关于事业单位人事档案归档内容发展变化趋势研究

冯艳

1991年中组部、国家档案局修订下发的《干部档案工作条例》（以下简称《条例》），对于人事档案的内容和作用做了明确规定：即干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。长期以来，事业单位人事档案参照《条例》管理，并且作为专业技术人员晋升和调资的重要依据。随着事业单位人事制度改革和工资制度改革，事业单位的人事档案归档内容发生了很大变化，成为档案研究的新课题。

1991版的《干部档案工作条例》中规定：干部档案由正本和副本组成（副本根据工作需要建立），正本内容包括：履历材料;自传材料;鉴定、考核、考察材料;学历和评聘专业技术职务材料;政治历史情况的审查材料;参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;奖励材料;处分材料;录用、任免材料;其他材料。副本是干部档案正本主要材料的复制件。

1996年中组部、原人事部颁布的《流动人员人事档案管理暂行规定》（以下简称《暂行规定》），规定流动人员的档案是由人才流动服务机构管理，流动人员档案材料按照干部档案整理工作的有关规定整理。至今，人事档案管理仍然按照上述两个规定管理。

1  文献研究

以1994年1月至2014年12月为期限，以“事业单位人事档案归档内容改革”为主题检索《知网》全文数据库收录期刊发现223篇文献，从文献学科分类、文献来源、研究层次、发表年度、作者、关键词等多个角度，对有关人事档案内容发展变化进行了统计分析。

1.1  高校和医院研究集中，涉及行业广泛。按照知网分类标准，研究文献涉及的学科共分为15大类。其中档案及博物馆类168篇，占75.3%，高等教育38篇，占17% ;医药卫生方针政策与法律法规研究18篇，占8.7% ;剩余行业只占不到4%。统计分析表明：人事档案内容改革研究集中在档案学科内，占比例较高的是高等教育和医药卫生行业。

1.2  档案学期刊研究较多，核心期刊发文量较小。文献来源涉及的期刊共有40种刊物。在所有的刊物中，档案学期刊14种，占17.5%，发表文献80篇，占全部文献量的 35.9%;在档案学期刊中核心期刊3种，占40种刊物的 7.5%;刊均载文量（5.7篇），高于其他刊物均载文量（5.5篇）。说明刊载关于人事档案内容发展变化研究的主要是档案类期刊，并得到档案学核心期刊的关注。

1.3  社科类、理论性文章较多，核心研究群尚未形成。从研究层次上分析，属于社会科学类基础研究的107篇，占50%;属于行业指导的53篇，占23.8%;属于职业指导的16篇，占7.2%;属于政策研究的3篇，占1.3%。研究主要集中在社科类的基础性研究和行业指导，理论性研究多于实践性指导。

从作者分布上看，从署名的46篇文献中，发表文献2篇以上的作者有周启元3篇，骆卫华、王玉武、任春霞、韩凤鸣2篇，其余作者均为1篇;独著的22 篇，占47.8%;2人合著的16篇，占34.7%;3人及以上合著的3篇，占6.5%;46篇署名文献共涉及作者63名，人均载文量为1.36篇。研究人员分布比较分散，尚未形成核心研究群。

1.4  文献发表年度集中在2006年以后。从文献发表的年度分布看，1994年1月至2014年12月期间，发表最高年份是2014年，平均年发表文献量为13.5篇。从2006年开始，进入快速发文期，在2009年至2014年期间，这一阶段共发表文献155篇，年平均发表文献量为25.8篇。表明对于这一问题的关注在2006年以后，特别是近5年有明显提高，文献量大幅度提高。与事业单位人事制度和工资制度改革变动不无关系。

1.5  关键词主要是人事档案、管理和改革。出现在相关文献里使用频率较高的关键词是：人事档案69次，管理34次，改革16次，档案管理16次，人事档案管理14次，高校14次，对策10次，创新8次，档案8次、问题8次，医院8次。反映研究与人事档案管理改革密切相关。

2  实地调查研究

对河南省人口计生科研院（财政全供事业单位）、济源文化广电新闻出版局（事业差供）、驻马店市中心医院（事业差供）、周口沈丘档案局（事业参公）等不同类型的事业单位进行了实地考察和个人访谈，并针对单位发放了调查问卷。经过实地考察调研和对问卷的综合分析研究，发现：

2.1  事业单位人事档案管理的现状

2.1.1  人事档案管理模式改变。事业单位普遍存在在职人员和聘用人员人事档案管理，分为单位人事档案管理和人事代理机构管理两种模式;单位人事管理又分为上级人事主管部门管理和本单位自主管理两种模式。

2.1.2  事业单位聘用员工数量快速增加，聘用员工占职工总数相当大的比例。

2.1.3  形成于上世纪90年代的《暂行规定》法规内容较为陈旧，与现实脱节。

2.1.4  聘用员工和聘用单位管理档案意识不强。员工认为是临时聘用，有没有档案都一样;聘用单位认为聘用员工工资没有统一规定，也没有上级单位审批，与人事档案关系不大，要求不严。

2.2  存在的主要问题

2.2.1  专业技术人员档案内材料不够充分。目前分类方法不能有效收集能够反映专业技术人员专业特长的材料，大量存在着入党申请书、研究生考试成绩、实习鉴定等材料，与专业技术人员以后的职称晋升没有关系，却占用了大量空间，加重了装订的困难;反映专业特长的材料比如外聘学会专家的聘书复印件却不知放在哪类材料内。

2.2.2  聘用员工的档案存放较为混乱。人事档案有的转到工作单位或户口所在地的人才服务机构;有的档案一直留在学校;有的自己存放;档案流失较为严重，建档不全。部分聘用员工没有自己的人事档案，重新建档后，只能收集到新单位后的工作经历材料，来单位前的材料缺失无法弥补。

2.2.3  档案转交接率低。聘用单位在招聘员工时一般只要求提供学历、奖惩、成果、个人工作学习经历等证明，录用后对于转移档案，没有硬性要求，转接率较低。

2.2.4  用人单位利用档案不方便。比如聘用人员在职称评聘、调整工资、人才培养、入党、“五险一金”办理等方面都需要查阅档案，档案利用率相对较高，到人才流动服务机构查阅或者递交档案材料很不方便，影响对聘用员工的培养使用和相关待遇的落实。

3  建议和措施

3.1  加强人事档案重要性的宣传，实行动态化管理。加强对聘用员工人事档案重要性的宣传，强调人事档案是证明个人学习经历、政治面貌、社会实践等状况的重要依据，帮助他们树立档案意识，也可以通过档案实例讲解人事档案的重要性，制定相关流程，发放取档流程表，督促他们按照要求办理，做到“档随人走”，减少“弃档”、“死档”现象。同时实行动态化管理。人事档案应随着招工、聘用而构建，随着辞职、辞退而调转。要及时随劳动合同的续约或终止及时地确立人事档案归属，以避免出现劳务纠纷问题。

3.2  尽快出台专业技术人员人事档案管理办法，统一标准，分类管理。现在人事档案管理办法发布于上个世纪90年代，目前的情况与当年有很大不同。国家应当适时出台新的管理办法，利于管理。事业单位岗位管理制度实行后，单位内部存在两类人员，一类是专业技术人员，一类是行政管理人员，对于专业技术人员应当出台《专业技术人员档案管理规定》，用于专业技术人员职称的晋升和工资调整，其他材料可以省略或者裁掉。

建议新的专业技术人员人事档案归档内容主要有五大类：1.基础材料。个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结。2.专业技术资格任职材料。专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。3.科研技术成果材料。著作专题研究报告，学术（分级），专业技术成果鉴定书等。4.其他材料。在学会任职证书;优秀工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。5.社会保险类。劳动合同书、办理各类社会保险的材料等，方便利用。对于聘用员工，除人事代理的正本外，单位建立和存放副本，只收集与本人工资定级相关的和反映个人综合能力的材料，对于行政管理人员的人事档案，仍然按照《条例》管理。

3.3  建立健全聘用员工人事档案管理制度。细化《流动人员人事档案管理暂行规定》，参照在编员工档案管理办法，完善收集、鉴定、整理、保管、利用的档案流程，确保其档案完整、安全;规范转交接程序。事业单位在招聘人员后应及时与存放档案的各级人才交流中心取得联系，开具相应调档函，坚决杜绝档案由个人私自转递情况发生;高校毕业生档案应由各高校固定专人派送，转接时间应在用人单位与毕业生签订劳动就业协议书后;建立统一管理模式，按规范建档，按照有关手续登记借阅。如发现编外人员人事材料或材料内容缺失，应及时与毕业院校或者原用人单位联系，进行补充、补救或催交。

4  加快人事档案数字化建设，实现科学规范管理。

建议尽快建立全国人才交流服务机构及用人单位在内的人事档案信息网络平台，各地人才交流服务机构和聘用员工使用统一的人事软件，可以实现全国在线联网查询、监督和管理，登录和查阅都有固定的程序和密码，没有授权不能更改，保障聘用员工人事档案信息安全。在事业单位尽快普及人事档案数字化，设计专用软件，录入档案信息，利于查找和核对。地方的人事档案软件与国家信息系统实现对接，传输数据和校验数据，利于永久保存，为以后实现个人网上查询打下基础。

近20年来人事档案内容发展变化研究随着机构改革而变，可以预见随着事业单位人事制度和工资制度的改革，人事档案内容还将发生诸多变化，可能成为档案学理论与实践研究新的热点，产生更多的研究成果，从而推进整个人事档案工作的进步与发展。

﹡本文系2013年度河南省档案局科技项目《事业单位人事档案内容发展变化趋势研究》的阶段性成果，项目批准号为：2013-R-33。

（作者单位：河南省人口和计划生育科研院  来稿日期：2015-06-12）