人事档案功能减弱的成因分析

贾姗黑龙江省呼玛县人民政府办公室



人事档案功能减弱的成因分析

贾姗
黑龙江省呼玛县人民政府办公室

[摘要]单位的社会职能逐步剥离，由“单位办社会”回归到“社会办单位”，人们可以在单位外寻求满足自身资源需求的空间与机制。同时，由于劳动用工制度的改革，单位与职工都获得了一种双向选择的权利，人们的择业模式从单一走向多元，自谋职业成为了重要趋势，用人单位也越来越注重个人能力，而不是档案。

[关键词]人事档案；功能弱化；成因

计划经济时代管理模式与市场经济时代社会环境之间的冲突，不可避免会出现一些管理问题。一方面是人事档案管理的社会基础发生了改变；另一方面，档案管理没有及时顺应时代变化进行变革，仍停留在计划经济时期的管理模式，在功能定位上强调单位控制和身份依附。我国的人事档案制度立基于计划经济时期的“单位社会”，单位垄断人们“从摇篮到坟墓”的一切资源，人们必须依赖单位而生存。在那个时代，可以想象一个没有档案的人在一个单位里是何其艰难。社会主义市场经济的建立改变了我国以单位作为基本单元的社会结构，逐步由“单位社会”过渡到“后单位制社会”。单位的社会职能逐步剥离，由“单位办社会”回归到“社会办单位”，人们可以在单位外寻求满足自身资源需求的空间与机制。同时，由于劳动用工制度的改革，单位与职工都获得了一种双向选择的权利，人们的择业模式从单一走向多元，自谋职业成为了重要趋势，用人单位也越来越注重个人能力，而不是档案。

一、人事档案功能弱化

在过去，档案是组织部门考察了解干部的工具；人才流动环境下，传统人事档案的功能正在大大减弱和退化，更多的作用转变为提供相关的人事服务，如出国政审、婚育证明、职称评定、办理社会保险等。而这些人事服务如今也与人事档案逐渐分离了，前些年婚姻登记中的单位证明取消了；这两年报考研究生的单位证明也取消了；在广州因私出境已经开始不用政审了，持户口本和身份证就能办理；再如职称，目前社会化的资格考试越来越多，职称已不成为证明人才能力的唯一标准，据报道，在北京人才服务机构存档的6万多专业技术人才中，申报职称评审的人数逐年在减少，每年只有不到1%要求评职称。 邹云是四川大学九四届毕业生，毕业后把档案放在了四川省人才交流中心，在四川华联酒店呆了半年，然后去了深圳，成了自由职业者，在深圳一家酒店做部门经理，邹云对自己的档案交了一年的代理费后就一直没有理会过。他向记者讲述了弃档的经过，“毕业那会儿，大中专毕业生在学校所在城市只要找到接收单位，不论事业单位、国营还是私营企业，便可落下户口，那时候户口在人们心目中还看得很重。于是先落下户口，放好档案。”邹云说，“但后来逐渐觉得档案对自己没什么用，商业社会谁看你的档案，考察档案不如考察现实的人，只要你有完成某项工作的能力，谁管你档案里得多少分，是优是良。”在深圳，像邹云这样认为档案没什么用而遗弃档案者还不是少数。“深圳是世界上暂住人口最多的城市，”一位不愿暴露姓名的深圳市公安局警官向记者透露：“深圳的暂住人口已经超过千万，这还是警方可以掌握的数字。”据调查，深圳市的户籍人口，只有200万左右，流动人口与户籍人口处于“严重倒挂”状态。这些流动人口是被深圳社会经济迅速发展的巨大张力吸引过来的，他们并没有发生户口迁移，记录着他们从中学开始的不同时期工作轨迹的档案也被尘封在内地的某个角落，并不被人记起。因此，被遗弃档案的增加与档案的功能越来越弱化密切相关。

二、人事档案获取较困难

其实，如果人事档案如果能方便调取的话，用人单位还是会有一定需求的，比如：至少可以通过人事档案来鉴证人才的来历与历史背景，做到“用人不疑，疑人不用”。 但现在人才全国性的异地流动已非常频繁，而不仅仅局限于本地范围内，只要不发生人事关系调动，“档”无需再随“人”走而是留在了原地，给异地的用人单位调阅档案造成了极大的不便。而且现行的人事档案管理体制下，大多数非国有企业想要获得人才的人事档案是比较困难的。根据目前有关规定，只有将人事关系及档案交给各级政府人事行政部门或人才流动管理机构保存的人员，才能享受应有的待遇，比如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升等。毕竟档案是原生的，纸质人事档案有其唯一性，如果丢失或损坏，将无可替代。然而现实情况是，即使这些没有人事档案保管权的用人单位通过人事代理招调将员工的人事档案保管在人才服务机构，也因查阅手续烦琐而懒得理会了；况且用人单位对这种政治意义较强的“死档案”兴趣亦不大，久而久之，对人事档案也就置若罔闻了。

三、人事档案内容陈旧

传统的人事档案重历史轻现实，使得人事档案不能全面、及时地记录和反映一个人的近况，而是笼统记载着大量陈旧、静态的经历资料。由于用人单位特别是非国有企业没有法定的责任和义务提供员工在单位工作期间形成的归档材料，所以人才服务机构现在的档案材料收集处于被动状态，只能靠单位和个人的自觉行为。随着多种经济成份迅速发展，用人主体多元化，人才流动速度加快、规模加大，人才流动与人事档案的脱节，导致进入档案材料的内容越来越少，不能满足掌握一个人全部信息的要求，特别是缺少反映当事人综合能力、业务水平、个性特点的信息，缺乏有权威部门认定的业绩考核材料，从档案中难以得出对当事人全面、完整、客观的评价。内容简单、条目单一，由档案记录反映的个人有效信息极为有限，无法为用人单位提供更多的可用信息，与现代人力资源管理要求相差甚远。用人单位人事部门从人力资源开发和产出的角度，最想从个人档案中了解到的是员工在以往工作中的培训情况、绩效考核情况、个人的能力水平、性格特征及工作特长，但目前我国人事档案的主要内容是从中学到每个工作单位的各种大同小异、形式单调重复的情况表格，不能真实客观地提供一个人最新的素质能力信息；千篇一律的评语及调进、调出证明等，很难从这种档案记录中反映本人的性格、能力、工作特长或具体成绩。因此档案的内容不足以成为用人单位选拔和使用人才的依据，以致有些单位和个人认为档案已无用处，对档案置之不理。

总而言之，人事档案的生命力之所以丧失，主要是因为人事档案管理在实际工作中已逐渐背离我国档案工作的基本原则，不能很好地维护人才个人信息的内容完整，也不方便社会各方面的利用。人才流动环境下人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性，人事档案来源的广泛性和内容的复杂性、利用者对人事档案需求的多样性、人事档案管理方式和服务方式的开放性都向传统人事档案制度发出了强烈挑战。