档案信息化建设及档案管理的探究

廖婉思广东省连州卫生学校 513400



档案信息化建设及档案管理的探究

廖婉思
广东省连州卫生学校 513400

[摘要]随着网络信息技术的不断发展，社会信息化建设的进程不断推进，信息技术也在各个领域中得到了广泛应用，在各企事业单位中，档案管理信息化建设成为一项十分必要的工作。将档案进行信息化管理不仅有利于提高有关部门和企业的管理效率，也能够更好的促进企事业单位的不断发展。本文通过介绍说明档案管理工作中信息化建设的主要概念及必要性，对现阶段信息化建设中存在的主要问题加以探讨分析，并提出了与加强档案信息化建设相关的解决措施。

[关键词]档案信息化建设；档案管理

1.引言

随着科学技术的不断发展，信息化已经成为社会发展的必然趋势，在企事业单位中，档案管理的信息化建设作为档案建设工作中重要的组成部分，如今已经广泛运用到了档案管理工作之中，并且发挥着重要的作用。近几年来，档案管理建设由传统模式逐渐过渡到现代模式，并逐步朝着信息化、数字化的方向不断发展。档案管理信息化建设在结合单位自身实际情况的同时，运用先进的现代信息技术统一对档案信息资源进行科学有效的管理，这在一定程度上既提高了企事业单位的工作效率，也有利于档案管理规模的不断扩大和发展。但在档案管理事业的具体发展转型中，仍旧存在着部分问题尚待解决，只有彻底清除这些阻碍，才能够不断推动档案信息化建设进程，使之在长期的信息化建设中得到充分的发展。

2.档案管理信息化建设的内涵及意义

档案管理信息化是指国家档案行政管理部门结合单位自身的实际情况，运用现代化科学信息技术对在档案工作中涉及的信息资源进行统一的组织和规划，旨在实现档案信息的传递、接受、利用及存储，并逐步实现资源共享。档案管理的信息化建设对现代档案管理工作具有十分重要的意义。实际上，现代档案管理工作中的档案信息多以电子文件的形式保存，与传统的纸质档案管理模式相比能够有效避免档案的原材料在长时期的保存过程中受到损坏，从而确保档案资料的完整性和准确性。此外，档案管理信息化还能够一定程度上提高各单位档案工作的办事效率，在保证档案信息传输速度的同时确保信息的安全性，从而实现信息资源的交流和保存。

3.档案信息化建设及档案管理工作中出现的问题

3.1档案管理的标准化水平较低。我国对档案管理工作缺乏统一的规范和标准，在具体实施过程中更是缺乏良好的规范性和准确性，部分企事业单位的档案管理水平仍旧有待提高。此外，各个地区和单位档案管理建设的进度各不相同，且对档案的信息化建设缺乏足够重视，部分地区甚至严重落后，这也导致各个地区和单位无法全面有效地开展档案信息资源的统一建设，阻碍了档案管理工作的完善和发展。

3.2缺乏资金支持。档案管理信息化建设需要充足的资金支持来完善工作中的专业软硬件设备，从而为档案信息化建设提供相关基础设施支持，也为档案管理工作提供良好的环境条件。但从目前信息化建设发展过程中看，有关单位对档案信息化管理的资金投入力度远远不够，大都缺乏高性能的基础设施，部分企业和单位在后期档案的储存和完善中，也未能对档案进行及时有效的维修升级，从而影响了档案管理信息化建设的发展。

3.3对档案信息化建设管理的重视程度不够。部分企事业单位的档案管理人员对档案管理信息化建设的认识不够全面，重视程度远远不够，也对现代档案管理模式信息化、数字化的转变进程缺少足够的了解，部分单位内部更是缺乏完整的质量监督体系，从而导致相关管理人员无法对档案信息化管理的工作情况进行全面有效的掌握，致使档案管理工作带有一定程度的滞后性，这对档案管理的发展进程造成了阻碍。

3.4缺少档案管理信息化的专业人才。档案管理的信息化建设工作对相关人员的专业知识和技术要求较高，不仅要求其掌握专业的档案信息化科学技术和管理知识，还需要具备一定的专业素养和工作经验，在具体工作时结合实际情况对档案进行数字化管理。但目前从事档案管理信息化建设的专门人才数量较少且素质不高，并且缺乏一定的管理和工作经验，不利于档案管理及档案信息化建设工作水平的提高。

4.加强档案管理及档案信息化建设的措施办法

4.1推动档案管理工作规范化及标准化进程。目前我国各地、各系统的档案管理工作仍旧缺乏规范性，在具体档案管理信息化建设过程中依旧存在着不少漏洞。对档案管理及信息化建设的具体工作流程制定统一的工作标准，这不但有助于企事业单位提高办事效率和资源利用率，还能从根本上确保档案管理的工作质量。实际上，技术人员在将纸质资料文字转化成数字化信息的工作过程中，不仅要对档案资料进行录入、扫描等工作，还包括档案归档、存储等其他具体工作程序，这之中的每一步程序都需要具体详细的行业规范来约束，只有这样，才能将档案管理和信息化建设工作落实到实处，以防止日后工作中出现一系列问题。

4.2增强档案管理基础设施建设。加强档案管理的基础设施建设，首先应当加大对档案管理工作的资金投入。只有各企事业单位将档案管理工作的资金落实到位，全面了解和宣传档案信息化建设工作的重要性，才能确保有专门的资金购买质量可靠的软硬件设施，保证之后档案管理工作的有序进行。另外，在保证软硬件基础设施正常运行的同时，也要加强对计算机网络平台的建设完善，不断运用先进的信息多媒体技术建立健全档案管理网站，实现信息资源的全面共享。

4.3提高对档案管理信息化建设的认识水平。相关企事业单位应当定时定期对档案管理及信息化建设的工作人员开展培训教育工作，使之充分认识到档案资料信息化管理的重要性，增强宣传力度的同时不断强化对档案管理模式转变的认识。此外，有关单位和部门管理阶层及领导应当不断提高自身的责任意识，运用有效措施和手段不断建立健全档案管理工作责任体系，使档案信息化建设的工作合理有序进行。

5.加强对档案管理信息化建设人才队伍的培养

档案管理的人才队伍建设及培养是档案信息化建设中的重要环节，也影响着档案信息化管理水平的高低。但就目前档案管理工作的实际情况来说，从事档案管理信息化建设的高级人才数量匮乏，技术人员的专业知识水平也有待提升。因此，各企事业单位应当积极引进档案信息化管理专门人才，不断壮大档案信息化建设的工作队伍，提高建设的工作能力和工作水平。另一方面，也要增强对现有档案信息化建设工作人员的管理力度，强化其专业知识和技能的培养，不断扩充档案管理信息化建设的人才队伍。

6.结束语

如今，信息化已经成为当今社会发展的重要标志之一，档案管理的信息化建设势在必行，它不但影响着各企事业单位档案管理工作水平和质量，还对经济建设的发展有着重要意义。实际上，档案管理的建设是一个长期且复杂的工作，需要多方面进行配合，只有不断发现并及时解决档案管理及档案信息化建设过程中出现的各类问题，才能更好的推动档案管理工作的发展进程，实现资源的全面有效利用，不断加快信息化建设的步伐。

参考文献

[1]付野.试论档案管理的信息化建设[J].机电兵船档案,2012(6)

[2]付秀颖.孙绍慧.浅析我国档案信息化建设的现状及问题对策[J].办公室业务,2013(23)

[3]孙冬云.新时期档案管理信息化的对策研究[J].信息技术,2011(12)