改进中小学校人事档案管理工作的对策

郑桂莲

摘 要：对于中小学校而言，其人事档案管理具体包括对教职工个人履历、教育经历、学历职称、年度考核、奖惩、聘用、退休等相关资料的记录，它是学校档案管理的重要组成部分之一，是教职工工作情况的体现，其在学校人力资源配置中具有关键作用。然而，受各种方面因素的制约，使得中小学校人事档案管理或多或少地存在一些问题，这不仅影响了人事档案管理工作的开展，而且还阻碍了人事档案作用的发挥。为此，必须对中小学校人事档案管理工作进行改进。基于此点，本文就改进中小学校人事档案管理工作的对策进行浅谈。

关键词：中小学；人事档案管理；质量

一、中小学校人事档案管理工作的现状分析

1.重视程度略显不足

现阶段，很多中小学校对人事档案管理并未给予足够的重视，由此导致了大部分管理人员都是带有教学任务的教职工兼职，这些教职工一般都会将主要精力放在教学工作中，只有在教学任务完成后，才会抽出少量的时间到档案室查询所需的资料，致使人事档案管理的收集、分类、归档以及整理等基本工作无法及时完成，造成学校人事档案资料的完整性严重不足，影响了人事档案在教职工考核中作用的发挥。

2.管理方式有待改进

通过对一些中小学校进行调查后发现，其中有很大一部分学校在人事档案管理工作中仍旧采用纸质档案的管理方式，不仅工作效率较低，而且也无法有效保证质量。虽然学校的人事档案管理部门中也配备计算机，但却仅局限档案目录的打印，检索、查询仍需要凭借手工操作来完成，人事档案分类、整理的水平较低，制约了档案管理效果和质量的提升。

3.管理人员专业素质有待提升

在中小学校中，通过人事档案能够了解到全校教职工的基本信息，其能够为人才选择提供重要依据。由于人事档案管理工作具有较强的专业性，所以其对管理人员的综合素质和专业能力提出了较高的要求。然而，有的中小学校因为人力资源不足，故此人事档案管理人员多是一些年龄较大或是即将退休的老职工，从而导致了人事档案资料的分类混乱，不能为学校人力资源配置提供准确、可靠的数据支撑。

4.相关管理制度不健全

中小学校的人事档案管理是一项较为系统的工作，想要使该项工作有序开展，相关的制度是必不可少的。然而，由于受各方面因素的制约，导致与人事档案管理有关的制度并不健全。有的学校虽然制定的人事档案管理制度，但在实际工作中却并未严格依据制度办事，致使管理制度形同虚设，这严重影响了人事档案管理工作的效率和质量。

二、改进中小学校人事档案管理工作的有效对策

1.提高人事档案管理的重视程度

学校的人事档案管理是一门综合性较强的社会科学，它有着自己的基础理论和发展规律，因此，学校要不断提高对人事档案管理工作的重视程度。首先，学校领导要走出传统思想的误区，将人事档案提升至一定的高度，在各个方面给予支持和配合。其次，学校应当积极引进专职的人事档案管理人才，为人事档案管理队伍注入新鲜的活力，避免带有教学任务的教职工身兼档案管理人员的情况发生，这有助于人事档案管理工作效率和质量的进一步提升。最后，在职的人事档案管理人员应当紧跟时代的步伐，不断更新管理观念，顺应时代的发展需要，将服务作为立足点，以服务促管理，确保人事档案管理工作的有序开展。

2.创新人事档案管理方式

在当前的新形势下，计算机、网络、信息等技术的不断完善，给各个领域的发展提供了强有力的技术保障。中小学校是国家培养优秀人才的主阵地之一，其肩负着教书育人、传授知识的重要使命，为此，学校在各个方面都要于是俱进，尤其是在人事档案管理工作中，更要积极引入先进的现代化技术，对人事档案管理方式进行创新。首先，学校可以利用现代化的信息管理设备，提升档案管理室的信息化普及范围，在此基础上构建起一套完善的人事档案管理体系，从而使学校人事档案管理工作的各个主要环节均能够借助计算机、扫描仪等网络技术实施全面、高效的档案管理，徹底摆脱传统的纸质档案管理。同时学校还应加快人事档案管理数据库和多媒体库的建设速度。其次，学校建设人事档案管理应用系统的过程中，应对其他学校的人事档案信息化管理经验和模式进行学习借鉴，并结合本校的实际情况及人事管理需求，进行创新，为人事档案信息化管理目标的实现创造条件。

3.提高管理人员的综合素质

人事档案管理人员的综合素质和专业水平高低，直接关系到管理工作的效率和质量，因此，学校应当在健全制度、完善管理设施、更新管理理念的基础上，不断提高管理人员的素质和专业能力，使其能够胜任本职工作。首先，学校可以通过专业培训、集训、自主学习等方式，强化人事档案管理人员的知识和技能，借此来提升他们的管理能力和水平。其次，要加强对管理人员的职业道德教育，增强他们的责任意识和安全意识，使其在实际工作中能够尽职尽责，对人事档案进行高效、高质量管理，为中小学校的人事变动提供科学、准确的依据。

4.健全人事档案管理制度

为了实现中小学校人事档案管理的科学化、规范化，学校应当建立健全与人事档案管理工作有关的规章制度，为人事档案管理工作的开展提供制度保障。首先，应当建立综合性的故障制度，具体包括综合性的实施办法、细则及规定，并制定归档制度，明确人事档案的归档要求。其次，针对人事档案保管这一比较薄弱的环节，应当制定档案保管制度，其内容可以档案的安全保护、档案室内设备设施的管理措施为主。再次，学校可以立足于人事档案工作条例，并结合本校的实际情况，建立一套完善的人事档案管理机制，对人事档案的各个环节作出明确的规定，以此来完善人事档案管理制度。最后，当制度制定完毕后，必须确保人事档案信息的收集、管理、查阅等环节严格按照制度的规定要求执行，使制度真正落实到实处，从而为学校人事变动、教职工职位晋升等提供准确、详实、可靠的信息，实现人事档案的高效管理。

三、结语

综上所述，在中小学校中，人事档案管理是较为重要的一项管理工作，其质量优劣，直接关系到人事档案作用的发挥。为了进一步提高学校人事档案管理工作的效率和质量，学校应当提高对人事档案管理的重视程度，并创新管理方式和方法，逐步提升管理人员的素质和专业水平，建立健全相关的制度，只有这样，才能为人事档案管理工作的开展提供强有力的保障，也才能使人事档案的作用得以最大程度的发挥。

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