试论文书档案管理的现有问题及对策

文/唐山市第五医院　宋淑芹

试论文书档案管理的现有问题及对策

文/唐山市第五医院宋淑芹

【摘要】本文通过分析，找到文书档案管理现在存在的问题，并寻找有效的解决方案，从而提高文书档案管理的水平。

【关键词】文书档案管理；现有的问题；解决对策

目前来看，文书档案管理工作是各医院开展工作的重要依据，文书档案管理工作的水平，影响一个医院档案管理的质量。所以，提高文书档案的管理水平是工作的重点，它影响医院的发展和生存。

一、文书档案管理的作用和特点

文书档案管理工作，在生活中无处不在，文书档案不仅见证了一个医院的发展过程，更见证了国家、社会的发展。传统的文书档案管理都是纸质的，都要人工进行统计、核算和记载。管理过程比较繁琐，内容也比较复杂，包括：人事档案管理，行政档案管理，照片文字的记载等，还要签订各种协议和文书，管理起来即费时又费力，在一定程度上大大减小了办事效率。

二、文书档案管理的现有问题

随着社会的进步，文书档案管理工作中的问题逐渐显现出来。

（一）档案管理形式单一。目前来看，传统的文书档案管理方式，已经不能满足社会的需求。传统的文书档案管理工作大多都是人为操作的，办事效率慢，可能还会出现误差，给工作人员带来巨大的压力。

（二）单位领导不够重视。在一些的医院中，文书档案管理工作不受重视，有些领导认为文书档案管理工作是无关紧要的，对文书档案管理工作的认识较少，把文书档案管理工作视为可有可无的工作，不需要投入大量的物力和财力。有的医院投入了人力和物力，但是看不到明显的经济效益，所以，就不再加以重视，只需要工作人员管理好文件即可，不需要文书档案管理人员有高超的技术。可以看出，文书档案管理工作并没有在各个医院中落实，这严重影响了档案管理者对工作的积极性，降低了工作质量。

（三）工作人员专业素质低。我国的文书档案管理工作开发的比较晚，再加上不怎么受重视，缺少对档案管理工作的培训指导，导致文书档案管理的人才较少，个人的能力满足不了文书档案管理的需求，文书档案管理工作就无法顺利的进行。没有娴熟的管理技能，就会导致对文书档案的分类不明确，档案区分混乱，不利于下一步工作的顺利进行。工作人员的专业素质不高，会严重影响文书档案管理工作的发展速度。

（四）医院各部门缺少配合。文书档案管理工作需要医院各部门之间相互配合，有的医院各部门只为满足自己的工作需要，方便档案的查找，不愿将档案进行系统的管理，这为文书档案管理人员带来很大的困扰，直接导致文书档案管理工作无法快速发展，也制约了档案管理的水平。

三、提高文书档案管理水平的对策

针对目前文书档案管理中出现的问题，要对症下药，寻找最有效的解决方法。首先，做好文书档案管理工作最主要的前提是，医院领导要高度重视，对文书档案管理者进行专业化的培训，提高档案管理者的专业技能，提高工作者的工作积极性；其次，医院要加大管理和监督的力度，大力宣传文书档案管理工作的作用，使得工作人员对档案的管理意识增强。各医院可以利用多种方式，加强员工对文书档案管理工作的认识，从而更快的投入到工作当中；最后，文书档案管理人员要不断提高自己的管理水平，积极学习新的管理技术，管理手段，积极的向领导汇报文书档案管理工作的内容和进程，让文书档案管理工作更加规范，适应时代的发展需求。

（一）完善管理体制。管理体制的确立，影响着公司的发展方向和发展进程。对文书档案管理工作要制定相应的体制，要细致的分工，使其工作内容简洁明了，便于操作。只有公司制定了相应的体制，工作人员才会严格的遵守公司的规章制度，避免不良现象的发生。文书档案的管理者要有责任心，对工作要细心，例如，在重要文件的审核与印刷时，要严格的进行审核，减小错误率。

（二）各部门加强合作。一个公司有很多部门，每个部门的工作任务是不同的，但是，各个部门之间又是相互联系的，所以各部门要加强合作，做好文书档案资料的收集工作，保证收集的质量。文书档案管理人员要主动与各部门的人员沟通，了解各部门的发展进度，及时的获得最新的消息，并根据公司的发展方向，对消息进行整理和管理。各部门只有加强合作，才能促进公司的快速发展。

（三）提高管理技术和手段。随着科技的不断发展，现代信息技术已经大量的运用到了工作当中，减小了工作难度和工作压力。办公自动化文书档案管理的应用，不仅能提高文书档案管理的水平，还能提高管理的质量。传统的手段，办事效率慢，而媒体的信息源是非常大的，获取信息更为方便，可以减少麻烦。办公自动化文书档案管理可以提高管理的安全性、稳定性，不易使公司的重要消息外流。

（四）注重医院之间的交流。在交流的过程，最容易发现工作的不足之处，所以，医院之间要加强交流，总结其它医院文书档案管理的宝贵经验，并运用到自己的工作中，及时改正工作中的错误，提高管理效率。

（五）处理好文书工作和档案工作之间的关系。文书工作与档案工作在工作性质上是有很大差异的，在二者的工作衔接方面，要有明确的分工。但二者也是有联系的，文件的好坏影响着档案的质量，所以要想提高档案的管理水平，就要保证文件的质量。

参考文献：

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