浅析以用户为中心的档案信息服务

文/陕西省农药管理检定所 沈莹华

用户需求构成了服务提供的原动力，信息需求也不例外，有何种信息需求，将产生与之相应的信息服务，在信息需求不断增长的今天，信息服务业也应运而生。信息服务所要做的，是准确地把用户需要的信息及时传递给用户，并以个性化服务的方式满足用户存在的不同需求。

一、档案信息服务的概念

档案信息服务指得是档案管理机构充分发挥馆藏资源优势，以满足各类用户的档案信息需求为目的，为用户提供的相应信息服务。档案信息服务是依托档案管理机构所藏档案信息资源，开展信息收集、信息加工、信息利用等的一系列活动。这种信息服务通常由四项基本要素构成：即服务主体、服务客体、信息资源和服务设施。通过档案信息服务的有效提供，为档案服务机构与社会各界架起了沟通的桥梁，档案服务机构也因此成为档案信息资源同档案信息需求者之间的中介。

二、个人数字档案馆集成服务模式

个人数字档案馆可以按照档案信息需求用户的不同需求，为其提供具有个性化特征和集成服务，有效提升了档案信息的服务与管理水平，个人数字档案馆出现可有效促进公共数字档案馆服务水平的提升，使其服务更加具有个性化。个人数字档案馆的含义是：第一，档案管理机构向档案信息需求的用户提供具有个性化特点的服务平台。第二，在用户个人计算机上构建起数字档案信息库，以满足个人用户对档案信息管理的需求。档案馆建立的档案信息服务系统与互联网档案信息资源系统的集成构成了个人数字档案馆。

个人数字档案馆系统作为一个档案信息资源的管理门户系统，基于用户需求这个中心，为用户提供具有个性化的档案信息管理，包括档案信息的收集、组织和查阅等操作，档案用户可在档案部门网站中的数字资源当中，查找到适合本人需要的信息，并将其纳入到个人数字档案馆当中。在有信息需求时，只需访问属于自己的个人数字档案馆，即可获取所需信息内容。构建个人数字档案馆系统的目的，就是为用户提供建立个人所需要的档案信息资源管理系统的条件，由用户自己组织所需要的档案信息资源。该系统可通过对智能代理、个性化定制、信息传输等先进信息管理技术的集成，为档案信息用户提供具有个性化特点的服务技术，以满足档案信息用户的不同层次和多元化的需要，以实现档案信息服务以用户为中心的目的。

个人数字档案馆系统建立的第一步是由管理人员将其管理的数字档案信息资源以主题分类或资源分类为用户创建档案信息资源列表，有的系统还能够把档案资源列表以专题形式制做成模板。第二步，用户将获得属于自己的登录账号，并使用账号登录系统，然后在档案资源列表中筛选符合自己需要的档案信息资源，或将用户本人网络信息资源纳入到加入系统之中，还可通过专题模板，建立起不同类别档案资源文件夹。

三、以用户为中心的档案信息服务优化策略

（一）加强档案部门网站的建设。档案网站既是档案部门提供形象宣传机会的窗口，还可成为档案管理部门向社会公众提供服务的重要出口，为用户提供网络信息服务平台。网站建设应确定服务对象、服务目标及服务功能。发达国家建立的档案网站都是以社会公众为服务对象。档案网站代表了档案部门的自身形象，标志着档案信息化发展的走向。档案信息用户通过登录网站，既可查询所需要的档案信息，还能了解档案部门具有的具体职能，依此满足用户的实际需求。所以，网站建设应突出网站功能建设。

（二）个性化信息服务。不同于传统档案信息服务，个性化档案信息服务的出发点是以用户为中心，衡量标准是用户满意度。个性化档案信息服务应依据用户需求特点、需求行为、需求心理、需求习惯与需求信息的特点来提供个性化的和有针对性的信息服务，满足用户对信息的专业需求与临时性需求。改变传统用户找信息和为信息找人的局面。首先，在充分掌握用户需求行为与需求习惯的前提下，为用户设计出具有个性化的服务功能。其次，构建具有个性化的档案信息管理环境，提供信息资源的组织和整合功能，使用户享受适合自己习惯的档案信息服务。再次，主动收集用户可能感兴趣的相关信息，或对用户信息需求倾向做出预测并收集相应需求信息。最后，通过个性化方式将信息进行展出。

（三）加快档案信息资源开发。档案是社会活动的历史记忆，对社会各行业以及公众来说都是极具价值的的资源，我国海量的档案资源具有极大的开发利用价值。开发档案信息资源，即是通过满足用户对档案信息的需求，把其中有价值的资源进行发掘，构建起以用户为中心的信息资源管理系统，更好地满足用户对档案信息的需求。

[1] 肖玮.数字档案馆信息服务模式述评[J].湖北档案. 2010(11) .

[2] 李漫,李红梅. 基于数字档案馆的档案信息个性化服务研究[J]. 兰台世界. 2010(06).