OA办公自动化系统建设略谈——以北京市地震局OA系统为例

北京市地震局 杨波 闫睿

OA办公自动化系统建设略谈
——以北京市地震局OA系统为例

On construction of OA, the offi ce automation system

北京市地震局 杨波 闫睿

OA办公自动化作为电子政务的基础，它的发展是一个不断进化的过程，通过多年不断的发展已经逐渐成熟，随着行政组织规模的不断扩大，打破时间、地域的限制，提高了整个行政组织运行的效率，而飞速发展的网络技术在不断普及的同时，也进一步促进了软件技术的改变和发展，为办公自动化系统的应用提供了实际应用基础。OA办公自动化由原来的行政办公信息服务功能，进一步扩大延伸至行政组织内部管理活动的方方面面，成为行政组织信息化运行的一个重要组成部分。随着办公软件的发展和完善，使得行政机关内部各级组织、各部门以及行政办公人员之间的协同更加方便、快捷地实现，单位内部和外部的各项资源更加有效组合，可为行政办公人员提供更加有效、方便的协同工作平台。

本文以北京市地震局为例，浅析地震局政务信息化的现状、办公系统建设过程。

北京市地震局政务信息化的现状

按照国家电子政务建设的统一规划和指导原则，结合地震系统的实际情况和工作特点，开展政务信息化建设工作。建设地震系统办公应用平台，建设地震系统统一的办公业务网应用平台；积极开发网上办公应用系统，实现地震系统内部主要办公业务的数字化和网络化；建设地震系统的政务信息服务门户网站，积极推进公共服务；规划和开发重要的政务信息资源，建设信息资源查询和检索系统；采用各种技术和管理措施，确保网络和信息系统的安全保密。

北京市地震局办公系统的开发进一步提升北京市地震局政务信息化程度，改变了北京市地震局政务信息化建设滞后的局面，减少纸张、打印耗材等不可再生资源日常开销，提高日常办公效率，逐步实现无纸化办公、电子化办公的目标。全面提高北京市地震局政务信息化应用水平和服务能力，提高办公的智能化、人性化和安全性，实现公文系统从手工操作到全面的电子化智能办公系统的转变，满足北京市地震局各级用户的信息交流与共享。

系统总体架构

局机关服务器上部署了多种不同的应用软件，为了统一整合和集成各个应用软件，采用Portal门户技术建设内网门户网站，完成资源的整合并提供用户个性化的定制，实现单点登陆，方便用户进入系统就可操作不同应用软件。

北京市地震局办公软件系统的总体架构包括应用支撑平台、资源中心、办公应用平台、内网门户网站平台、系统安全管理平台。

应用支撑平台

应用支撑平台是各种业务应用系统的支撑环境，主要包括系统硬件平台、系统软件平台、网络平台三个部分：

系统硬件平台：主要包括服务器设备（软件应用服务器、数据库服务器、Java EE应用服务器、WEB服务器）、网络硬设备（路由器、交换机、防火墙等）及数据安全实时备份或异地备份设备。

系统软件平台：主要包括操作系统、数据库管理系统、办公软件、浏览器、各种开发语言。

网络平台：按照国家对应用软件等级保护规定，在物理安全防护、网络安全防护、终端安全防护等方面进行等级保护，使网络平台满足北京市地震局办公软件系统应用的安全需求和运行需求。

图1 系统总体架构图

资源中心

政务资源中心主要包括：公文数据库、法规数据库、标准数据库、历史档案数据库及系统管理数据库。

通过政务信息资源中心建设，建立符合防震减灾工作实际的信息资源目录体系，提供信息资源目录服务与共享，同时，建立一个信息资源交换体系，支撑北京市地震局实现纵向和横向的数据交换，在纵向上实现上至中国地震局、北京市地震局及下属区（县）地震局和台站等单位的数据交换和信息共享，在横向上实现与相关部门、行业的数据交换和信息共享，形成一个面向局机关业务运转的地震信息资源库、地震系统内部用户检索查询其权限范围内相关信息的服务系统。实现地震政务资源综合规划、集中管理、推进政务公开、改善政府服务，资源中心各数据库的信息可通过内网网站系统查询展示，实现政务信息资源的交换与共享。

办公应用平台

办公应用平台的工作流系统是以当前北京市地震局机关公文办理过程为背景、以领导日常办公习惯及领导批示的方便性为原则、尽量保持与手工办文系统的一致性，实现整个办文过程的计算机自动化，提高办公效率。

图2 办公应用平台应用架构

办公应用平台主要包括公文管理（包括发文管理、收文管理、签报管理）、政务管理（包括督办管理、值班管理、计划管理、信访管理、政府信息公开、新闻管理）、事务管理（包括会议管理、日程管理、出差管理、休假管理）、辅助办公（包括短信通知、移动办公、电子邮件、即时通讯、报表管理和移动终端应用）。

内网门户网站平台

北京市地震局内网门户网站首页主要用于展现局机关各类政务信息，实现北京市地震局内部工作信息的共享。内网门户网站可以与办公应用系统无缝衔接，以信息发布和综合查询为主，支持图形方式显示震情灾情。

安全管理支撑平台

国家制定了《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》，对涉密信息系统按照秘密、机密、绝密三个级别分级保护。另外国家对非涉密信息系统安全等级保护规定制定了五个级别安全等级标准。本系统将按照非涉密信息系统设计开发，安全等级定为三级。系统整体安全建设能够满足安全三级的评测要求。

小结

由于传统的办公方式，产生大量的纸质公文，对于存储、查询都很不方便，而且有很大的安全隐患。实现公文电子化，可以逐步实现无纸化办公，并提供方便快捷的查询方式。对于年中和年尾的统计汇总工作也有很大的帮助。通过网上流转公文可以节省在内部传送公文所需要的人力和物力，并保证公文的准时送达。因此能有效提高内部办公的规范性、科学性和有序性，充分利用现有各种资源，建设内部办公自动化系统，已具备实现的条件。为规范办文、办会、办事程序，节约办公成本，提高工作质量和效率，逐步推动北京市地震局无纸化和电子化办公，让办公软件更符合我们的日常工作程序、功能更完善、操作更流畅，满足北京市地震局各级用户的信息交流与共享。