文书档案的现代化管理

文/青岛市北市政二公司　何爱青

文书档案的现代化管理

文/青岛市北市政二公司何爱青

【摘要】当前我国文书档案管理体制与社会发展及需求存在一定差距，许多问题仍待解决。本文以当前我国文书档案管理现状及存在的问题入手，分析文书档案管理的重要意义，提出相应的解决方案。

【关键词】文书档案；现代化；管理体制

一、文书档案现代化管理的现状

（一）档案现代化管理的意识薄弱。由于我国文本档案专业及技术的发展起步较晚，所以缺乏专业的管理技能。许多高校近年来才开始设置文档管理等相关专业，从全社会来看，高校和群众对档案管理的认识较少，热情程度不够，缺乏基础的重视意识。这可以从两方面看，一方面，文本档案管理人员由于工作枯燥，相关技术和设备落后，导致工作缺乏热情，逐渐产生怠慢意识，重视程度不够。另一方面，从社会层面，由于文本档案管理专业与民众关注的教育医疗等高热度专业行业相关度不高，民众往往忽视其重要性，难以产生共鸣。这些都影响着文本档案管理工作的发展革新，阻碍文本档案的现代化进程。

（二）档案现代化管理人才水平不高。随着文本档案管理的重要性日益显著，必须意识到，先进的专业人才时进行文本档案现代化管理革新的关键。当前我国的档案管理专业人才的素质普遍较低，行业内难以找到与国际文档管理体系相适应的高端人才。这种人才缺乏及素质低下的情况可以从政府，企事业单位等多个行业体现出来。第一，政府的文本档案管理人员大多年龄较大，在日常工作中容易用旧的操作习惯进行文档管理，难以学习新的知识和管理方法，仅停留在收发整理的阶段，难有创新。第二，在企事业单位也存在同样的问题。企业应对社会的发展趋势反映较敏捷，但是由于资金及技术上的缺乏，使得企业往往选择继续使用原有的文本档案管理办法，少有革新，不利于适应社会的发展需求。

（三）档案管理设备和技术落后。由于我国文本档案管理水平整体较为落后，相应的，档案管理设备及技术必然存在一定滞后情况。设备技术的落后可能有下列原因导致。一是，企业或单位管理人员对文本管理事业的重视程度不够，导致单位没有设立相应的办公室和项目小组，缺乏系统的管理体系。二是，中小企业由于资金周转较为困难，也无力负担高额的文档管理现代化设备的引进和更新，软硬件设施更都脱离于社会发展实际需要。由于技术和设备的落后，而文本档案管理本身工作量大，程序复杂，使得工作分工更为繁杂，降低工作效率，不利于企业的管理革新和系统升级。

二、文书档案现代化管理的措施

（一）改善文档管理观念。思维影响行动，提高文档管理的重视意识，能有效改善文本档案管理人员的行为规范，改善当前文档管理的现状。文书档案作为企业信息的重要载体，记录了重要的发展历程和发展项目甚至机密，是企业或单位的重要资产。只有改善落后的文档管理观念，实现思想上的转变，才能更好地缓和当前文档管理机制和经济发展要求的差距，更好的适应当前社会发展的步伐，为生产转型和经济体制改革提供更强大的力量。

（二）引进文档管理设备，提高文档管理技术。技术和设备永远是一个企业或单位能否长远发展的重要衡量指标，良好的设备和精湛的技术能为企业发展带来新鲜动力。只有提高了文档管理技术等相关硬软件设备，才能有实力提高文档管理的现代化水平，为企业的长远发展助力。因为，一个企业的生产水平和产品质量等都是必须依靠先进的设备有精湛的技术支撑，有了技术和设备的硬条件，才有资格在市场的大潮中取得更大的发展空间，实现企业的现代化管理及变革。

（三）建立文本档案管理现代化制度。制度是管理者进行日常管理的依据，也是成员日常工作和行为规范的准则，制度是一个企业或单位必不可少的要式条件。只有建立了完善的科学管理制度，才能为文本档案管理的现代化进程起到实质性的规范和帮助。在建立文档管理现代化制度时，可以借鉴国内外的优秀经验，从工作流程、奖励机制、效益保障等方面进行。在工作流程方面，可以借鉴国内外优秀经验制定标准的工作流程，严格按照计划进行，提高工作效率，减少工作失误；在奖励机制方面，可以实行奖罚分明的制度，奖励优秀的创新员工，并对破坏纪律的员工进行一定的惩罚，这样有利于增强员工的工作秩序，提高企业运作效率；在保障效益方面，应为员工制定合理的保险等，提高员工的工作安全感和就业荣誉感，降低学习和创新的风险。

（四）建设资源共享网站，实现信息良性互动。网络作为日常工作和生活的重要平台和途径，越来越受到社会各界的关注和看好。文本档案的现代化管理已经成为必然趋势，而网络作为现代社会工作交流的不可或缺平台，在文档现代化改革中显得尤为重要。企业可以建立自己的网站与外界进行信息交流和互通，同时建立网络电子档案管理程序，实现网络和纸质的密切互通。在资源功效网络共建的同时，应注意企业和用户的信息安全管理。资源共享网站的建立有利于增加企业信息的宣传，极大的提高工作效率，有利于在同等条件下创造更大效益。

三、结语

文书档案作为记录信息的载体，关系到社会团体及公共事业的方方面面，每个人都是文书档案信息的相关者。社会的发展需要借鉴历史经验，总结前段功过，文书档案的重要性不言而喻。为了更好地利用文书档案的使用价值，应加快文书档案管理体制的建立完善，提高我国文书档案管理的现代化程度，切实提高工作效率，发挥文书档案的应有价值。

参考文献：

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