医院档案借阅中存在的问题及优化对策



医院档案借阅中存在的问题及优化对策

刘洪波

黑龙江省哈尔滨市宾县中医院 黑龙江宾县 150400

[摘要]医院档案管理工作作为医院管理工作的最基础性工作，在当前医院档案管理工作中，由于穦制度不完善，信息化程序不高，再加之监管不力，因此在当前医院档案借阅中存在着施工问题。因此需要加强医院档案借阅管理，明确职责，进一步对借阅环境进行规范，通过对档案资源进行有效整合，从而有效的提高档案借阅的效率，及时消除医院档案借阅管理工作中存在的隐患，为医院档案借阅管理工作的改进奠定良好的基础。

[关键词]医院档案；借阅管理；管理制度；信息化程度；监管

一、目前医院档案借阅中存在的主要问题

（一)制度不完善，安全隐患大

当前很大一部分医院在发展过程中对档案管理工作缺乏重视，没有完善的医院档案管理制度，这就导致医院档案在借阅过程中手续缺乏规范性，这给医院档案的安全性带来了较大的威胁。特别是在当前医院档案借阅工作中，存在着借阅上的随间性，不仅登记手续不履行，而且逾期不还，借阅后的档案随处放置，档案丢失现象较为常见，存在着较大的安全隐患。

（二）职责不明，导致借阅无门

目前一些医院档案在管理上缺乏统一性，各科室档案都自行进行管理，存在着一个单位负责内由多部门管理档案的现象，而且各部门之间不存在隶属性，衔接性不强，这就导致归档职责不明，借阅无门，一旦发生问题时无法分清责任。

（三)部分档案管理人员业务不精，缺乏借阅指导性

对于医院借阅工作，在借阅过程中档案管理人员需要起到专业性的指导作用，这就需要档案管理人员需要对不同专业学科的内容都要有所了解。但在当前医院档案管理工作中，档案管理人员自身专业素质不高，而且文化程序也参差不齐，专业系统学习过档案知识的人员较少，多为转岗人员担任档案管理人员，这就导致医院档案管理人员自身知识结构落后，对新技术和新设备的接受能力较差，在思想观念上缺乏服务的意识，从而使其在工作中不能为借阅者提供有效的指导。

（四)信息化程度不高

在当前档案管理工作中，由于信息化程序不高，对计算机的使用效率较低，这就导致计算机无法有效的发挥在档案管理工作中收集、传递和开发利用信息的重要优势。尽管当前医院都在使用电子档案，但由于在软件设计和开发过程中没有与档案借阅进行有效的对接，设计人员在档案借阅管理上缺乏应用经验，从而导致医院档案借阅过程中快捷性、方便性和高效性受到较大的影响。再加之当前医院档案资源目录数据库建设工作较为缓慢，无法将档案数字化工作的优势更好的发挥出来。

（五)监管不力，造成档案丢失

当前部分医院中医护人员和科研人员对于借阅的档案随身进行携带，而且在使用过程中长期不归还，部分医院内部工作人员还借由工作便利私自将内部档案进行外借，从而导致档案被篡改及丢失的情况，档案内容失真，部分档案在借阅过程没有及时归还，最后不知去向。

（六)私自外借档案，引起法律纠纷

医院部分档案管理人员利用工作便利，在利益诱惑下丧失职业道德，私自将医疗档案借出，从而导致原病史被修改，引发医患纠纷，严重时还发生法律纠纷，给医院的形象及利益带来较大的损害。

二、优化医院档案借阅管理的对策

（一)增强安全意识，优化借阅环境

医院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容，与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传医院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与医院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。通过建立医疗档案管理制度，并且率先垂范，带头重视医院档案的安全管理，实行档案管理问责制;不仅如此，全院职工也要认识到医院档案是维护自身权益、服务人民群众的重要工具，最大限度地避免因人为疏忽导致的档案安全问题。

（二)规范借阅程序，健全管理制度

建立完善的借阅制度，可以减少档案借阅的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案借阅程序。同时，建立对档案的归档、保管、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束，确保“有借有还，保持原貌”。

（三)整合档案资源，提高借阅效率

首先，相关部门要建立科学的档案管理体系，通过建立信息档案科，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价。档案和图书都属于文献信息资源，工作性质都具有管理和服务性。图书馆和档案室都负担着文献收藏、保管和信息传递任务，工作步骤都要进行文献分类、编目、检索、借(查)阅。医院应统一规划库馆，积极促进图书、档案的一体化管理，最终在全院建立起严密、有效、快捷的查阅、借阅系统。

（四)强化借阅主题，提高管理人员素质

首先，有计划、分步骤地引进和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才。此外，加强对现有档案管理人员的业务培训，通过外出进修、专家讲学等方式，培养和打造技术精、业务强、效率高的医院档案管理队伍。最后，建立医院档案培训长效机制，将档案人员培养纳入医院人才培养计划，建立档案管理人才梯队。

（五)改善借阅手段，加强硬件建设

逐步配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备，并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计，优化借阅工作，改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况，提高工作效率。通过将档案目录和部分内容纳入局域网，利用网络系统加强各部门之间、院际之间的资源共享，实现借阅网络化、信息化，从而让档案借阅真正满足医疗、教学、科研等多方面的需求，从而推动医院各项事业的发展。

（六)理清借阅源头，消除漏洞隐患

需要严格保管好病历档案，进一步完善借阅制度，需要设置专职人员对病历档案进行管理，健全借阅跟踪制度，对于病历档案在阅完后要做到及时归档，避免档案遗失。对于归档的病历档案，档案管理人员城朵做好清查和核对工作，避免出现错档案及漏档案的情况。

三、结束语

医院档案作为医院的重要的医疗资源，具有较强的医疗价值和科研价值，因引需要加强医院档案管理工作，特别要强化医院档案借阅管理，这是一项具有长期性和系统性的工作，需要进一步对档案借阅制度进行完善，确保医院档案借阅管理水平的提升。

参考文献

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[2]董芊芊.十堰市医院档案管理现状及对策[J].中国老年保健医学,2011,9(3).

[3]许计划.全面实施“服务先行”战略大力推动新时期档案事业科学发展[J].中国档案,2012,(7).