PDCA 循环在卷烟物流定额标准编制中的应用

袁玉龙， 杜天成， 张 兴， 扈 啸， 陈晓明

(1.重庆交通大学 管理学院，重庆400074;2.陕西省烟草公司宝鸡市公司 物流分公司，陕西宝鸡721004;3.重庆市烟草公司，重庆400023)

近年来，随着烟草行业的深化改革和现代企业管理制度的建立，烟草企业在提高管理水平、科学控制成本、实现精益物流等方面不断进行新的探索。《烟草行业全面预算管理应用指南——预算定额标准》《商业企业卷烟物流费用管理办法和核算规程》等文件的精神和要求，为实现“卷烟上水平”“精益物流”等一系列战略任务指明了方向［1］。烟草物流作为烟草行业的核心业务，对未来烟草行业提升核心竞争力起着重要支撑，在卷烟物流企业实行非法人实体运作的背景下，烟草物流向着标准化、精细化的方向发展，对卷烟物流企业实现成本控制，充分挖掘物流第三利润源具有重要作用。因此，制定符合烟草物流企业自身实际的定额标准，是应对日趋激烈的市场竞争、打造完善高效的烟草现代物流的重要手段，也是实践行业精细化管理，实现“科技物流”“精益物流”“人本物流”的内在要求。

一、卷烟物流定额及其意义

定额是在合理的劳动组织和合理地使用材料和机械的条件下，预先规定完成单位合格产品所消耗的资源数量的标准［2］。卷烟物流定额就是在卷烟物流企业合理组织劳动、合理利用材料和机械设备的前提下，把经过卷烟存储、分拣、配送到最终用户的过程中，完成单箱卷烟作业量所需要的人员、材料、机械和能耗制定出一个合理的定额模型和标准数值。

定额标准的制定是卷烟物流企业实现规范化、标准化、精细化管理的基础性工作，对于提升卷烟物流企业效益，实现控本增效、控员增效、挖潜增效、节支增效具有重要意义［3］。定额标准通过对卷烟储配过程中的收货入库、储存、出库、分拣暂存、出货、烟箱回收，配送中的直接送货、接力送货、对接送货及后勤管理等各个部分作出科学定标，优化作业流程和资源配置。有了自身的定额标准，企业在成本控制上才能做到心中有数，节约使用原材料，提高设备利用率和劳动生产率，充分调动劳动的积极性，降低成本，提高经济效益。

定额标准还可以为企业的预算编制提供依据，提高预算编制的科学性和准确性;为企业展开横向和纵向的对标工作提供参照，指明企业改进的方向;为企业强化现场管理提供方法，提升精细化管理的水平。

二、PDCA与定额编制的结合

PDCA循环(戴明环)由美国质量管理专家休哈特博士在1930年首先提出，经戴明采纳、宣传得以普及，它是全面质量管理过程应遵循的科学程序。在实施全面质量管理时，按照计划(Plan)—设计(Design)—检查(Check)—处理(Act)的步骤循序渐进，周而复始，各级质量管理可以利用PDCA循环进行动态管理，形成一个大环套小环、环环相扣、互相制约、互为补充的有机整体。每个PDCA循环都不是在原地周而复始运转，而是阶梯式上升，上一级循环是下一级循环的依据，下一级循环是上一级循环的落实和具体化。通过这种动态化的循环，可以持续地改进企业的管理方式［4］。

PDCA方法的应用领域已经不仅仅局限于企业的质量管理，在成本过程管理、项目管理、专利管理、人才培养模式、信息系统建设、环境风险分析等方面不少学者都进行了研究［5-9］。也有研究者提出将其应用于烟草商业配送企业的现场管理，用PDCA循环的方法完善推行10S管理的方法和实施步骤，或者是将其应用于对标管理和绩效考核中［10］。但在利用PDCA方法实施物流定额标准建设方面的研究比较少。

本文将PDCA循环应用于卷烟物流企业定额标准的制定，按照行业的发展方向和需求，以企业自身的结构体制、作业流程和资源配置为主线，制定科学合理的定额标准，按照指标先进性和可操作性要求检验定额标准，对检验结果进行处理，将合理适用的标准进行推广应用，暂不合理的进入下一个循环解决，分阶段、有步骤地制定科学合理的定额标准。

三、基于PDCA的定额编制

(一)P阶段——分析卷烟物流企业的现状，确定卷烟物流定额标准的编制计划

当前烟草行业的定额标准建设在财务预算上已初步实施并取得了一些成效，预算管理已基本实现制度化和规范化，信息化建设也初步成形。但是落实到企业层面，定额标准的科学性、合理性、先进性、实用性仍需加强。一些企业的定额标准没有与管理工作和生产经营有机衔接，层次不够清晰，编制不够精细，不能满足精益物流的要求，定额标准的执行流于形式，考核标准不具有先进性和适用性，预算与定额存在“两张皮”的现象，缺乏控制能力。这些问题都严重制约了管理水平的提高。因此，以企业结构体制为根本，以资源配置和作业流程为主线，编制科学合理、先进适用的定额标准是迫切需要解决的问题［11］。

在分析行业基本情况的基础上，制定出定额标准编制的工作计划:首先，明确卷烟物流企业对定额标准的需求，成立定额标准编制工作小组，明确目标任务和分工，做好前期准备工作。其次，分析研究卷烟物流企业的内部结构体制、现有技术特征和财务运行状况，确定定额标准先进性、系统性、完整性的发展方向。最后，明确定额标准编制工作的技术路线和实施方案，研究可能采取的定额方法，选择适合的数据统计、处理工具。

(二)D阶段——选择卷烟物流定额标准的建模方法，计算定额标准数值

工程定额的方法在业内应用已经较为成熟，并不断被其他行业借鉴学习，结合卷烟物流企业自身的特点，将工程定额的方法引入卷烟物流企业。对卷烟配送作业的全过程实施实地调研，包括对仓储分拣环节的现场测试、送货环节的跟车调研等，了解企业的工作业务流程、资源配置情况，划分生产管理中的最小作业环节，对每个作业单元的物流人工消耗、材料消耗、机械消耗、能源消耗，建立相应的定额数学模型和标准数值。形成单箱储配费用定额、单箱送货费用定额、单箱后勤管理费用定额的系列指标体系，反映先进的生产、销售、管理技术水平。

储配定额按流程划分为收货入库、储存、出库、分拣暂存、出货、烟箱回收等六大环节，各个环节在细分作业单元，从劳动力投入、材料消耗、机械设备消耗、能源消耗等方面定制物流定额。送货定额按照直接送货、对接送货等类型，计算从卷烟分拣包装完成开始至配送到客户手中全过程的人工、车辆、设备、材料定额。后勤管理定额包括保障物流企业日常正常运转过程中所需的后勤人员、物耗能耗、资产折旧以及维修定额。

三大部分的各最小作业环节均以卷烟物流企业中心年配送作业量为基数，计算单箱成本费用定额标准。例如，对于卷烟分拣环节中的卷烟包装加贴标签这一最小作业环节，首先，分析作业单元的成本构成情况，建立定额数学模型如下

其中，l为人工费用标准，n1为人工数量;m1为材料类型总数，n2i为第i种材料的数量，ei为其利用率，pi为其单价;m2为设备类型的总数，tj为第j种设备的原值，zj为其净残值，dj为其折旧年限，n3为其数量;q为卷烟年配送量。

其次，在定额数学模型的基础上，分类、分项整理出卷烟包装加贴标签在合理作业情况下的相关数据，填写数据的样表如表1所示。

表1 卷烟包装加贴标签费用情况

最后，将数据和定额公式相结合算出定额标准数值。

(三)C阶段——检验定额数学模型及标准数值

定额数学模型和标准数值用来指导卷烟物流企业的生产实践，还需要对其科学实用性进行验证，具体来说要检验以下几点:

第一，验证定额标准的系统性和完整性。定额数学模型和标准数值是按照最小作业环节来确定的，每一个标准数值都对应着一个费用指标，每个指标之间既独立又联系，相互联系的指标汇集到更高一级的作业环节，最终形成单箱卷烟物流成本费用定额。系统性要求整个指标体系具有层次性和逻辑性，能在体系中正确反映出卷烟物流企业按部门和按流程的层级关系;完整性是按照定额编制的需求，检验定额标准是否涵盖了企业的所有部门和整个生产流程，体现全过程、全要素、全人员。

第二，验证定额标准的科学合理性。定额标准的制定要以国家标准、行业标准、地方标准为指导基础，结合卷烟物流企业的自身状况，制定能实现企业管控目标的定额标准。将定额标准发放到各作业小组、各个生产线、各个管理部门，重点与财务部门对接，充分验证其准确性。

第三，验证定额标准的先进适用性。定额标准代表了卷烟物流企业提升自身效益和竞争力的方向，具有先进性，在公司内部能作为检验的标准，在行业内部也应该具有代表性。此外，定额标准还要具有良好的操作性，精简定额数学模型的复杂程度，以便于在作业小组、生产线、各部门之间推广应用，让定额标准真正实现“落地生根”，应用到卷烟物流企业实际的生产和管理中去。

(四)A阶段——对定额标准查漏补缺，部署定额标准的推广应用

由于PDCA循环是一个动态的实施过程，每一个实施阶段都可能包含着一个或多个嵌套的循环，因此，经系统性和完整性检验后发现遗漏的定额值，还需要回到D阶段按照最小作业环节和资源配置情况，进一步采集影响因素和数据，建立模型和标准数值。对于缺乏先进和操作性的定额标准模型需要进一步修改和精简，以满足实际生产管理的需求。

为了便于应用，需要整理分类定额标准，可以按照作业流程、费用性质、归口部门等划分，形成具有一级指标、二级指标、三级指标直至末级指标的规范体系，每个指标还要附上唯一的编码，以便于区别。

定额标准的推广应用要结合实际情况逐步推进。对于一些卷烟物流企业而言，可能在后勤管理中存在较多不确定性因素和规章制度不完善的情况，某些指标在现阶段难以形成合理适用的定额标准，例如，无形资产摊销费用、修理费用和差旅费用等，因此，应考虑合适的解决方法，并在更高的PDCA循环阶段去实现。对于大多数卷烟物流企业在卷烟存储、分拣和配送的各个环节已经建立了比较成熟的流程和操作规范，这些环节指标的定额数学模型和标准数值在企业的运行中已比较实用，例如，分拣环节的单箱卷烟分拣速率、单箱卷烟塑膜消耗，配送环节的单箱燃油标准等。这些指标应在作业小组、分拣线及卷烟配送过程中应用，并纳入卷烟物流企业的预算管理、对标管理中，以实现企业的精细化管理。同时，指标所对应的绩效考核也应该纳入下一阶段的PDCA计划中，并适当地进行信息化提升，将定额标准纳入到信息系统中，通过不断的PDCA循环，真正实现“卷烟上水平”。

四、基于PDCA循环的定额编制应用

在宝鸡市烟草公司物流分公司的定额标准制定过程中运用了PDCA循环的思想，分阶段、有步骤地进行了分析、调研、建模、验证、修改和实施，形成了储配、送货、后勤管理定额的系列指标及体系，反映了先进的生产、销售和管理水平。

在定额计划阶段对宝鸡市卷烟物流配送中心的情况进行具体分析，明确了定额标准的编制要涵盖配送中心的整个流程，包括储配、送货以及后勤管理等相关环节和部门，成立了院校和物流配送中心对接的定额编制工作小组，对相关工作的开展做足准备。

定额设计阶段进行多次实地调研和现场跟踪测试，在此基础上进行了数学模型的建立和标准数值的计算。

在定额检查阶段，首先对整个数学模型的层次进行梳理，查找遗漏，其中发现由于物流配送中心向非法人实体运作转变，之前部分归口为市公司的指标，现在要纳入物流配送中心，如单箱水电费、单箱绿化费等。其次，将已有各指标的标准数值与宝鸡市公司历史同期水平、陕西省的水平进行对比，对不具有先进性的指标进行修正。

在定额处理、实施阶段，对上述遗漏的指标返回前面阶段进行完善，对最终确定的指标进行分类梳理和编码。按照最小环节的定额编制，宝鸡市烟草公司物流分公司的定额指标在行业原有的76个指标下拓展成为497个。在单箱卷烟物流费用定额一级指标下，包含单箱储配费用定额、单箱送货费用定额、单箱后勤管理费用定额3个二级指标，25个三级指标，52个四级指标，197个五级指标，196个六级指标，27个七级指标。这一定额标准指标体系涵盖了卷烟物流配送的全过程、全要素、全人员，对于开展精细化管理和落实岗位对标提供了帮助。

自宝鸡市烟草公司物流分公司开展“精益物流”和定额管理以来，2014年全年生产物流费用同比下降9.78%，单箱配送率同比增加了3.08%，单箱物流费用同比下降11.51%，全省排名第一，控本增效、控员增效、挖潜增效、节支增效的效果明显。接下来，物流分公司将实现定额标准的信息化建设，将PDCA循环推向更高的阶段，使定额标准真正成为企业物流向物流企业转变的有利帮手。

五、结语

制定卷烟物流定额标准是卷烟物流企业在非法人实体化运作方向下，创新物流运行管理体制的重要手段。有了定额标准，企业在日常的运行管理中才能做到对标有参照，考核有依据，工作有目标，改进有方法，从根本上实现运行集约化、管理精益化。但企业也要意识到，定额标准的编制不是一步到位的，从实施到应用是一个复杂的过程。随着生产技术的进步，管理思想的变化，以及企业体制和经营环境的改变，都促使定额标准需要做出相应的调整。通过PDCA循环，利用现代化的信息管理手段，持续地改进定额标准和相应的配套体系，是卷烟物流企业科学控制成本、提升企业竞争力、实现精细化管理的关键。

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