信息化背景下学校图书馆档案管理创新性研究

文/咸阳师范学院　梁文辉

信息化背景下学校图书馆档案管理创新性研究

文/咸阳师范学院梁文辉

【摘要】我国教育改革程度加深，而图书馆档案管理作为学校发展的重要组成部分，也要不断的完善和创新。本文阐述了完善学校图书馆档案的重要性，分析了学校图书馆档案管理中存在的问题，研究出提升和完善图书馆档案管理的具体措施，促进学校图书馆档案管理的创新发展。

【关键词】图书馆；档案管理；创新

一、建立健全学校图书馆档案的重要性

（一）领导决策的重要依据。图书馆档案记录了图书馆的活动以及学校的发展的情况，是学校制定各类决策的重要信息基础。图书馆档案资料不断丰富，在规范化管理下，能够作为领导决策的重要凭证和参考依据，能够帮助领导做出科学的决策以及计划的制定。

（二）图书馆科学管理的重要载体。图书馆的档案建设水平直接体现了图书馆的管理水平，同时图书馆档案还能够反映出工作的成果以及水平，是图书馆管理活动的重要载体。图书馆档案整理了管理和业务活活动中的各项数据以及统计报表，记录了各级部门的业务活动、工作情况以及经验和教训。

（三）深化图书馆服务工作的重要途径。图书馆档案记录了图书馆的各项工作以及开展的服务，并且详细的记载了服务活动的思路、措施以及方法。图书馆档案工作的质量直接影响着图书馆的服务活动开展。

（四）图书馆学研究与教学科研的重要基础。完善的图书馆档案有助于图书馆学的研究以及教学科研的开展，图书馆档案系统性的记载了图书馆的发展过程，登记了图书馆各个时期的组织机构、人员编制以及成果等等。

二、学校档案管理存在的问题

（一）对档案工作的重要性认识不够。目前，学校的领导以及图书馆的领导、员工难以正确的认识图书馆档案工作的重要性。由于认识不足，图书馆的档案管理没有健全的管理机构以及相关保障制度，管理的调教差，不仅设备落后，还没有专人进行档案管理。最终导致图书馆档案的混乱，甚至是缺失。

（二）档案内容不够完整。大部分学校图书馆缺乏完善的档案管理制度，档案管理人员也不稳定。工作人员的更换，使得档案出现了缺失或者断档的现象，部分该存档的资料没有存档。另外，由于缺乏专人管理，难以持续完成各部门档案的收集和整理。

（三）图书馆档案的数字化建设缓慢。信息化技术快速发展，但学校图书馆档案管理仍然使用手工操作，没有建设信息化、数字化图书馆档案的管理。目前，大多数的图书馆档案载体单一，仍使用纸质档案，电子档案种类和数量稀少。档案信息的收集、整理以及存储和利用仍使用手工操作，档案的管理和使用效率地低下，阻碍了图书馆的业务发展。

三、加强高校图书馆档案建设的创新性措施

（一）科学分类，建立系统的档案体系。图书馆档案管理要加强档案的有序化和条理化管理，同时要注重档案管理与文件之间的历史关系。在档案管理中，要根据档案文件的来源、内容以及时间等特征，将档案进行归类。根据高校档案的归类和管理规范要求，根据图书馆的职能以及档案的内容特点可以分为六类，分别是：党群工作类、文书档案类、行政管理类、业务工作类、实物声像类以及人事科研类。这六大类对高校图书馆档案管理进行了规范，是图书馆档案分类的依据，随后进行二级和三级类目的制定，体现档案之间的联系，保证档案的完整性和系统性。

（二）以分级管理，保证档案体系的完整性。学校图书馆档案管理中要确保图书馆各部门、各类活动中产生的文件完整，反映图书馆的历史和发展。档案管理中，要根据档案的来源进行分级管理，各业务部门进行本部门档案的管理。档案的分级管理能够促进档案的管理和使用效率，同时还能够发挥出档案的作用。分级管理要构建良好的监督体系，定期对档案进行监督和管理，确保学校图书馆档案的完整性。

（三）以形式多样化丰富档案内容，优化档案结构。首先，学校图书馆要加强历史性材料的收集和整理，历史材料相对零散，容易被忽视。为了提高档案的收集和整理质量，学校图书馆要针对历史性材料的特点，制定出详细的规定和要求；其次，非文字材料，例如音像、数字档案等都是重要的档案材料，要借助信息技术、多样化的载体对非文字材料进行归档。

（四）加强档案管理工作的现代化信息建设。我国信息化水平不断提升，借助信息技术加强档案管理工作，建设现代信息化的档案管理体系。要将档案管理和文件处理相结合，进行统一管理，对文件和档案进行一体化的操作，这样不仅能够减少工作量，同时还能够提升档案的管理水平。同时，数字化操作促进了图书馆的档案管理工作，为档案工作人员提供了真实的操作平台，档案的整理、处理等更加的方便，图书馆的档案管理也逐渐规范化。

（五）完善管理制度，保证档案工作健康有序地发展。图书馆档案具备分散的特点，档案的收集和整理有一定的难度，因此要完善档案管理制度，建立完善的管理制度和工作规范，工作人员各司其职，保证档案资料的完整性和准确性。要宣传档案工作的必要性，提升领导以及员工对档案工作的认识，将档案管理工作任务细化，明确各人责任，从而确保档案工作的有序进行。

（六）做好档案信息资料编研工作。学校图书馆要做好档案信息资料的编研工作，对信息档案进行有目的、有计划的分析和研究，编制具备使用价值的各类档案信息。学校图书馆可根据每年的重要活动进行整理，编制出图书馆馆史等资料。学校的规模不断拓展，图书馆的职能也增加，图书馆可对科研、学术等活动进行整理研究，编制出科研成果、实录等资料，提升档案资源的质量和影响力。

参考文献：

[1]赵振武.信息化时代下图书馆档案管理工作问题研究[J].办公室业务,2014(12).

[2]王芬香.高校信息化档案管理创新思考[J].人才资源开发,2014(03).

[3]蒋颖玮.浅析高校图书馆档案管理的创新与发展[J].金田,2014(01).