浅谈档案管理在石化企业中的现状及其对策

向琳

摘  要：档案管理在石化企业的生产建设中起着十分重要的作用。目前石化企业的档案管理工作中存在着重视程度不够、收集整理不规范、环境设施不理想、综合管理力量薄弱等问题。要加强档案的收集和整理，整合档案资源，加强环境建设，加强档案人员队伍建设，提高档案整体管理水平，使档案管理工作在石化企业生产建设中发挥更大的作用。

关键词：石化企业档案;管理水平;提高

石化企业档案是石化企业生产经营活动的原始记录和重要凭证，是实现石化企业可持续发展的重要组成部分，是石化企业管理的重要内容，是石化企业强化基础管理、提高企业竞争实力、维护自身权益的原始依据，也是维持石化企业正常生产经营活动不可缺少的部分。本文通过对石化企业档案管理目前存在问题进行分析，提出一些见解和认识，使石化企业档案管理更加规范化、科学化、标准化，以便更好地为企业生产建设发展服好务。

一、目前石化企业档案管理中的现状及存在问题

（一）是对档案管理重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案管理工作就是抄抄写写、输入文件目录、保管文件等事务性工作，不是企业的主要工作，不能为企业创造经济效益，只要“守好摊子”，不丢失，不泄密，能应付调档与查档就行了。轻视档案工作的思想表现出一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现代企业的管理需求。

（二）是档案收集不规范。在档案收集过程中，一些单位和部门将制度形同虚设，想交就交，不想交就不交。有时甚至出现档案员逐个处室和部门催交档案时，有的以忙推脱，有的简单应付了事，致使档案归档不及时，有些重要档案，由于档案人员不可能参与每一项企业的生产经营活动，导致重要档案不能及时归档。

（三）是档案馆硬件环境设施不理想。对档案管理必备的条件解决落实较差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整;有的单位查阅室、整理室、办公室“三室”不能分开，不仅影响工作效率，在一定程度上也影响了档案的保密性;还有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。有的档案馆办公条件十分拥挤，文书、声像、会计档案合并一室，不便于资料的整理;有的档案馆打印机都是多台电脑共用一个，遇到资料集中的时候，打印机因长时间工作经常出现“瘫痪”状态，从而影响正常工作。

（四）是档案综合管理力量薄弱。虽然石化企业里都设有档案馆，但人员编制较少，特别是领导岗位定编更少，有些企业的档案馆属科级单位，而领导职数就一个，既管行政，又管党务;既要与各相关部门沟通协调，还要审批各种档案查借阅单，工作十分繁忙，纵有“三头六臂”也难以对应如此繁杂的具体事务。而在档案管理人员中，少部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务了解不深，档案收集意识淡薄。在二级分室，相当一部分档案人员都是兼职，对档案工作精力投入不足，往往只是将材料放入档案盒没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。这种管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后的现象，导致一些归档的材料不够真实和准确。

二、措施和建议

（一）是要从讲政治的高度来看待档案管理工作。首先要从思想上高度重视档案工作。企业档案是国家档案的有机组成部分，也是党和国家历史资料的重要内容，是宝贵的历史财富，它全面、真实、准确地记载了企业建设、改革、发展各个时期的历史面貌。因此，档案人员一定要以对历史负责、为现实服务、替未来着想的高度政治责任感，把石化档案管理好、利用好，充分发挥档案管理在石化企业中的重要作用。其次，要不断提高档案管理人员素质。要选择政治可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案管理工作，注重对他们的培养，事业上关心他们;感情上亲近他们;生活上帮助他们，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节及流程，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断发展的企业提供有利的档案资源。

（二）是不断强化档案的收集和整理。首先，档案人员要主动深入到各单位、各部门、各处室，主动收集需要存档的各种档案资料与信息;要不厌其烦地跑其次，要耐心细致地与各归档单位沟通，使企业有价值的档案资料及时得以收集。其次，要严格按照归档要求，认真做好档案的移交工作，对未加盖公章的文件材料一定要补盖公章，要认真阅读文件目录移交清单，郑重地签名，移交清单一式两份，双方确认签字方可移交。在整理档案过程中，发现不清楚的地方也应该及时联系档案移交人，以确保归案文件的真实性。再次，要加强对各业务部门及二级分室档案人员的档案意识教育与档案业务指导，每年要有两次以上的档案大检查，对档案收集与整理情况进行讲评与考核，对不合格档案整理要求的要下发整改通知。再次，档案管理人员要经常深入生产一线，及时掌握本企业生产经营动态，使企业在生产经营过程中产生的有价值的资料得以归档。

（三）是加快档案管理环境建设步伐。档案工作和其它工作一样，需要合适的硬件环境。一是改善办公条件，尽量做到“三室”分开，该配备的切具、打印机等设施要备齐。二是扩大库容，让日益增加的馆藏量得以缓解。三是对现有的档案设施进行评估分析，不符合档案存放标准的，向上级主管部门汇报，尽快统一整改;四是适当提高档案工作人员的待遇，绩效工资与机关科室享受同等待遇，使档案人员的辛勤工作得到相应肯定。五是加强内外单位的学习交流，要创造条件让档案管理人员有机会接触和了解优秀的企业档案管理模式，让他们开眼界，长见识，为档案管理工作增添活力。

（四）是建设一支高素质档案人才队伍。管好档案必须有一支过硬的人才队伍，档案管理人员首先在思想要具先进性，要有一定的政治敏锐性与洞察力。其次，做好档案管理工作，要有一支业务精湛的技术力量，要进一步加强理论学习与技术培训，培训要有针对性，要结合具体的案例，丰富档案管理人员的知识，不仅要学习档案知识，还要学习石化企业相关的知识，以提高档案管理人员收集、整理、编目、检索、录入、查找的工作能力。此外，做好档案管理工作，还必须强化服务意识，提高服务水。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为企业发展服务，是档案工作者义不容辞的责任。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念，以“优质服务”和“主动服务”作为工作的出发点和落脚点。通过评选每月一星活动，把优质服务引向深入。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。

在国家进入“十二五”发展的关键时期，在石化企业跨越二次腾飞的重要关口，档案工作肩负着服务生产与提升管理水平的重任，全体档案管理人员必须以高度的责任感、使命感和光荣感，重视档案工作，审视档案工作，做好档案工作，使档案工作在石化企业生产建设与发展过程中发挥更大作用。