效。管理人员专业化是保障高校办公室管理的核心，高校办公室成员要有正确的政治方向、立场观点和较强的政治敏锐性与洞察力，在科学的世界观、人生观和价值观指引下开展各项工作；高校办公室管理人员同时应当主动适应新形势的发展，用最先进的理论来武装头脑，加强业务素质的培养，不断更新知识，掌握办公现代化管理的方法和手段，以过硬的业务能力和良好的服务意识开拓办公室工作的新局面；要准确把握上级指示精神和领导意图，把服务于领导事务，服务于学校发展的思想贯穿于工作的全过程。

三、高效办公室管理创新的实现路径

第一，坚持以人为本，营造和谐环境。现代管理是以人为中心的管理。一个真正有生命力的管理工作系统，需要有一种能感染和激发全体人员始终保持崇高的信念和精神的、并能满足全体人员情感需求的群体气氛，能充分发挥人的主观能动性，灵活运用各种激励手段，挖掘和激发人的潜在能动作用，因此，高校办公室应当注重创造良好的氛围和人本主义的管理方式。这要求高校办公室整个系统有合理、周到的组织计划、良好的人员配置计划和合理的岗位设置规划以及办公室成员对组织目标的清晰理解和强烈认同，以及为实现整体目标而做出个人贡献的强烈意愿。通过科学合理的分工形成职责明确的工作关系以及和谐愉快的人际关系，这种环境既有利于个人才能的充分施展和自我价值的实现，又能达到整体功能目标的要求。

第二，提高政治素养，强化责任意识、使命意识、创新观念。高校办公室管理工作的活动和性质，决定了高校办公室管理人员应当具备甘于吃苦、勇于奉献、不求名利的职业担当和助手意识。传统管理过程重共性存在轻个性发展，扼杀管理人员中的满足感和创造性潜能，办公室管理活动极易失去生机活力。因此，必须注重工作人员责任意识、使命感和创新观念的形成，牢固树立以人为本的管理理念，启发和激发人的积极性、主动性和创造性。通过在办公室管理的各个环节培养、强化其创新意识，引导他们探索管理科学化的兴趣，积极鼓励他们不断创新工作机制、方式和方法；通过为管理人员创设个性和创造力发挥的平台，减少对管理创新活动的干预，不用简单划一的规定或陈旧模式约束创新性的形成，达到重结果轻过程的积极管理转变。

第三，提高文化素养，熟练运用创新化的管理手段。首先，21世纪是信息和知识的时代，新的理论不断涌现，新的领域不断拓展。办公室工作应当准确把握上级精神、学校现状和领导意图，用马克思主义基本原则和方法解决实际工作中遇到的问题，做到知识丰富、思想敏锐、开拓创新。其次，全球范围的经济革命、技术革命以及信息化、网络化，必然带来管理科学与管理技术的变化，也对办公室的管理手段提出了更高的要求。伴随着近年来高校的合并浪潮，跨校区工作已成为日常管理工作的新形式、新背景、新常态，高校办公室管理工作应当充分利用现代办公设备来提高工作质量和效率。第三，结合办公室管理的信息调研、沟通协调、督办检查、接待统计等各方面的工作需要，建立适应学校发展所需信息系统，使事务处理信息化，指挥调控现代化，从而实现真正意义上的办公自动化和信息化。

第四，优化队伍配置，重视制度保障。优化人员队伍配置是提高管理效益的保证。避免冗员过多，工作量不满，人浮于事；也要避免人数太少，疲于奔命，正常工作难以维持。首先要建设一支政治强、素质高、业务精的高校办公室管理队伍，这也是队伍配置建设的关键。高校办公室更是一个集体，一个团队，管理创新就是要发挥集体智慧，从领导到工作人员，全员参与，围绕工作高效和优质服务，求同存异，共同服务于科学管理进而创新管理这一根本目标。发挥整体合力还要根据学校编制和办公室的实际情况，合理配备工作人员和各自职责，使办公室工作做到人尽其才、才尽其用。建立、健全办公室规章制度，目的就是要理顺各种复杂关系，使各项工作按照程序运行，做到有条不紊、高效快捷，形成最大合力。

总之，高校办公室管理要明确岗位职责，实行目标管理责任制，对办公室各岗位要明确职责范围，工作层层分解，化整为零，做到“人人有责任，事事有人管”；要规范工作程序，明确办公室业务工作的基本操作程序和要求，使其运行在规范的轨道上。同时还必须强调团队协作精神，把处于分散状态的人力、物力等资源聚合在一起，使组织内部的融合度大大增强，从而优质高效地完成预期任务。

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