高职院校共享型档案资源库建设研究

张海燕

摘 要：档案资源库建设是档案信息化建设的重要部分，是档案信息科学管理和高效共享的必然要求。高校档案资源库是将高校各类档案信息作为资源库的基本单位，建设内容包括教学科研、管理各个方面，涵盖一次、二次、三次、多媒体各种类型档案信息，以满足师生员工网络利用档案的需要，为高技能人才的培养搭建档案公共服务平台。

关键词：高职 档案 资源库 建设研究

中图分类号：G434 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）02（b）-0026-02

1 高职院校共享型档案资源库建设的意义

1.1 从宏观方面，是国家档案事业发展规划的基本要求

国家档案局中央档案馆印发的《全国档案事业发展十二五规划》（2011—2015年）以及近日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的、《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出，各级档案管理部门要围绕党和国家工作大局，推进覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系和确保档案安全保密的档案安全体系建设。要加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设，加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设，打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台；加强档案管理工作，做好本单位本系统的文件收集、整理、归档工作，集中收集保管本单位各类档案并提供利用，开展档案数字化、编研、业务交流、人员培训等。档案资源库建设是在国家宏观政策规范指引下，着眼于学校对档案信息利用需求，本着集中管理，高效利用的原则，推行管理数字化、服务网络化、利用自助化的档案室工作新格局。

1.2 从中观层面，是高校教育信息资源共享的需要

现代高职教育是建立在信息平台上的教育，教师组织教学和学生自主学习，各级行政部门业务管理都是通过网络进行，各类教育信息通过网上流动，为各级用户所存储管理和利用。高校档案是在教学、科研、管理工作中直接形成的不同载体形式的历史记录，集知识性、信息性、凭证性等多种属性于一体，是总结教育经验、探索教育规律的重要资源，是高校教育信息资源的重要组成部分。档案信息资源库的构建，可实现档案信息收集、管理、利用等功能的一体化，及时有效满足高校教育信息资源共享的需要。

1.3 从微观角度，是创新档案室档案服务机制的重要手段

基于共享模式的档案资源库建设，根本出发点是为学校开展各项工作提供信息资源支撑。通过全校档案信息的充分采集、有效组织、系统整合和统一开发，平台内容全面、系统、真实、准确，及时，能紧跟时代步伐，保持档案内容的丰富性、专深性、集成性以及优质资源上网，可使用户同时浏览多方面的档案信息，检索方便快捷，不受时空限制，安全可靠，用户可通过计算机、3G手机、ipaid等网络终端随时上网查阅档案信息，也可通过二维码技术，博客、网上在线、邮件方式获取档案信息，有利于改革服务内容，丰富服务模式和方法。并且通过平台开展部门档案人员管理技术培训，技术交流、档案信息资源共建等项目合作，实现双方良性互动，推动档案室服务功能的拓展。

2 高职院校共享型档案资源库建设的思路

高职院校档案资源库建设是开发档案资源，为教育教学提供高质量、高效率服务的重要手段，建设的内容包括档案资源平台建设和档案资源建设，重点主要在于档案资源的开发、收集、整理和录入数据库等大量的工作。在进行资源建设时，应遵循以用户需求为导向、规范性、安全性和动态化原则，要与各职能部门一起共同建立起比较顺畅的资源收集渠道和开发整理基地，做到建设内容充实、载体多样、科学准确、与部门工作、与学校中心工作紧密结合；平台建设做到合理性、易用性和可扩展性，方便操作和使用。档案资源库建设要统筹策划，逐步推进，保持档案信息资源的长期稳定和不断更新和维护。

（1）以档案工作目标管理项目带动，重点突破。实施地方档案行政管理部门制定的《企事业单位档案工作目标管理考评标准》为项目带动战略，支撑共享型档案信息资源库建设和发展，以获得学校和各部门的重视和投入，集中人力、物力和财力有针对性地重点解决档案信息资源库建设中的所涉及的各项核心问题。

（2）档案馆（室）与部门合作，共建共享。联合校内各职能部门，共同开发高职院校档案资源库。聘请部门领导及相关人员共同参与组织制定档案资源库内容标准，如党政类、教学类、科技类、多媒体类、专题类等，以确保灵活多样，符合用户需求。

应健全归档机制。建立员工—兼职档案员—部门领导—档案馆（室）四级档案管理网络，将档案信息资源建设工作纳入部门工作计划和人员岗位职责中并进行考核，在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，做到每一项工作活动的开展都应形成相应的档案材料，对做得好的单位和个人给予表扬奖励，与单位绩效挂钩，使档案材料的形成、积累和归档工作渠道畅通。资源库建成后，在做好身份认证安全管理基础上，可为校内各部门共享。

（3）以馆（室）为中心，稳步推进。发挥档案馆（室）藏优势，依据统一的建设标准进行一次、二次、三次档案资源开发，同时以部门网络电子文件为抓手进行资源库信息的采集，便于资源整合，防止条块分割，重复建设。档案资源库建设要统筹策划，分步实施，首先进行目录数据库资源建设，其次是对重要档案、特色档案及利用频率较高的档案进行全文数字化，并挂接相应的目录数据库，再次是对多媒体数据库建设以及专题汇编的资源库建设。

3 高职院校共享型档案资源库建设的内容

档案信息资源库建设包括基于校园网的服务平台开发和档案信息资源的设计开发。

（1）基于校园网的档案服务平台建设。校园网档案信息服务平台是以信息共享为目的，面向海量信息处理、集信息采集、存储、管理、利用和数据挖掘分析、信息跨媒体传播为一体的集中式资源管理平台。从功能上主要包括系统管理、资源管理、资源利用和互动交流。系统管理功能主要包括档案资源库系统的初始化、访问控制、安全控制、功能扩展接口。系统管理的主要用户是系统管理员，主要提供管理用户以及管理维护系统及发布公告所需要的功能。资源管理主要包括资源上传、资源下载、资源鉴定、资源删除、资源编研、资源使用率的统计分析等功能。资源利用功能模块的主要用户对象是师生员工。各类用户检索、下载自己所需资源用于组织开展工作。互动管理模块提供在线访问、邮件访问、微博、微信问题解答的互动功能。问题解答主要提供档案馆（室）回答各类用户资源利用过程中各种疑问的相关功能，主要由常见问题解答和提问留言两部分功能组成。常见问题解答是对用户利用过程中常见问题的收集与分类，用于引导用户自主查找、解决问题。

（2）基于校园网的档案信息资源库内容组织。高职院校档案资源库是为高职院校教育教学管理服务的，所以档案信息资源不仅仅是基本素材和积件，更应该是承载先进教育思想和管理方法的工具，成为院领导决策、管理的参谋助手。

一是目录数据二次档案信息建设。是将大量分散、无序的档案信息，利用《归档文件整理规则》以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号之后，按件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项进行目录数据著录。使之产生有序化、浓缩化特征的信息。目录数据库档案信息对高校教学、科研、管理各类档案的内容和外形特征进行描述，不仅能提供大量档案信息，还能从不同角度提供查找全文档案信息的线索。对各类档案进行目录数据库建设，可以比较全面地反映馆（室）藏档案信息，有助于实现全方位、动态的、完整的档案信息服务。

二是全文数据一次档案信息建设。是指未经任何人为加工的档案内容，高校档案是在教、科研、管理各项工作中直接形成的原始记录，是一所学校的创业史、发展史和奋斗史，汇集了广博的知识和丰富的信息，全文档案信息比较全面和详细，具有独特的凭证价值和情报价值，能直接在教学管理、教学实践、教学研究等工作中起到查考和借鉴作用。选择上级和本校指令性、指导性文件、本校专业设置、课程建设、校内外实验实训基地建设、招生录取材料、毕业生就业信息、学生学籍、课堂教学和教学实践等进行全文数字化扫描，也可直接通过OA系统、部门网络系统的电子文件，挂接相应的目录数据库内，提供利用。

三是汇编型三次档案信息建设。档案人员要善于分析研究用户的利用心理、利用习惯，围绕当前工作和一个时期的工作需要，在利用二次档案信息的基础上，选择一次全文档案信息，经过综合研究和分析归纳形成的综述性的专题档案信息，为师生员工利用。包括本校规章制度汇编、大事记、教育成果汇编、教育统计数字汇编、发文汇编、院内外获奖名录等档案信息，便于领导在较短时间内了解多方面的信息。

四是专题档案信息建设。档案部门通过网络，针对某一专题提供广度和深度上的服务。如就我国高职教育人才培养模式、专业设置、课程建设、社会对高职教育需求等方面进行筛选国内外高职教育资讯，提供具有指导性的意见和建议。扩大利用者对档案信息的占有程度，学校领导通过专题档案信息资源可全面了解目前高职教育基本情况，提高决策的及时性、科学性和前瞻性，提高教育质量。

五是多媒体档案信息建设。多媒体数据库建设可将学校视频、音频、图像和计算机技术集成到一个数字化网络环境中，作为一种新型数据库技术，可为高职多媒体教学资源库提供支撑，丰富校园网资源类型，满足高职教育教学对信息息资源的多样需求。高职院校可将教学、科研、管理各项工作活动中形成的照片档案拍摄成数字信息，通过著录相关字段建成多媒体档案信息资源库。

4 结语

档案信息资源库建设是一项长期的系统工程，需要结合学校实际情况，从可持续发展的角度统筹规划、规范有序地进行，需要学校领导的高度重视，保障必要的资金投入；同时需要全体专兼职档案人员投身于建设过程中，以及网络技术人员的密切配合。