人物类纪念馆完善文书档案归档条目表的思考

文/陈云纪念馆 李冰

完善归档条目，是档案室基础业务工作的重要组成部分，是开展归档工作的重要依据，对历史印迹再现的完整系统保存、有效充分利用具有现实意义，对提高国家档案资源质量具有重要意义，具有巨大作用。

一、深入调查，系统概括归档范围

归档，用以判定文件有无保存价值。归档范围，是决定文件能否归档的依据，是指在一个机关（或单位）产生的所有文件中需要归档的部分，即凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的、各种形式和各种载体的文件。

提高思想认识，凸显业务特点。人物类纪念馆会着重收集与研究、宣传伟人的生平业绩及光辉思想密切相关的陈列展览、研究编辑、宣传教育、文物保管等材料。档案人员对本单位各部门业务工作的了解毕竟是有限的，分析问题的能力也是有限的，因此应积极争取本单位领导对此项工作的大力支持，并广泛发动各部门共同参与编制工作。这样确定的归档范围条款更详细具体，操作性更强，更适合各部门实际情况,能够有效避免各部门之间重复归档。作为人物类纪念馆的档案工作人员，更应时刻以伟人的崇高思想为指导，开拓思路，将着眼点放在档案质量上，树立优化意识。

充分有效沟通，重视相关文件。与各职能部门充分沟通，在全面掌握本单位业务职能的基础上详细列出各部门的工作职责与范围，共同讨论修改。要重视与业务密切相关的文件材料的收集，特别是在容易引起忽视的辅助性工作中所产生的文件材料，做好反映同一类问题文件的归纳概括并使之系统化的基础上，确保归档范围的齐全完整、系统有序。如以陈列展览为例，除陈列设计定稿需要保存外，根据实际情况作出调整而形成的设计更换修改材料、施工协议书也应归档。再如为确保室藏档案有效反映单位工作历史面貌，要求解决重红头文件、轻白头文件，重行政文件、轻业务文件，重结论性文件、轻过程性文件的现象，力求从源头上处理好文件材料归档的主体地位问题。另外，对于职能工作中可能会产生的其他文件材料，也要尽可能地纳入归档范围，在具体操作中可灵活掌握，保障归档范围系统全面。

提炼归档条目，明确类别条款。归档条目的拟定应当是对本单位同一类问题的归纳、概括与提炼，并通过条款先后顺序的组织反映出单位主要职能。但并非越细越好，在实际工作过程中也不可能做到面面俱到，增加条目的可操作性即可，有助于提高划分保管期限的工作效率。纪念馆业务工作中史料征集、研究工作必不可少，如果归档条目将其描述为“本馆史料征集、研究等过程中形成的有价值的材料”则显得很不明确，此时需要与业务部门有效沟通，或查阅历年档案，以提炼出“有价值的材料”到目前为止具体包括哪些。

二、结合实际，科学确定保管期限

确定保管期限是归档工作的重要环节，也为归档范围提供有力依托。规范、健全的保管期限表可以有效维护本单位乃至国家档案资源的完整、准确和系统，在归档工作中发挥重要参考作用。

坚持“以我为主”的原则。归档范围的系统概括注重本单位、业务职能的主体地位，那么“以我为主”的鉴定原则和思想对于科学确定保管期限的效用尤为显著。“以我为主”即“以本级为主”“以本机关为主”，是将反映本单位的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值的文件作为各单位归档和永久保存的重点。人物类纪念馆从所肩负的历史使命的角度出发，主要以传播伟人生平业绩、弘扬伟人精神风范的相关事件为归档内容。从各部门实际出发。科学确定档案的保管期限要从实际出发。在与各部门对归档范围逐项对照、深入探讨，全面了解本单位主要职责范围的同时，还应积极询问归档条目的重要程度，以此确定保管期限，即总的依据是今后对档案的利用程度。在具体的工作中，隶属本单位主要职能的文件材料应归入永久保管期限，如综合部门中的党总支工作年度计划、总结，本单位年度工作计划、总结、重要规划，本单位召开的重大纪念活动等相关材料，大事记，机构设置、年检等材料；业务部门中的参观人数统计表，重要讲解词，本单位组织的专题学术研讨会、交流会，馆刊、书记等出版物的原定稿、样稿、样品，馆藏文物目录、重要文物征集清单等；后勤部门中的重要设备配置更新、技术改造项目等相关材料，财务年度决算、审计等材料。属于辅助职能部门开展工作、需要留待日后查考利用的档案，则应该确定为30 年或10 年保管，如各类规章制度、合同等。

从文件自身抓要点。首先，归档文件的责任者不同。在内容相同、文种相同的条件下，本单位责任者形成的文件材料相对外单位责任者形成的文件材料保管期限要长。同时，外单位形成的属于本单位业务范围内的文件材料，一般应归为短期保管。其次，归档文件的内容不同。“重要的”文件材料保管期限宜长。那么所谓“重要的”包括文件内容是否本单位的主要职能、是否反映本单位的主要工作活动、是否具有代表性；文件内容是否反映了本单位的工作基本面貌；文件内容是否反映涉及利益关系等方面。第三，归档文件的形式不同。前面提到归档应分析文件的权威性、规范性、珍贵性等形式。人物类纪念馆主要包括：一般本馆年度工作计划、总结、重要规划或套红文件、批复、馆长办公会纪要等指定由本单位执行的，则比日常事务的通知、简报等保管期限长；一般正本比副本、草稿的保管期限长，但是要注意的是，编制本馆“十二五”规划等重要文件需经反复修改，其过程性的草稿、征求意见稿、送审稿都很重要，一般都要附在正本的后面；一般有重要领导、著名人士来馆参观的题词、签字等归档文件，具有珍贵性与纪念价值的，可做永久或长期保存。

三、善于创新，便于各类材料保管利用

系统概括归档范围，尽量使每份文件都能做到对号入座、有条可归，科学确定保管期限，要求期限分明、方便实用、可操作性强。档案工作的目标就是使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，便于保管和利用。那么在归档范围和保管期限明确、具体的前提下，要根据实际的工作需求，积极地与各部门沟通，善于创新，及时调整归档范围、保管期限、归档时间、保管责任人等。

适时把握归档时间。如果归档过早，文件尚处于运行和办理状态中，有些文件甚至还未生成，这样就会干扰和影响部门日常工作，既得不到相关部门的配合，又不利文件材料收集得齐全完整。如纪念馆文物保管工作中需统计年度文物征集数量，因征集是一个过程且时间长短不一，此时档案人员最好待年底再向该部门询问。宣传教育工作中进行巡展亦如此，即使巡展结束，观众调查反馈等材料也需一段时间才可形成。但如果归档过晚，文件材料就会长时间地停留在相关部门，由于其可能缺乏归档意识与保管条件，容易造成有保存价值的文件材料丢失或损毁，极大地影响到档案的完整和质量。人物类纪念馆为宣传和弘扬伟人精神，会经常举办各级各类学术研讨会。会务材料的准备往往会涉及各部门，待会议结束后档案人员的及时归档对保障文件材料的齐全和完整至关重要。

文件材料“随遇而安”。此项便于各类材料保管利用的效用尤为凸显。在与各部门有效沟通的基础上，不必严格按照归档范围内的条目将文件材料全部收入档案部门，以便于档案利用为原则，根据文件材料的载体、形式、来源等因素，档案的存放地点要不拘泥于档案形成部门，保存于利于利用的职能部门，当然档案人员要在与各部门沟通确认的基础上认真做好相关标识，以便日后有据可查。纪念馆工作中撰写大纲、制作展览属常规工作，那么对其材料的保管问题，笔者认为存放于形成部门更为便捷。特别是展览小样稿包括大量图片、立面设计图等，这些都会以电子版本的形式出现并保存于形成部门。同时，在制作展览、征集文物等工作中还会涉及用款、签订合同，那么为便于今后审计的需要，亦可直接作为凭证保存于财务部门。如果档案人员再勉强作拷贝保存，也会造成资源浪费及重复归档。