高校公务卡结算意义、问题与建议

高校公务卡结算意义、问题与建议

郭海平

(武汉轻工大学 财务处，湖北 武汉 430023)

摘要：分析了高校公务卡结算的意义，重点剖析了高校公务卡结算存在的主要问题，有针对性地提出了高校公务卡结算的具体改进建议：加强相关配套建设，完善公务卡管理制度体系；结合高校公务卡结算实际情况，搞好高校公务卡结算服务；加大宣传与培训力度，增强刷卡消费意识；加速公务卡基础设施建设，改善公务卡刷卡环境；加强内部控制，堵塞管理漏洞。

关键词：财务管理；公务卡;结算服务;改进建议

收稿日期：2015-04-20.

作者简介：郭海平(1978-)，男，硕士,会计师，E-mail:happy2701@sina.com.

文章编号：2095-7386(2015)03-0111-04

DOI:10.3969/j.issn.2095-7386.2015.03.023

中图分类号：F221

Significance,problems and suggestions concerning

the accounts settlement with business card in college

GUOHai-ping

(Finance Department,Wuhan Polytechnic University,Wuhan 430023,China)

Abstract：This paper analyzes the significance of the account settlement with business card in college, mainly dealing with the main problems concerning the account settlement with business card in college and putting forward some concrete suggestions: to strengthen the construction of related items, to perfect the managerial system of business card, to offer better service based on the practical situation in college, to strengthen publicity and training to enhance awareness of consumption with business card, to accelerate infrastructure construction to facilitate the consumption with business card, to strengthen internal management to avoid managerial mistakes.

Key words：business card in college;significance;problems;suggestions

1引言

随着国库集中支付改革的深入，现金结算制度的弊端日益显现。为加强财政资金管理，提高公务支出透明度，国家推出预算单位执行公务卡结算制度。公务卡，是指财政预算单位工作人员持有的、主要用于日常公务支出和财务报销业务的贷记卡。公务卡既有普通信用卡授信消费的共同属性，同时又有财政财务管理的独特属性。

2高校公务卡结算意义

2.1减少现金结算，增强了资金的安全性

采用公务卡结算方式，对报销人员来讲，出差时不需提前借差旅费，也不必随身携带大量现金，购买飞机票、车船票、住宿费等均可直接刷卡结算；在公务接待时，也只须用公务卡刷卡支付即可，为工作带来了便捷和安全。对高校财务人员来讲，可以不用从银行提取大额现金用于日常报销，从而减少安全风险。

2.2确保消费信息的真实性，增强了公务支出的透明度

公务卡刷卡后报销时，需要提供公务卡刷卡支付的POS机小票和发票等原始凭证。高校财务人员需对公务支出的全部信息进行仔细审核，通过下载国库集中支付系统中的公务卡消费信息，与POS机小票上的持卡人姓名、消费金额、时间、商户名称等信息进行核对，如果信息真实，国库核准高校采取授权支付方式，将报销资金转入刷卡人的公务卡中。这样在一定程度上减少了虚开发票、凑票报销的现象，增强了公务消费的透明度。

2.3利用公务卡的免息期，提高了资金的使用效益

公务卡的免息期一般为20至50天，信用额度一般为1至5万元，在实行公务卡结算前，这部分公务支出完全由学校负担，而高校大力推行公务卡结算后，高校教职工在免息期内使用公务卡结算，相当于高校免息使用银行的信用贷款，高校减少了大量的资金垫付，实际上增加了学校的周转资金，从而提高了资金的使用效益。

公务卡作为一种现代化的支付结算工具，与传统的现金结算方式相比，不仅安全便捷，而且透明度高，所有的消费行为都有迹可查(如表1所示)。推行公务卡制度，使公务卡真实的消费记录能很好地杜绝公务人员谎报消费金额、超范围报销等问题，达到节省公务开支、源头防腐的目的；对预算单位减少现金支付结算、提高公务支出透明度、加强财务管理起到了积极作用。

表1现金结算和公务卡结算业务的对比

序号项目现金结算公务卡结算备注1现金准备率现金需求量大无提备用金需预约银行2付现误差率高低零钞存在,资金流动性大3携带安全性低降低风险刷卡,不经手现金4每日盘点对账量工作量大随时查看现金只有余额5资金占用库存大无刷卡,不经手现金6工作效率低高现金出错查找难7小金库有有存在套现的可能8透明度低高银行刷卡有记录

3高校公务卡结算存在的主要问题

虽然公务卡结算比现金结算有优势，但是，公务卡制度的推行没有结合高校的一些实际情况，使得高校公务卡的推行出现一些问题。

3．1相关配套政策不完善，影响公务卡结算制度的推进

公务卡结算制度作为国库集中支付制度的一部分，也有一个完善的过程。目前，高校执行国库集中支付制度，高校部门预算资金中，基本支出资金由财政拨款和非税收入两部分组成，高校用款计划额度需按季度提前申报，高校可使用公务卡结算的资金量，必须控制在财政按年初预算审核批复的额度内。因高校采用的学年度与公历年度不同步，学费、住宿费等一般非税收入都集中在每年9月份新学期伊始收取，9月份以前资金基本不够用，而高校实拨资金账户又不能进行公务结算。再因公务卡是先刷卡消费后报销还款，高校下属二级单位较多，每季度的支出具有不确定性，财务部门难以进行事前预计。所以，有时就会出现高校零余额账户没有资金支付公务卡结算的情况，为了不逾期还款，高校财务人员只能从实拨资金账户支付偿还公务卡，这样就达不到公务卡改革的目的。

有些高校公务卡管理的相关制度不完善，主要是：公务卡的管理规范，有些教职工离职后还使用原单位的公务卡；公务卡结算适用范围不明确，公务卡强制结算目录不具体，可操作性差；没有规范的制度来明确公务卡的使用和报销等事宜。这些问题都极大地阻碍了高校公务卡结算制度的推行。

另外，银行也是公务卡结算的重要一环。目前，公务卡系统功能较简单，公务卡刷卡数据上传速度较慢，公务卡消费信息不能及时查询。如有些消费信息，在消费3天后，甚至一周后才能在国库系统中查询到，甚至根本查询不到某些消费信息，这样影响财务人员及时还款，还影响到对公务卡使用情况的有效监控。

3．2高校公务支出的特殊性，影响公务卡使用

高校以教学、科研为主要职能，经费来源多样化，日常经费支出项目繁多，有其特殊性，这样使得高校公务卡的使用受到制约。一是高校日常公务支出中还涉及大量的学生活动经费，如学生会组织的各种文体活动、竞赛等活动，以及学生各类专业实习等活动，这些费用零散而量大，而且多数由学生具体经办，因学生不能持有公务卡，所以，这些费用不能使用公务卡结算。二是随着国际化教育的深入，高校教师出国研修以及出国参加学术交流活动等日益增多，但是公务卡属单币卡种，只能进行人民币业务，高校教师在国外学习交流期间的生活费、差旅费等无法使用公务卡消费；教师发表外文文章，也需先用外币支付版面费，因公务卡无法实施涉及外币转账或刷卡业务，所以这些涉及外币的业务均无法使用公务卡支付。三是教师发表文章的版面费，一般都是预先付款，几个月甚至一年的周期后发表，然后才能凭发票再报销，周期较长，教师版面费或因跨年而无法从学校借款转账支付，或因外地期刊，不便当场刷卡付款而使教师限于麻烦境地。四是在某些特定时间，高校公务卡报销受到限制，产生了不利影响。公务卡如果逾期还款，就要承担由此产生的罚息及不良信用记录，从而影响个人信誉。但高校特有的寒暑假，可能给公务卡的报销还款带来不便。每年的12月底到次年1月中旬，是国库集中支付系统关闭清算的时间，而高校期末的支付业务较多，但系统关闭导致无法在国库集中支付信息系统中提取公务卡消费信息，因此会影响公务卡及时报销还款。这些情况可能造成公务卡因还款不及时产生不良的信用记录。

3．3高校人员结构复杂，公务卡使用频率较低

高校的人员结构较复杂，一般有专任教师、科研人员、教学辅助人员、行政管理人员和后勤人员等。他们因分工的不同，利用公务卡消费的机会也是不同的。行政管理人员和科研人员可能公务消费要多些，一般教师、教辅人员和后勤人员可能公务消费要少些。目前，很多教职工习惯 “一手交钱一手交货”的消费方式，部分教职工尤其是年纪偏大的教职工接受新事物稍慢些，对公务卡结算方式不了解、不熟悉、不放心，对公务卡心存抵触情绪。由于高校对公务卡的宣传力度不够，许多高校教职工对这种先消费后还款的结算方式，认识不足，因此，教职工用卡积极性不高。再加上公务卡用卡环境滞后，公务卡持卡人在许多地方从事公务活动时不能刷卡，只能个人先垫付现金。所以有些持卡人公务卡的使用频率很低，有的持卡人甚至从来就没有使用，很多持卡人至今连卡都没有激活，以至于“睡眠卡”十分普遍。

3．4公务卡刷卡环境滞后，影响公务卡使用

高校的日常公务支出，包括零星购买办公用品、实验材料、差旅费、招待费等等领域。由于受现金结算习惯的影响，同时一些商家出于逃税、减少银行手续费等各种目的不愿刷卡结账，导致商户POS机覆盖率低、分布不均衡，一些公务消费，如过桥过路费、乘坐出租车等都不能刷卡消费，使刷卡支付存在“盲区”。高校教师的科研项目，如动物营养和水产养殖、农产品加工与转化等专业教师的科研课题，可能涉及到私人商贩、偏僻农村地区消费，也因条件限制，不能使用公务卡消费。另外，银行记账时间滞后、公务消费结算数据信息传递缓慢等都制约了公务卡的推广和使用。

3．5公务卡结算制度有漏洞，不能完全遏制腐败现象的发生

高校公务卡结算制度的推行，能够提高高校公务支出的透明度，对预防腐败具有积极意义，但还是存在虚假消费的现象。在实践中，经常发现待报销的消费发票与POS机小票不符，发票上开的是住宿费或办公用品，而POS机小票显示的却是某高档娱乐场所。这是典型的弄虚作假行为，违反会计真实性原则。公务卡刷卡消费，POS机小票上会准确显示收款商户、消费时间、消费金额和交易流水号等信息，基本上保证了消费金额和发票金额的一致性。但有部分商家为增加客源，也可能配合持卡人故意多刷或虚开发票，或者将个人消费和公务消费合并刷卡开票用于报销，从而达到套取资金的目的。公务卡制度还有很多不完善的地方，并不能完全腐败现象的发生。

4高校公务卡结算的改进建议

针对上述问题，高校应积极采取措施来推进公务卡结算工作。

4.1加强相关配套建设，完善公务卡管理制度体系

公务卡结算系统涉及财政、银联公司、高校和代理银行，他们各负其责。财政负责公务卡系统的开发和系统功能的优化；银联公司和代理银行负责公务卡消费数据的信息传递；高校财务工作人员负责从国库集中支付系统中提取公务卡消费信息，然后由财政核准报销，再由代理银行完成公务卡的划款(从高校零余额账户划款到教职工公务卡上)。

财政的政策导向十分重要。首先，应加快公务卡结算信息系统建设，减少报销还款程序，提高公务卡使用效率。其次，要明确公务卡结算适用范围，明确公务卡强制性结算目录。特别要制定一些适合高校特殊性的操作细则，积极探索电子化还款新途径。最后，财政、人民银行等管理部门应加强专业技术队伍的培训，提高业务人员素质和服务水平。

银联公司和代理银行要提高公务卡服务水平。首先，要加快技术开发，确保公务卡消费信息及时完整的传递，形成快速、畅通的网络体系。其次，要提高服务水平，代理银行要免费为高校公务卡持卡人开通短信提醒服务，做到消费有短信、催款有短信、还款有短信。

高校要加强内部财务管理制度建设，强化预算执行，严格控制支出。高校要结合实际情况，建立健全公务卡报销财务制度，明确公务卡报销程序，规范用卡行为。

4.2结合高校公务卡结算实际情况，搞好高校公务卡结算服务

针对高校的特殊情况，一方面要尽量取得财政部门的政策支持，特殊情况采取特殊的方式来处理。如关于学生实习等经费直接用批量方式打入学生银行卡上；公务卡增加双币转账功能；外币支付的版面费直接打入教师的工资卡上等等。另一方面，学校要尽量严格执行公务卡相关规定的同时又要方便教职工使用公务卡，采取一些灵活变通的方法。如老师要尽量考虑学生实际情况，帮学生刷公务卡来支付各种学生活动费用等。对于高校学术活动较多的教授，可以申请双币结算的公务卡，方便其使用公务卡。

针对高校寒暑假的实际情况，财务部门要提醒广大教职工按时办理公务卡还款。可以安排财务人员寒暑假值班，集中办理公务卡报销业务，确保高校公务卡消费能够及时报销还款。高校财务还要优化财务信息系统，提高公务卡结算报销效率。高校财务可以将本校持卡人的姓名、卡号等数据信息加入账务系统，教职工本人通过网上预约系统，先下载公务卡消费信息，经财务人员审核后再生成公务卡报销凭证。这样不仅提高信息的准确性，也提高了公务卡结算报销的效率。

4.3加大宣传与培训力度，增强刷卡消费意识

高校要积极配合财政做好公务卡的宣传培训工作。一是高校可通过印制宣传册、经验交流会、会议培训、专题讲座等形式进行公务卡知识的宣传，让广大教职工了解并遵守公务卡制度，知道公务卡使用中的常见问题，熟悉公务卡报销还款流程。从而转变教职工的消费观念，增强刷卡消费的意识。二 是高校应积极配合代理银行，制定合适的营销策略，激励教职工持卡消费，可以通过对激活开卡的教职工送精美礼品、刷卡积分换礼品等活动，激励更多的教职工使用公务卡。三是高校应加大财务人员的培训力度，使其能够准确熟悉新政策、掌握新业务，提高信息化系统的操作水平，确保公务卡制度在高校的顺利实施。

4.4加速公务卡基础设施建设，改善公务卡刷卡环境

财政与银联公司、各个公务卡代理商业银行之间要互相协调，建立健全金融网络服务体系，改善公务卡刷卡环境。首先，加快公务卡基础设施建设，提高POS机覆盖率，尤其在公务卡消费较多的商场、酒店、飞机场、加油站等场所加大安装力度；通过加大宣传力度、适当让利等手段，提高零散商户、私人小型商户安装POS机的积极性；可以考虑给偏远地区公务卡特约商户免费安装POS机，通过减免手续费、税收优惠和财政补贴等政策扶持，提高商家的积极性，为公务卡的使用提供便捷条件。其次，要加强对商户的管理，银联要加强商户POS机刷卡结算的监控，防止不法商户出现弄虚作假、刷卡套现等违法问题。最后，要完善公务卡支付方式。当前，网上购物因方便快捷、价格优惠而吸引了大批用户，越来越多的高校教职工，愿意在网上购买车船票、办公用品、实验材料等。所以优化公务卡的网上支付功能，做好公务卡网上支付的技术支持和服务，确保公务卡的网上支付安全对公务卡的使用具有重要作用。

4.5加强内部控制，堵塞管理漏洞

在公务卡结算过程中，要加强内部控制，堵塞财务管理漏洞。可以建立内部责任追究制度，对违规使用公务卡消费、弄虚作假的行为要进行严肃处理。财务部门必须严格遵守公务卡管理制度，对持卡消费行为的真实性、合规性进行有效审查，当刷卡人的公务消费行为符合公务卡管理规定的才能给予报销，而对审核后认定不属于公务消费行为的，一律视为私人消费行为，由持卡人负责还款，学校不承担还款责任。公务卡持卡人应当严格遵守银行卡交易的相关规定，不得利用公务卡支付实施套现、虚假交易、洗钱等违法行为，否则由持卡人承担相应的法律责任。

公务卡结算制度的改革需要财政、银行、商家、高校等多个部门的协调配合。随着国库集中支付制度改革的深入，它将日趋完善，发挥更积极的作用。