关于高校图书采访质量控制的思考

关于高校图书采访质量控制的思考

王玉萍，李明

(武汉轻工大学 图书馆,湖北 武汉 430023)

摘要：针对目前高校图书馆图书采购质量问题进行了深入分析，指出图书采购环节中可能出现质量难以把握的几个方面，剖析了其中的原因，对影响图书采购质量的因素提出了相应的对策，同时，针对存在的问题提出了一些合理化的建议。

关键词：图书采访;政府采购;招标;图书质量控制

收稿日期：2015-05-15.

作者简介：王玉萍(1969-)，女，硕士，馆员，E-mail:317025557@qq.com.

文章编号：2095-7386(2015)03-0121-04

DOI:10.3969/j.issn.2095-7386.2015.03.025

中图分类号：G 253 .1

Study on acquisition quality control of university library

WANGYu-ping,LIMing

(Library, Wuhan Polytechnic University, Wuhan,430022,China)

Abstract：Aiming at the University Library Book Purchasing quality issues, the paper made deeply analyzing. At the same time, we pointed out that there might be several aspects of quality problem during the book acquisition. And combined with actual work experience, we analyzed the reasons and gave relevant measures to the factors affecting the quality of the proposed purchase. At last, in order to further improve the quality collection of books and make the library better serve our students and teachers, we made some reasonable suggestions.

Key words：Book Purchasing, Government Procurement, Bidding, Books quality control

1引言

高校图书馆被称作高校办学的三大支柱之一，承担着高校教学、科研服务的重任。图书馆馆藏图书数量多少、质量的高低在某种程度上体现了图书馆的水平，同时也对高校人才培养质量有直接的影响。通常高校图书馆馆藏图书质量和数量用来衡量高校办学水平的主要指标之一[1]。而图书馆馆藏图书质量的高低关键取决于采访工作，因此，图书采访工作就显得尤为重要。本文拟以武汉某高校图书采访为例，就如何做好图书采访工作，保证图书质量，以及图书采访工作中存在的问题和解决对策进行探讨。

2高校图书馆图书采访工作存在的问题

近年来，高校图书采访工作虽然引进了一些改革措施，但图书采购环节的现实问题一直影响着图书质量。该问题一直困扰着图书采访工作者们，也导致图书采访过程中如何保证图书质量课题成为图书采访工作者研究的热点。

2.1政府采购流程不能完全保障图书采访质量

当前，为规范图书市场，提高图书采购的透明性，防止腐败滋生，降低购书成本，高校图书采购一般要求采取政府公开招标形式。目前参加投标的馆配商主要分为三块，即民营馆配商、新华书店馆配商、出版社馆配商，不同性质的馆配商有各自的优势与劣势[2]。但是，图书的政府采购流程中还缺乏一种完善、可信的信息平台来共享馆配商资料，评标专家通常无法完全掌握馆配商的规模、信誉等信息的真实性，因此，评标时，专家主要依赖馆配商提供的标书信息来判断。于是，低折扣率的馆配商自然吸引专家的眼球，对于馆配商信誉度、经营规模、资金规模等信息，以及中标后的相关指标：采访数据、编目数据、到书率、到书周期等，都未在招标中考虑。

政府招标的结果往往是折扣最低者中标。一些实力弱的馆配商为了能中标，将优惠折扣率标的比出版商还要高，因而中标。而实力雄厚的正规馆配商，虽然进货渠道正规、图书类别齐全、业务资质较好、配套服务相对完善，但是由于运营成本高，折扣率低，反而在招标中不能入围。规模小、运营成本低的馆配商中标后，为了保证其利润，会向图书馆提供廉价的、大众化的、折扣较大的书籍，而对价格偏高的科技类图书缺乏积极性，导致图书馆馆藏中大众化图书增多，而各类学术性较强的专业图书比例严重偏低，使图书馆馆藏结构不合理[3]。另外，低价中标的馆配商在中标后很多服务会因为这样或者那样的问题而不能兑现。譬如，在订购图书时，采购人员发出的订单很大一部分无法到馆，特别是一些学术性强的书到货率低。如果严格按照标书合同追究馆配商责任，导致的结果是图书采购任务不能完成，这也让采购部门陷入两难境地。

2.2采购人员的专业局限性，影响专业图书的甄选

高校图书采购都是由采编部专职采购人员负责。学校每年几万册图书的采购任务，不可能全部分给各专业老师去挑选，主要工作还是由专职采购人员负责确定。在图书采选过程中，尽管采选人员的责任心强，有一定专业知识水平，但是由于专业的局限性，图书的甄选难免会有片面性。表现为对自己感兴趣的认为有价值的书会多采一点，对自己不太熟悉，不太感兴趣的书少选或者不选。这样可能导致或许有大量的读者人群、流通量大的书有可能被漏采或者少采现象。

2.3以中文图书采购为主，忽视外文原版图书

中文图书采购一直是高校图书馆馆藏资源建设的重中之重，每年的图书经费几乎90%以上用于购买了中文图书。外文图书的采购因起步较晚，所以一般高校的外文图书经费仅占极小一部分。但是随着高校国际之间的合作与交流，各高校学生的外语水平的不断提升，外文图书信息比较前沿，对教师和学生的科研和学习有着很重要的参考价值。为合理配置馆藏资源建设，满足广大师生的要求，外文图书采购的重要性日益俱增。据调查统计，各高校可用于购买外文图书的购置经费不到总经费的10%[3]，由于采购人员的外语水平有限，加上流通采选上的障碍，导致外文图书的采购处于一种可有可无的状态。

2.4专业图书采购的比例结构失衡

图书采购一般应根据所在高校专业人数和专业特色进行一定的比例配置。虽然不可能完全与专业需求完全吻合，但是主要的比例应该适当。表一是某高校近年图书采购数据，图书总计81 413册，分类统计情况如表1所示：

表1某高校2014年图书采购分类统计数据

图书分类采购册数/册占比%马列主义、毛泽东思想3230.3哲学47385.82社会科学总论24212.97政治、法律44655.49军事6650.82经济1097813.48文化、科学、教育、体育40554.98语言、文字41775.13文学979812.03艺术28133.46历史、地理43685.37自然科学总论1610.20数理科学和化学28393.49天文学、地理科学4410.54生物科学4460.55医学、卫生27863.42农业科学11831.45工业技术1991224.46交通运输8881.09航空、航天2440.30环境科学5700.70综合性图书2210.27

该校是工科院校，以工科专业为主。从上表可以看出，哲学政治法律经济文化类图书比例过高，特色专业类图书比例过小。

3高校图书馆图书采访质量控制对策

根据当前我校图书采购的现实情况，笔者认为图书采购质量的提高不是单一措施能够完全解决，需要从多个方面着手。

3.1精心设计招标文件，选择优质馆配商

目前，虽然政府招标不能保证图书质量，但这是我们目前不得不选择的一种采购方式。招标前，需要精心设计招标文件，使招标条款全面细致，漏洞少，让低质馆配商无空可钻。由于图书的采购与大宗货物的采购有别，大宗货物的采购有统一的标签、型号，而图书招标采购的内容是未来一段时间内出版和前一段时间出版的图书，具有一定的不确定性，是一个持续的分批次进行的过程。也就是说，图书使用的出版信息少数是现货外，多数是期货，所以仅仅看折扣是不科学的，更应该看重馆配商的综合实力、图书内容的有效性、对读者的参考使用价值等。另外，评标专家不仅要熟悉图书采访流程，更应该熟悉馆配商的资质和信誉。通过招标文件中条款的限制，筛选出资信优良、有经济实力、货源多样、供货渠道畅通的馆配商。然后，在具有同等实力，能提供同等水平的供货质量和服务质量的馆配商中，评标专家再从折扣角度去筛选低价格者中标。只有这样才能从众多的馆配商中挑选出性价比最优的馆配商，才能为图书采访质量的提高提供保障。

3.2制作周密的采购计划，把握基本的采购原则，合理利用有限经费

我们学校是省属院校，由于升格为大学不久，图书馆图书数量亟待提高。学校在经费紧张的情况下，近几年还是投入了几百万元经费来采购图书。采购人员根据预算，需要制定详细的、科学的采购计划，要以学校特色专业、学生人数多的专业、借阅量偏大类图书为主，力争将采购经费合理地分配到各专业领域，争取发挥好图书经费的最大效益。

为了保证图书采购质量，图书采购过程中还需要遵照以下基本原则：

(1)减少采购时效性强的图书。很多图书有较强的时效性，在某一个时间段内有人需要借阅，但过期后，无人问津。譬如一些当年的四六级英语考试辅导书籍，考研书籍、考证书籍等等，时效性强，过期后几乎无人借阅。这类图书尽量不进入馆藏，以免利用率不高，浪费经费。

(2)注重图书实用性。图书的选购要以满足学生学习、教师教学科研需要为主，选购图书注重师生的实际需要。采购人员可以通过图书馆流通借阅系统来统计学生借阅图书的数据，分析各专业图书的需求情况，从而把握图书选购类别。处理好专业图书与人文社科类图书间的采购比例，最大限度地保证教学和科研需要，同时兼顾部分读者对趣味性、娱乐性和休闲类图书的需求。

(3)灵活选择图书复本数。我校图书馆对于馆藏图书复本数量进行了规定，一般图书复本数为三本。对于大多数图书，三本复本基本合理。但是一些紧俏的图书，借阅量大的图书，三本远远不够，学生和老师通常需要排队借阅。对于借阅率高的图书，可以灵活地调整复本数，增加到数十本或更多。另外，对于一些价格偏高，借阅率可能不高的图书，复本数减少到一本也合理。因此，在图书采购时，需要灵活选择图书复本数，以满足读者需求。

(4)优先特色、重点专业图书选购。每一所高校都有自己的优势学科和特色专业，这些专业的科研实力通常是最强的。师生对专业图书需求也是最迫切。在学校图书经费有限的情况下，要优先保证特色、重点专业的图书采购，为这些专业的持续发展做出最大的支持。采购人员要与特色、重点专业师生沟通，倾听他们对图书采购愿望和建议，尽可能地满足他们的需求。力争为特色、重点学科建立起完善的馆藏体系，从而树立图书馆的特色和亮点[4]。

3.3按照合同办事，掌握图书采购的主动权

目前我国的图书市场鱼龙混杂，馆配商资质参差不齐，加上招投标工作仅以最低价作为中标依据，导致一些经济实力薄弱，规模小甚至以经营特价书的书商乘虚而入，给采访工作带来了麻烦。采访人员发出的需求订单，供货商迟迟不给供货，即使挨到了最后交货期限，图书到馆率也非常低。如果采用馆配商提供的书目，图书到货速度快。但是这些书目都是质量低劣、折扣大、利润高的图书，完全不适合馆藏。由于采购时间紧，如果我们坚持不接受供货商的书目可能就无法完成全年的采购任务，导致采购工作非常被动。因此，采购人员要依据合同，掌握住图书采购的主动权，在招标合同里面要明确要求馆配商只能按订单配书，否则宁可不买也不能滥竽充数。

3.4选拔专业素质高的专业采购人员，严把图书采访质量关

高校图书馆服务的对象是广大的师生读者，高校图书馆入藏图书的根本目的就是保证教学和科研对图书资料的需求。尽管目标非常明确，但要保质保量地完成采购工作不是一件轻而易举的事。一般说来，高校图书采访人员应该具有较强的综合素质，专业素质过硬，有吃苦耐劳的敬业精神，同时还要肯学习肯钻研，这是采访工作人员的基本条件。因此，为了保证到馆图书质量，选好采购人员是重要一环。另外，图书验收工作对图书质量控制也比较重要。验收人员验收时要仔细核对到货书单与订单是否一致，检查图书有无污损。到馆图书还要做最后一次查重，对有污损的、盗版的、订单不符的以及重复的图书一律作清退处理。

4图书采访的一些可行性建议

4.1读者参与图书荐购，合理分配馆藏比例。

为了提高图书的借阅率，让有价值的图书入藏。读者荐购是最有效、最直接的途径。一方面，可以深入院系，将各专业的新书目发给老师，发动专业老师选择图书，另一方面，可以开通图书馆网上荐购栏目，让广大的师生能将自己需要的图书及时反馈到采购部门。特别是外文图书，价格高，读者相对少，必须按照师生需求来订购，网上图书荐购是选购的最好通道。图书馆将读者荐购工作看作为读者服务的一个重要组成部分，通过图书荐购系统拉拢了图书馆和读者之间的距离，让读者参与图书馆的选书工作，把读者的需要放首位，更加体现了图书是以读者为中心的服务理念，同时也使馆藏资源更加丰富[5]。读者荐购的图书经过采访人员汇总、查重，再决定取舍。高校图书馆采购图书时，通常是优先保障重点学科、特色学科的图书，另外，自然科学与社会科学图书的比例也有控制。我们工科院校原则上自科与社科的图书比例为6:4，最后的比例需要经过领导审定。

4.2预留一小部分资金作为读者荐购之用

供货商的书目往往是在政府招标的控制范围内限定的书目，而往往有很多学校师生急需的图书供货商因为折扣问题而无法供货，因此在做好全年采购经费预算时，最好提前计划预留一小部分资金进行自主采购，可以满足全校师生的自主荐购的图书需求，从而保证了馆藏图书的系统性、完整性、时效性。

4.3坚持现采为主，保障馆藏图书质量

图书招标文件中可以确定现采为主网采为辅的原则。网上选书目快捷简单，但往往只能看到书名，难以看到书里面的真实内容和适合的读者对象，也无法看到书籍的装订，纸型，更无法确定该书的定价是否合理，而且网上圈定容易造成视觉的疲劳，容易出现错选漏选等情况。现场采购肯定要辛苦些，但是可以很直接看到所选书目的一切信息，可以直观的看到是否为正价书，书的出版社、定价，书的内容简介以及适合读者对象，还可以现场查重是否为馆藏需要的图书决定是否购买，直接提升了馆藏质量。另外现场采书还可以避免馆配商调换书目等蒙蔽现象，降低低质量图书进馆的风险，现场采书还可以保证图书到馆率，采访人员不可能全面了解所有专业的知识，尤其是一些新兴学科、交叉学科等学科领域的学术性图书时，选书行为往往带有盲目性和随意性，所以图书馆每年邀请我校各院系的专业学者参与图书馆的现场采购，利用他们的专业特长，从专业、学科建设的角度出发，选择各学科需要的专业图书，充分满足教学科研的需要，提升了馆藏质量。

4.4将一年一招改为两年一招

一年一度的招标活动，使馆配商更换频繁。每次图书馆采购人员与新的馆配商合作，都有一个适应过程。等到双方关系理顺后，剩下的采购时间就不多了。采选人员为了完成当年任务，势必仓促，馆配商在短时间内也难以完全依据合同要求提供文献及服务，结果导致采选图书的质量下降[6]。

高校图书馆采购招标可以改为两年一招，即对服务优良的书商逐年续约，衡量书商服务质量的标准是到书率和到书周期，对到书周期短的，采访数据和编目数据详细质量高的书商可以明年继续放单，对于到书率不到30%，并且到书周期长，数据信息不完整的书商可以终止合同，通过优胜劣汰，到书质量高服务好的书商来年还可以预约，质量差的可以废除终止合同。既保证图书馆采编工作的稳定性和连续性，更重要的是通过优胜劣汰提高文献资源的质量。

5结束语

图书采购工作是一项看似简单、轻巧，实则重要且艰难的一件复杂工作。做好这一工作需要强烈的责任心和事业心，充分发挥自己的专业才干和聪明才智，善于对专业理论和工作方法进行研究和运用，积极探索和掌握采访工作的特点和规律，保证图书采购的质量，为教学和科研工作提供最佳的服务保障。

参考文献：

[1]唐文惠，潘彤声.高校图书馆文献资源建设与评价[M].武汉:武汉大学出版社,2009.

[2]张迪,李芳,黄栋晓,中文图书采访质量控制实践探索[J].图书馆,2013(3).

[3]周群,政府采购环境下图书馆配商的应对与发展[J].出版发行研究,2015(4).

[4]封宏观，高校图书馆图书采购工作中的问题及对策[J].出版发行研究，2015(03).

[5]马启花，图书招标方式下高校图书馆图书采访质量保障策略[J].图书馆，2009(10).

[6]王莉，招标采购模式下的图书采购质量保障[J].图书馆杂志，2013(11).