企业财务档案管理的问题与应对措施

文/中铁大桥局集团一公司档案室 何玉红

目前，随着企业对财务档案管理认识的深入，财务管理理念也在不断发展，国家在法律法规上对档案管理也提出了更为严格的要求。例如，在《会计法》中详细规定了企业财务档案的分类和范围，明确企业财务档案管理的监督执法主体，并要求企业依法对财务档案进行管理，切实提高管理水平。但是，部分企业仍然没有认识到财务档案管理的重要性，在进行日常工作中，经常出现违规现象，不仅破坏了整个企业管理的正常秩序，也影响了财务档案的管理。因此，解决财务档案管理中存在的诸多问题，对企业未来的可持续发展有着重要意义。

一、企业财务档案管理中存在的问题

企业的财务档案管理中虽然存在众多问题，但是，通过研究，还是有迹可循的。从对企业影响的角度来看，主要存在以下各方面的问题：

（一）企业财务档案管理机制不完善。虽然相关的法律法规对企业的财务档案管理作出了明确的规定，在一定程度上规范了企业的财务档案管理，但在实践的过程中，受限于企业规模程度以及企业负责人对财务档案管理的认识，在管理水平上存在较大的差异。一般规模较大的企业能依靠自身完善的体制和充足的管理人员专门设置财务档案管理部门，配备专业的人才对财务档案进行管理，基本上能实现对财务档案的有效管理。但是，对于规模程度相对较小的企业来说，囿于自身实力的限制，普遍缺少财务档案管理部门，也缺乏相应的管理人员，甚至有的企业存在无档案、无档案管理制度等现象，管理相对混乱。

（二）企业的负责人对财务档案管理的建设不重视。由于多数企业没有建立完善的机制，缺乏制度的保障。虽然能在一定条件下展开企业财务活动，但是财务档案经常出现丢失、错漏、损坏等问题，不符合法律法规的规范，也不能满足企业日益发展的需求。

（三）人员素质不高。由于企业的财务档案一般需要企业中懂得会计财务方面的人员进行管理，但是，在实际的管理实践中，虽然部分企业的会计人员具备相对完整的会计知识体系，但是在财务档案管理方面却显不足，使得其工作难以有效地展开。

（四）财务档案管理制度的执行力不够。只有管理人员贯彻相应的管理制度才能有效地发挥制度的作用，而在很多企业，虽然财务档案管理制度设计很完美，但由于存在应付思想，对该项工作走过场，表面主义严重，使得该归档的材料、该立卷的材料都没有按规定进行整理，导致企业的财务档案管理制度“名存实亡”，对企业的财务活动造成了严重影响。

（五）企业财务管理达不到安全管理和合理利用的要求。保证财务信息的安全和完整性、合理地利用财务档案是财务企业财务档案管理的两个主要目的。根据相关的法律法规，除了相关的调查监督部门，其他无关人员一般不能对财务档案进行调阅。但实际管理中，企业的部分领导利用人事行政权对档案进行强制借阅、复制等违规操作。此外，很多企业的财务档案与其他档案混合，不进行分类管理，造成使用的混乱，导致财务档案不能切实有效地为企业经营管理提供服务。

二、对企业财务档案管理存在问题的建议

（一）提高对财务档案管理的认识，完善管理制度。在企业财务档案管理存在的问题中，在一定程度上是档案管理者的认识不足和领导的不重视而引起的。因此，企业在以后的发展过程中，一方面，企业负责人要加深财务档案管理对企业重要性的认识，在管理制度上给予足够的支持。另一方面，企业通过组织相关人员学习财务档案管理相关的法律，如《会计法》《档案法》《企业档案管理规定》等等，提高管理人员对档案管理的认识。此外，企业要不断完善财务档案管理制度，并制定相应的奖惩措施保障制度的有效贯彻，为全面实施财务档案管理创造良好的条件。

（二）组织档案管理的相关人员进行培训，提高管理技能。企业对财务管理人员进行定期培训，使其掌握财务、管理的相关专业技能，对培训的人员需要经过考核合格才能上岗，并将其纳入绩效考核，提高管理人员的综合素质。

（三）明确责任，切实有效地贯彻财务档案管理制度。企业可以通过以下几个措施来督促管理人员对制度进行落实：一是加强监督，明确制度的奖惩措施，明确管理人员的责任，定期检查档案的管理工作，如对档案的归档、立卷进行检查。二是将对财务档案管理的检查纳入绩效考核，促使管理人员自觉遵守规章制度。三是企业负责人要率先垂范，遵守财务档案管理制度，防止人事行政性权利的干涉。

（四）规范程序，严格执行财务档案管理的安全和使用规定。由于企业的财务档案涉及的信息较为广泛，一般为企业的商业秘密，在进行管理时既要保证财务信息的安全性和完整性，又要在企业经营管理中合理地应用财务档案，为企业的经营和财务活动提供支持。因此，企业应该严格规定并执行财务档案的使用，做好借阅登记，规范程序。此外，管理人员应对财务档案进行科学的分类存放，并制作备忘录，以方便企业财务审查时查阅。

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